Το M-Files είναι το καλύτερο συνολικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων λόγω της ευκολίας χρήσης, των βολικών χαρακτηριστικών και των λειτουργιών του. ισχυρή υποστήριξη πελατών

των αρχείων M είναι παρόμοια με τη γνωστή διάταξη του Windows Explorer. Μπορείτε να περιηγηθείτε γρήγορα στη βάση δεδομένων των φακέλων και να εκτελέσετε παρόμοιες λειτουργίες όπως αντιγραφή και κοινή χρήση αρχείων σε διάφορες πηγές με ένα απλό κλικ. Αυτό μειώνει δραστικά την ανάγκη για δαπανηρή και χρονοβόρα εκπαίδευση, καθώς οι περισσότεροι υπάλληλοι θα πρέπει ήδη να είναι εξοικειωμένοι με μια διεπαφή τύπου Explorer. Ομοίως, στο Mac, η διεπαφή προσομοιώνει τη διεπαφή Finder Mac. Ωστόσο, μια αξιοσημείωτη διαφορά είναι ότι οι φάκελοι είναι περιττοί. Τα έγγραφα ορίζονται με αρκετές μετα-σαφάρι για ταξινόμηση. Αυτά περιλαμβάνουν τον τύπο εγγράφου, τον πελάτη, το έργο, την ημερομηνία και την κατάσταση. Υπάρχουν πολλά άλλα ετικέτα που μπορείτε να εφαρμόσετε με μη αυτόματο τρόπο για εύκολη αναζήτηση και αναζήτηση για ορισμένα έγγραφα.

Το σύστημα και το δίκτυό σας χρησιμοποιούν τα αρχεία M όπως μια άλλη μονάδα δίσκου, η οποία σας επιτρέπει να μεταφέρετε τα αρχεία σας σε άλλες θέσεις στον υπολογιστή σας ή αντιστρόφως. Μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία από οποιοδήποτε πρόγραμμα σε αρχεία M, όπως θα κάνατε σε οποιαδήποτε άλλη μονάδα.

Τα αρχεία M είναι τόσο server on-premise όσο και λύση cloud. Με ένα υβριδικό σύστημα σαν αυτό, το σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης είναι εύκολο στη διαχείριση σε περίπτωση απώλειας δεδομένων.

Σημείωση του συντάκτη: Ψάχνετε για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας; Αν ψάχνετε για πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να αποκτήσετε δωρεάν από το BuyerZone τη δική μας ιστοσελίδα αδερφή:

Χαρακτηριστικά

M-Αρχεία καθιστά εύκολη τη σάρωση και την οργάνωση μεγάλου αριθμού εγγράφων σε χαρτί με οπτική αναγνώριση και καταγραφή. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να ταξινομήσετε αυτόματα τα σαρωμένα έγγραφα με βάση τις διατάξεις και ακόμη και το περιεχόμενο. Τα αρχεία M χρησιμοποιούν έξυπνη αναγνώριση χαρακτήρων για τη σάρωση του κειμένου του εγγράφου και την εφαρμογή των απαραίτητων ετικετών για την κατηγοριοποίησή του. Με αυτό το χαρακτηριστικό, μπορείτε να σαρώσετε σε χιλιάδες έγγραφα τη φορά, τα οποία θα ταξινομηθούν αυτόματα για εύκολη αναζήτηση αργότερα.

Αυτή είναι μία από τις πολλές δυνατότητες αυτοματισμού που μπορούν να βελτιώσουν τη ροή εργασίας γραφείου. Πολλές διαφορετικές διαδικασίες, όπως οι ειδοποιήσεις επανεξέτασης και έγκρισης για συμβόλαια και οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας, μπορούν να προγραμματιστούν σε αρχεία M για να κρατήσετε το γραφείο σας λειτουργικό σαν ένα καλά ελαιωμένο μηχάνημα και εξοικονομήστε χρόνο στις καθημερινές εργασίες.

M -Το φάκελο παρακολουθεί στενά την ιστορία κάθε εγγράφου, ακόμη και όταν το άνοιξε για τελευταία φορά, ποιος το άνοιξε και ποιες αλλαγές έκανε. Η σχολαστική εκδοχή του επιτρέπει τον εύκολο έλεγχο και την εκτροπή, συνήθως σε όλη τη διαδρομή μέχρι την δημιουργία του εγγράφου. Μπορούν να οριστούν δικαιώματα για να έχουν ορισμένοι χρήστες προτεραιότητα σε ορισμένα έγγραφα και να τους επιτρέπουν να κάνουν σημειώσεις και να επικοινωνούν ενώ ένα έγγραφο βρίσκεται σε εξέλιξη με κάποιον άλλο. Άλλα δικαιώματα επιτρέπουν σε ορισμένους χρήστες να συνθέτουν ένα έγγραφο και να κάνουν ταυτόχρονες τροποποιήσεις. Το προσωπικό μπορεί επίσης να ορίσει ορισμένα αρχεία για χρήση εκτός σύνδεσης, εάν χρειάζεται να πάει χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο. Ορίστε ανά έργο, τύπο ή πελάτη και θα μπορείτε να τα πάρετε στον φορητό ή κινητό σας υπολογιστή. Μόλις επιστρέψετε στο δίκτυο, τα αρχεία θα συγχρονιστούν αυτόματα με τις αλλαγές σας.

Μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία απευθείας με το δίκτυο με συνεργάτες, πελάτες και άλλα τρίτα μέρη, μειώνοντας την ανάγκη για πλεονάζοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα. αυτόματα. Η ενσωμάτωση με το Outlook σάς επιτρέπει να αφήσετε γρήγορα τα συνημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχεία M για αυτόματη κατηγοριοποίηση.

