Η εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Το Dos και Don'ts των επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια αναγκαιότητα στον κόσμο των επιχειρήσεων, αλλά ο χρόνος για να πληκτρολογήσετε μια προσεκτική και ευγενική απάντηση σε κάθε μία μπορεί να φάει ένα καλό κομμάτι της ημέρας σας. Η Google έχει προσθέσει μια λειτουργία έξυπνης απάντησης στα Inbox by Gmail και Google Allo που επιτρέπει στα email να επιλέγουν γρήγορες απαντήσεις που δημιουργούνται αυτόματα με βάση το κείμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ενώ υπάρχει χρόνος και τόπος για αυτό, οι περιστασιακές απαντήσεις σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσαν να προκαλέσουν περισσότερη βλάβη παρά καλό, σύμφωνα με τον Sharon Schweitzer, ιδρυτή του πρωτοκόλλου & εθιμοτυπίας παγκοσμίως. Οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις μπορούν να μειώσουν τις συνδέσεις μεταξύ των αποστολέων και των δεκτών και η δημιουργία πιο γενικών και όχι εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να οδηγήσει σε κακή επικοινωνία.

Η Jodi RR Smith, ιδιοκτήτρια της διαβούλευσης με την εθιμοτυπία, Mannersmith και Schweitzer μοιράστηκαν τις συμβουλές τους για τη σωστή και επαγγελματική αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων

Το Dos

Do: Χρησιμοποιήστε το σωστό χαιρετισμό

Το άνοιγμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "hi" ή "hey" μπορεί να είναι εντάξει για τους συναδέλφους είστε φιλικοί, αλλά για νέες επαφές, ο Schweitzer σας συμβουλεύει να αρχίσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο με σωστό, ευγενικό χαιρετισμό, όπως "καλό πρωινό", "καλό απόγευμα", "καλό βράδυ" ή "γεια". η ημέρα ή οι χαιρετισμοί είναι άλλες φράσεις που χρησιμοποιούνται συχνά στη διεθνή σκηνή.

Do: Proofread

Πριν στείλετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε προσεκτικά επιδιορθώσει και επεξεργαστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Πρέπει να αναζητήσετε ορθογραφικά λάθη, ομόνυμα, σφάλματα γραμματικής και στίξης, είπε ο Smith. Τα λάθη των εσφαλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας κάνουν να φαίνεστε άσχημα στους παραλήπτες σας.

"Αυτά τα σφάλματα φαίνονται αντιεπαγγελματικά και μειώνουν την πιθανότητα ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ληφθεί σοβαρά υπόψη", πρόσθεσε ο Schweitzer. "Το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται με πολλά επαγγελματικά εργαλεία, όπως Spell Check. Χρησιμοποιήστε τα."

Do: Stay concise

Είναι πάντα καλύτερο να κρατάτε τα μηνύματά σας σύντομα και γλυκά. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν προορίζονται να είναι τόσο σύντομα όσο τα μηνύματα κειμένου, δήλωσε ο Smith, αλλά πρόκειται να αποτελέσουν μια μορφή γρήγορης επικοινωνίας. Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι υπερβολικά συνηθισμένα, δοκιμάστε να τα επεξεργαστείτε για να τα κάνετε πιο σύντομα.

"Οι παραλήπτες θα διαβάσουν μόνο την πρώτη γραμμή ή δύο πριν αποφασίσουν εάν θα διατηρήσουν ή θα διαγράψουν [ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]". "Να είστε βέβαιος ότι λέτε τι πρέπει να πείτε επαρκώς."

Do: Keep Calm

Ποτέ μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είστε θυμωμένοι ή διαφορετικά συναισθηματικοί, συμβουλεύει ο Smith. Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να ηρεμήσετε και στη συνέχεια να μιλήσετε στο πρόσωπο που χρειάζεστε για να απευθυνθείτε πρόσωπο με πρόσωπο ή μέσω τηλεφώνου αν μια προσωπική συνάντηση δεν είναι δυνατή. Με τον τρόπο αυτό θα μπορούσατε να αποφύγετε μια περιττή σύγχυση, είπε ο Smith.

