Οδηγός Επιχειρηματίας για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου

Ορισμός στόχων και διαχείριση εργασιών

Η διαχείριση του χρόνου αφορά στο να ορίσετε στόχους και να ολοκληρώσετε τις εργασίες που είναι απαραίτητες για να τις προσεγγίσετε. Ο Rich Winley, ιδρυτής της No Chains, μια εκκίνηση που βοηθά τους χρήστες να βρουν τοπικά εστιατόρια, πιστεύει στην εξέταση της μεγάλης εικόνας και στη συνέχεια στην κατάρριψη των καθηκόντων πριν την επίλυση τους. <>

«Είμαι σόλο αρχάριος, επομένως η διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητο για μένα ", ανέφερε ο Winley. "Κάθε μήνα, έθεσα ένα στόχο για αυτό που πρέπει να πετύχουμε και στη συνέχεια να το σπάσουμε σε εβδομάδες και ημέρες. Αυτό σημαίνει ότι κάθε βράδυ της Κυριακής πριν από την εβδομάδα αρχίζει, γράφω τι πρέπει να πετύχουμε για την εβδομάδα."

Για να οργανώσει όλα όσα χρειάζεται για να γίνει, ο Winley χρησιμοποιεί το Wunderlist, μια δημοφιλής εφαρμογή παραγωγικότητας για τη δημιουργία, τη διαχείριση και την κοινή χρήση προσωπικών και επιχειρηματικών λιστών. Τα χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν τις υπενθυμίσεις προθεσμίας, την παρακολούθηση της προόδου και τον αυτόματο συγχρονισμό μεταξύ των συσκευών.

Για τις επιχειρήσεις, τα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου και διαχείρισης βοηθούν όλους να επικεντρωθούν και στην ίδια σελίδα, εξαλείφοντας το σπατάλη χρόνου αναζήτησης emails και miscommunications σχετικά με το ποιο μέλος της ομάδας είναι υπεύθυνο για ποιο καθήκον. Το Wunderlist Pro, για παράδειγμα, επιτρέπει στους χρήστες να αναθέτουν εργασίες σε συναδέλφους και μέλη της ομάδας για ταχύτερη ολοκλήρωση και λογοδοσία. Παρόμοια εργαλεία συνεργασίας περιλαμβάνουν το SweetProcess, μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που εγγράφει και συστηματοποιεί τις διαδικασίες, και το Flow, ένα εργαλείο διαχείρισης χρόνου και online συνεργασίας που κρατά τις εργασίες οργανωμένες και τις ομάδες σε συγχρονισμό.

Παρακολουθήστε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας

έχετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης χρόνου, πρέπει να ξέρετε πού πηγαίνει πραγματικά ο χρόνος σας. Ενώ παρακολουθείτε τα εργαλεία ρολογιού για μερικούς, τα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου είναι πολύ πιο αποτελεσματικά για τους άλλους.

Ο Josh Leavitt, ιδιοκτήτης του σχεδιασμού ιστοσελίδων και της εταιρίας μάρκετινγκ J-Leavitt Designs, χρησιμοποιεί την Harvest. Σύμφωνα με τον Leavitt, η Harvest βελτιώνει σημαντικά την αποτελεσματικότητά του, επιτρέποντάς του να εισάγει όλους τους πελάτες, τα έργα και τα καθήκοντά του σε ένα μέρος και να του επιτρέπει να παρακολουθεί εύκολα τις ώρες του, να δημιουργεί τιμολόγια και να χρεώνει πελάτες.

, Η Leavitt είχε τέσσερις υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης και 25 εξωτερικούς συνεργάτες σε όλο τον κόσμο. Ως μέρος του σχεδίου διαχείρισης χρόνου της εταιρείας, ο Leavitt άρχισε να χρησιμοποιεί το Time Doctor, ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου που υπενθυμίζει στους χρήστες να παραμένουν σε εργασία, να παρακολουθεί το Internet και τη χρήση των εφαρμογών και να δημιουργεί αναφορές που περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύεται ο χρόνος χρήσης. Ο Time Doctor εγκατέστησε σε όλους τους υπολογιστές των υπαλλήλων μου, κατάφερα να αναθέσω έργα και να παρακολουθώ τα καθήκοντα μέχρι το λεπτό ", λέει ο Leavitt. Δημιουργεί αυτόματα αποτελεσματικές δραστηριότητες χρονικής χρήσης καθώς και κακές δραστηριότητες χρήσης χρόνου και στέλνει αναφορές τόσο στον εργαζόμενο όσο και στον εαυτό μου. "

Τα εργαλεία χρονικής παρακολούθησης είναι επίσης αποτελεσματικά για τη διαχείριση του χρόνου εκτός εργασίας. Η Mary Agnes Antonopoulos, ανεξάρτητος συγγραφέας και στρατηγικός κοινωνικών μέσων στο Rockaway Writer, που ζευγαρώνει έως και 20 πελάτες ανά πάσα στιγμή, χρησιμοποιεί το OfficeTime για τον προϋπολογισμό και παρακολουθεί πόσο καιρό ξοδεύει για έργα. Χρησιμοποιεί επίσης την εφαρμογή για να δώσει προτεραιότητα στη δική της ζωή.