Το κόστος

των αρχείων M για την εταιρεία σας βασίζεται στις ανάγκες της επιχείρησής σας, τον αριθμό των χρηστών που σχεδιάζετε να προσθέσετε στο σύστημα και αν αποφασίσετε να πάτε με ένα σύστημα on-premise, ένα σύστημα σύννεφο ή ένα υβριδικό . Ενώ τα αρχεία M είναι ένα καλό σύστημα για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, οι εκπρόσωποι μας είπαν ότι η ελάχιστη τιμολόγηση ξεκινά στα περίπου 1.000 δολάρια το μήνα, γεγονός που πιθανόν καθιστά το σύστημα αυτό καλύτερη αξία για επιχειρήσεις επιχειρήσεων. Ευτυχώς, μπορείτε να κατεβάσετε μια δοκιμαστική έκδοση της εφαρμογής για να δείτε αν η διεπαφή είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας.

Εξυπηρέτηση Πελατών

Οι αλληλεπιδράσεις μας με τους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών ήταν θετικές. Έδωσαν ενημερωμένες και άμεσες απαντήσεις στις ερωτήσεις μας και ήταν διαφανείς σχετικά με την τιμολόγηση. Όταν περιγράψαμε την κλίμακα των μικρών επιχειρήσεων και του προϋπολογισμού μας, ήταν ειλικρινείς στην εκτίμησή τους ότι το πρόγραμμά τους μπορεί να μην ταιριάζει στον προϋπολογισμό μας, αλλά μας βοηθούσαν και είμαστε στην ευχάριστη θέση να παρουσιάσουμε το προϊόν για μας ούτως ή άλλως. Μπορείτε να προσεγγίσετε εκπροσώπους γρήγορα μέσω τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ζωντανής συνομιλίας. Εκτός από την άμεση υποστήριξη, τα αρχεία M φιλοξενούν μια ολοκληρωμένη βάση γνώσεων, συμπληρωμένη με φύλλα δεδομένων, συχνές ερωτήσεις και οδηγούς. Η ιστοσελίδα φιλοξενεί επίσης ένα φόρουμ κοινότητας όπου μπορείτε να ρωτήσετε τους συναδέλφους χρήστες σχετικά με θέματα και λύσεις.

Περιορισμοί

Τα M-Files είναι ένα υβρίδιο αποθήκευσης cloud και αποθήκευσης on-premise, που σημαίνει ότι έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας από σχεδόν οποιοδήποτε διαδίκτυο -συνδεδεμένη συσκευή μέσω προγράμματος περιήγησης. Ωστόσο, εξακολουθείτε να χρειαστεί να εγκαταστήσετε το λογισμικό και να χορηγήσετε άδεια στη συσκευή, ώστε να αναγνωρίζει αυτό και άλλες εφαρμογές τα αρχεία M ως θέση αποθήκευσης εγγράφων.

Παρόλο που η διεπαφή φαίνεται οικεία, ενδέχεται να εκπέσουν ορισμένοι χρήστες οι φάκελοι δεν απαιτούνται. Το σύστημα καταγράφει διάφορα μετατγάγγια σε ένα έγγραφο για να το κατηγοριοποιήσει, αλλά για να μεγιστοποιήσει την δυνατότητα αναζήτησης, εσείς και οι υπάλληλοί σας πρέπει να προσθέσετε τις δικές σας εξειδικευμένες ετικέτες, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλο όγκο εγγράφων. Αυτός ο τρόπος αρχειοθέτησης μπορεί λίγο να συνηθίσει για όσους έχουν συνηθίσει στις παραδοσιακές μεθόδους οργάνωσης ψηφιακών εγγράφων.

Έτοιμοι να επιλέξουν ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων; Ακολουθεί ανάλυση της πλήρους κάλυψης:

Συστήματα διαχείρισης εγγράφων: Οδηγός αγοραστή

Καλύτερο λογισμικό και συστήματα διαχείρισης εγγράφων 2018

Καλύτερη διαχείριση εγγράφων χαμηλού κόστους

• Καλύτερη διαχείριση εγγράφων για μικρές επιχειρήσεις
• Best Διαχείριση φορητών εγγράφων

• ---

  

  Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο κατασκευαστή εφαρμογών για την επιχείρησή σας

  Παρά το προφανές πλεονέκτημα της ύπαρξης προσαρμοσμένης εφαρμογής, πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις σταματούν όταν αντιμετωπίζουν την τεράστια ποικιλία επιλογών ανάπτυξης. Επιλέγοντας ανάμεσα σε δημιουργούς εφαρμογών σε στυλ προτύπου, αναπτυξιακές εταιρείες, υπηρεσίες που απαιτούν κάποια κωδικοποίηση και μεμονωμένους εργολάβους μπορεί να είναι ένα αποθαρρυντικό έργο εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την βιομηχανία εφαρμογών .

  (Λύσεις)

  

  Επιλέγοντας ένα σύστημα εντοπισμού στόλου GPS

  Οι υπηρεσίες εντοπισμού στόλου GPS είναι μια δέσμη υλικού και λογισμικού που παρακολουθεί τα οχήματά σας, καταγράφει τις οδηγικές συνήθειες των εργαζομένων, εκδίδει εκθέσεις κατάστασης στο στόλο σας και σας ειδοποιεί όταν συμβαίνουν περιστατικά ή άλλα συμβάντα. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν επίσης να κατασκευαστούν για να τηρούν τους νόμους συμμόρφωσης της κυβέρνησης, όπως οι ηλεκτρονικές συσκευές καταγραφής (ELD), η διεθνής συμφωνία φορολόγησης καυσίμων (IFTA) και η έκθεση επιθεώρησης οχημάτων οδηγού (DVIR).

  (Λύσεις)