Οι Don'ts

Μην: Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά

Τα ακρωνύμια και οι λέξεις-κλειδιά μπορούν να συγχέουν τους παραλήπτες και να σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικοί. Προσέξτε να γράφετε πλήρεις λέξεις και να χρησιμοποιείτε τους όρους απλού λαού για να φτάσετε στο σημείο σας, παρόλο που μπορείτε να κάνετε εξαιρέσεις ανάλογα με τον οποίο στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, τα ακρωνύμια μπορεί να είναι αποδεκτά στο περιστασιακό εσωτερικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που στέλνετε - ειδικά στους πελάτες - θα πρέπει να είναι γραμμένο σε γλώσσα που είναι εύκολο να κατανοηθεί, δήλωσε ο Smith

Μην: Βάλτε οποιονδήποτε

μπορούν να μοιραστούν γρήγορα και εύκολα και υπάρχουν συνέπειες στην αποτροπή άλλων σε διαρκή ψηφιακές επικοινωνίες. Αποφύγετε να ενοχλείτε τον εαυτό σας - ή, χειρότερα, να χάσετε τη δουλειά σας - βεβαιώνοντας ότι δεν έχετε κακό τους συναδέλφους ή τους επιχειρηματικούς συνεργάτες σας.

«Ποτέ δεν θέλετε να πείτε κάτι κακό για κάποιον σε ένα email», είπε ο Smith. "Είναι απλά πάρα πολύ εύκολο να προωθηθεί και να το καταλήξει να διαβαστεί από κάποιον για τον οποίο δεν προοριζόταν."

Μην: Παρεμπιέστε ελάχιστα

Όταν γράφετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κρατήστε το θαυμασμό στο ελάχιστο. Ένα θαυμαστικό είναι πάρα πολλά, είπε ο Smith. Κρατήστε τη στίξη σας επαγγελματική, και εκτός αν είστε φιλικοί με τον αποδέκτη, Smith είπε ότι πρέπει να αποφύγετε να χρησιμοποιείτε τα emoticons στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

"Τα μικρά εικονίδια που αναβοσβήνουν είναι για μηνύματα κειμένου", δήλωσε ο Schweitzer. "

Μην: Ξεχάστε την συνομιλία πιο κοντά

Τερματίστε το email σας με ένα κλείσιμο όπως" best "(" Καλύτερο "), "Καλή ικανοποίηση", "ειλικρινά", "ευχαριστώ", ή άλλη κατάλληλη φράση.

"Επιτρέποντας στον παραλήπτη να γνωρίζει ότι δεν χρειάζεται απάντηση, ο κύκλος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν συνεχίζεται για πάντα", δήλωσε ο Schweitzer

Άλλες προσεγγίσεις περιλαμβάνουν "δεν χρειάζεται απάντηση", "σας ευχαριστώ ξανά", "σε βλέπω στη συνάντηση" και "παρακαλώ με ενημερώστε εάν μπορώ να βοηθήσω περισσότερο."

Πώς να CC και BCC σωστά

Τα εργαλεία αντίγραφου (CC) και τυφλού άνθρακα (BCC) είναι δύσκολα. Μερικές φορές είναι χρήσιμες, αλλά αν χρησιμοποιούνται ακατάλληλα, μπορεί να είναι προβληματικές.

Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία CC, ο Smith είπε ότι πρέπει να θυμάστε ότι λιγότερο είναι κάτι παραπάνω. Πρέπει επίσης να σκεφτείτε τι είναι αυτό που στέλνετε και πόσο σημαντικό είναι για τους άλλους.