"Έχω επίσης την εφαρμογή στο τηλέφωνό μου και τη χρησιμοποιώ για προσωπική δουλειά, όπως την εργασία και το χρόνο με φίλους", ανέφερε ο Αντωνόπουλος. Με αυτόν τον τρόπο είναι καλύτερα να έχει χρόνο για τον εαυτό της και να ζήσει τη ζωή που θέλει. "Αν δεν το κάνω αυτό, τείνω να απομακρύνω αυτά τα πράγματα και να τα θέσω ως προτεραιότητα. Ποιος θέλει αυτή τη ζωή;"

Μείνετε οργανωμένοι

Σύμφωνα με μια μελέτη της εταιρίας γραφείων Brother International, κάθε εργαζόμενος χάνει κατά μέσο όρο 76 ώρες το χρόνο λόγω αποδιοργάνωσης. Αυτό μεταφράζεται σε $ 177 δισεκατομμύρια σπατάλη ετησίως ψάχνοντας για φυσικά και ηλεκτρονικά άστοχα αντικείμενα, τα οποία θα μπορούσαν να έχουν σημαντική επίδραση στις κατώτατες γραμμές των μικρών επιχειρήσεων. Αυτό σημαίνει ότι για να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας, πρέπει να παραμείνετε οργανωμένοι.

Η Kathryn McKinnon, εκτελεστικός εμπειρογνώμονας διοίκησης και διαχείρισης χρόνου στο McKinnon & Co., συνιστά τρία εργαλεία για να σας βοηθήσει να οργανώσετε την επιχείρησή σας και τη ζωή σας,

Evernote: Αυτή η δωρεάν εφαρμογή, διαθέσιμη για iPhone και Android, σας βοηθά να παραμείνετε οργανωμένοι διατηρώντας όλες τις σκέψεις σας, σημειώσεις, ιδέες, λίστες υποχρεώσεων και πολλά άλλα σε ένα μέρος. "Μείνετε οργανωμένοι δημιουργώντας πολλά σημειωματάρια και ομαδοποιείτε τις σημειώσεις με τον τρόπο που θέλετε", δήλωσε ο McKinnon. "Έχει μια λειτουργία φωτογραφίας που σας επιτρέπει να φωτογραφίζετε τις χειρόγραφες σημειώσεις που έχετε συσσωρεύσει στο γραφείο σας και να τις οργανώσετε σε φακέλους έτσι ώστε να μην χάσετε τίποτα πολύτιμες ιδέες ή πληροφορίες."

Fantastical: Αυτή η εφαρμογή iPhone , που διατίθεται στο Apple App Store, αυξάνει την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας το ημερολόγιό σας. Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείο αν κρατάτε πολλά ημερολόγια, όπως το ένα για εργασία, το σπίτι και την κοινωνική σας ζωή, τα οποία μπορούν να προσεγγιστούν και να διαχειριστούν σε ένα εύχρηστο μέρος, δήλωσε ο McKinnon. (Σύμφωνα με τους προγραμματιστές του, οι χρήστες μπορούν απλά να πληκτρολογήσουν ή να υπαγορεύσουν ένα γεγονός, όπως το "Γεύμα με τον John στο Cupertino την Παρασκευή", και η εφαρμογή θα το προγραμματίσει αυτόματα, εξοικονομώντας σας χρόνο.)

CardMunch: οργανώστε επαγγελματικές κάρτες μετατρέποντάς τις σε επαφές. "Η δικτύωση είναι σημαντική για την αποκάλυψη προσωπικών και επιχειρηματικών ευκαιριών, την ανάπτυξη της επιχείρησής σας ή τη διαμονή σας στην κορυφή της καριέρας σας", επεσήμανε ο McKinnon. Ωστόσο, «Μπορεί να γίνει συντριπτική αν δεν έχετε τρόπο να τα οργανώσετε», πρόσθεσε. Με ένα εργαλείο όπως το CardMunch, οι χρήστες κάνουν απλώς μια φωτογραφία από κάθε επαγγελματική κάρτα. "Στη συνέχεια, μεταφορτώνει όλες τις επαφές σας στο τηλέφωνό σας, καθιστώντας τη διαχείριση επαφών εύκολη και αποτελεσματική."

---



Κάρτα αναφοράς ηγεσίας: Γιατί οι περισσότεροι διευθυντές δεν λαμβάνουν «Α»

Η εποχή του σχολείου είναι σε πλήρη εξέλιξη και οι φοιτητές παντού έχουν πραγματοποιήσει συναλλαγές στις καλοκαιρινές τους ημέρες για την εργασία, τις εξετάσεις και τους βαθμούς. Ενώ οι επίσημες κάρτες αναφοράς μπορούν να παραμείνουν λίγες μέρες μακριά για αυτούς τους μαθητές, οι αξιολογήσεις των επιδόσεων δεν σταματούν ποτέ στον επιχειρηματικό κόσμο - και οι εργαζόμενοι λένε ότι τα αφεντικά τους έχουν κάποια περιθώρια βελτίωσης.

(Ηγεσία)



Οι μαθητές κάνουν τους αποτελεσματικότερους ηγέτες

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που μπορείτε να κάνετε ως ηγέτης είναι ότι πρέπει πάντα να έχετε την απάντηση. Ναι, οι άνθρωποι σάς προσφέρουν καθοδήγηση, αλλά μέρος της καθοδήγησης μιας ομάδας σημαίνει να τους βοηθήσετε να μάθουν και να ανακαλύψουν λύσεις για τους εαυτούς τους, αντί να τις τροφοδοτήσουν με τις "σωστές" απαντήσεις - που ίσως δεν είναι καθόλου σωστές.

(Ηγεσία)