«Πραγματικά εξετάστε ποιος πρέπει να είναι στο βρόχο σε αυτή την ανακοίνωση», είπε ο Smith. "Χρειάζονται αυτές οι πληροφορίες ή υπάρχει κάτι που μπορούν να προσθέσουν στη συζήτηση;"

Ο Schweitzer πρόσθεσε ότι μερικές φορές οι άνθρωποι είναι τόσο υπερήφανοι για το προϊόν εργασίας τους που προσθέτουν δώδεκα παραλήπτες στη γραμμή CC και στη συνέχεια να αθάνουν στο προσκήνιο της μετά το θάνατο όταν όλοι σχολιάζουν πόσο ή πόσο καλά κάνουν. Αυτό μπορεί να ερμηνευτεί ως κλασσική καυχή, μια κραυγή για την προσοχή ή τον εγωκεντρισμό, οπότε κρατήστε τα CC μόνο σε όσους έχουν ανάγκη να γνωρίζουν.

Το χαρακτηριστικό BCC σας επιτρέπει να προσθέσετε κάποιον σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να γνωρίζουν άλλοι, έτσι μπορεί να είναι λίγο πιο δύσκολο να προσδιοριστεί πότε ή αν είναι σωστό να το χρησιμοποιήσετε. Ο Smith είπε ότι υπάρχουν στιγμές που η BCC-ing είναι μια καλή ιδέα

Αν σχεδιάζετε κάτι αλλά όχι όλοι στη συνομιλία ξέρουν ο ένας τον άλλον ακόμα, η χρήση του BCC κρατά τα e-mail όλων των ιδιωτών μέχρι να είναι έτοιμα να τα μοιραστούν με την ομάδα

• Εάν σας ζητηθεί να ολοκληρώσετε μια εργασία, όταν συμπεριλάβετε τον αιτούντα μέσω του BCC, αυτό σας επιτρέπει να γνωρίζει ότι η εργασία βρίσκεται σε εξέλιξη
• Αν είστε αντίστοιχοι με έναν πελάτη που δεν είναι ικανοποιημένος , Η BCC-ing ο προϊστάμενός σας θα εξασφαλίσει ότι δεν θα πιαστεί από την έκπληξη, αν ο πελάτης σας καλέσει.
• Ο Smith είπε ότι είναι καλύτερο να αφήσουμε εκείνους που δεν εμπίπτουν στην κατηγορία "need to know" και μειώστε την ακαταστασία στα εισερχόμενά τους. Και αν δεν είστε σίγουροι, η Smith είπε ότι η καλύτερη προσέγγιση που πρέπει να ακολουθήσετε είναι να ζητήσετε από το άτομο που θέλετε να CC ή BCC εάν επιθυμούν να συμπεριληφθούν.

Για περισσότερες επιχειρηματικές εθιμοτυπικές συμβουλές, επισκεφτείτε αυτό το Mobby Business Guide .

Ορισμένες συνεντεύξεις προέλευσης πραγματοποιήθηκαν για μια προηγούμενη έκδοση αυτού του άρθρου.

---

Το κλειδί για τη λήψη δύσκολων αποφάσεων; Courage

Οι καλύτεροι επιχειρηματικοί ηγέτες είναι αρκετά τολμηροί για να κάνουν δύσκολες και συχνά μη δημοφιλείς αποφάσεις, νέα ερευνητικά ευρήματα. Το πιο δύσκολο μέρος της λήψης αποφάσεων δεν είναι η κατανόηση των σωστή απάντηση; έχει το θάρρος να ενεργήσει στην πραγματικότητα σε αυτή τη γνώση, σύμφωνα με μια μελέτη που παρουσιάστηκε στην ετήσια συνάντηση της Ακαδημίας Διοίκησης αυτού του μήνα.

(Ηγεσία)

Το κλειδί ευελιξίας για την προώθηση της ανάπτυξης της καριέρας των γυναικών

Ενώ το 70% περίπου των εργαζομένων αναμένει περισσότερες γυναίκες στις ηγετικές τους θέσεις έως το 2020, δεν θα συμβεί χωρίς κάποια βοήθεια από τους εργοδότες, αποκάλυψε μια μελέτη της Randstad. Όταν οι άνδρες και οι γυναίκες ρωτήθηκαν για τους κορυφαίους τρόπους με τους οποίους η εταιρία τους μπορεί να βοηθήσει καλύτερα τις γυναίκες να προχωρήσουν σε ηγετικά επίπεδα, η ισότητα αμοιβών αναφέρθηκε πιο συχνά.

(Ηγεσία)