Θέλετε μια καλύτερη επιχειρηματική συνάντηση; Να είστε περισσότερο προετοιμασμένοι

Ας το παραδεχτούμε: Οι επιχειρηματικές συναντήσεις είναι βαρετές. Κανείς δεν τους αρέσει να πηγαίνουν σε αυτούς, και σπάνια ολοκληρώνεις ό, τι θέλεις να κάνεις στον καθορισμένο χρόνο. Ακόμα κι αν έχετε μια αυστηρή ατζέντα, εξακολουθεί να είναι απίθανο να επικεντρωθεί ο καθένας - μια πρόσφατη έρευνα από την πλατφόρμα παρουσίασης που βασίζεται σε σύννεφο, η Prezi, διαπίστωσε ότι το 46% των αμερικανών εργαζομένων παραδέχονται την αποστολή μηνυμάτων, τον έλεγχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κοινωνικών μέσων, κοιμάται κατά τη διάρκεια της παρουσίασης ενός συναδέλφου.

Γιατί οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι τόσο απογοητευτικές; Τις περισσότερες φορές δεν είναι ο τρόπος εκτέλεσης της συνάντησης. Σύμφωνα με την έρευνα της Prezi, η οποία διεξήχθη σε συνεργασία με την Harris Poll και τον επιχειρηματικό προπονητή Carmine Gallo, το 63% των παρουσιαστών γνωρίζουν ότι οι παρουσιάσεις διαφανειών - αναμφισβήτητα η πιο κοινή μορφή για επαγγελματικές συναντήσεις - μπορούν να είναι αναποτελεσματικές και βαρετές για το ακροατήριό τους συνεχίζουν να ρίχνουν μαζί τις γέφυρες και να κάνουν μια τυχαία, απροετοίμαστη προσέγγιση όταν είναι καιρός να σηκωθούν και να παρουσιαστούν.

"Μέρος του λόγου για τον οποίο οι άνθρωποι δεν δίνουν προσοχή σχετίζεται με τους παρουσιαστές που" φτερουγίζουν "και δεν παίρνουν το χρόνο να κάνουν το περιεχόμενό τους σχετικό με το κοινό τους ", δήλωσε ο Peter Arvai, Διευθύνων Σύμβουλος της Prezi. "Η σκέψη μέσα από την παρουσίαση σας δίνει τη δυνατότητα να συνδέσετε τις κουκίδες και να σιγουρευτείτε ότι η παρουσίαση είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομη."

"Οι άνθρωποι που φιλοξενούν συναντήσεις δεν ξοδεύουν αρκετό χρόνο για προετοιμασία", πρόσθεσε ο Larry Dorie, Διευθύνων Σύμβουλος του Web παροχέα λύσεων τηλεδιάσκεψης RHUB Communications. "Όταν προγραμματίζετε τη συνάντηση και στέλνετε την ημερήσια διάταξη, πρέπει να δώσετε μια κατευθυντήρια γραμμή για το τι πρέπει να συνεισφέρουν οι άνθρωποι [και το επιθυμητό] αποτέλεσμα. Εάν οι άνθρωποι ξέρουν τι αναμένεται από αυτούς όταν έρθουν σε μια συνάντηση, θα είναι πιο παραγωγικοί. "

Η προετοιμασία για την προετοιμασία της συνάντησης περιλαμβάνει επίσης την εξασφάλιση ότι η ομάδα σας συμφωνεί με τις ιδέες και τα θέματα που θα συζητηθούν πριν κάποιος περπατήσει στην πόρτα.

" Η συνεργασία εκ των προτέρων φέρνει πνεύμα συνεργασίας σε μια συνάντηση ", δήλωσε ο Dorie. "Αν οι άνθρωποι έχουν περάσει χρόνο [προγενέστερα] για την εξέταση των ιδεών και των αναγκών, υπάρχει λιγότερη διαμάχη στη συνάντηση, καθιστώντας την αποτελεσματικότερη."

Αλλά η προετοιμασία για μια συνάντηση είναι μόνο η μισή μάχη. Η άλλη πρόκληση έγκειται στο να παραμείνουν οι άνθρωποι συγκεντρωμένοι όταν αρχίσει η σύνοδος.

«Οι συναντήσεις που είναι πάρα πολύ μακροπρόθεσμα προκαλούν την ικανότητα των ανθρώπων να παραμείνουν αφοσιωμένοι», δήλωσε ο Joel Levitt, πρόεδρος της εταιρίας συμβούλων διαχείρισης Springfield Resources και συγγραφέας «10 Λεπτών την Εβδομάδα Μεγάλες συναντήσεις "(Platform Independent Publishing Platform, 2013). "Η υπερβολική απόσταση από την ατζέντα θα προκαλέσει τις περιπλανήσεις για να περιπλανηθείτε. Να ασκήσετε ηγεσία σταματώντας τους ανθρώπους που επαναλαμβάνουν, περιπλανιούνται, μιλάνε για άλλα πράγματα ή είναι αγενείς ή αποδιοργανωμένοι."

Κάνοντας τη συζήτησή σας πιο συνομιλητική ζητώντας ανατροφοδότηση για θέματα που να γνωρίζετε ότι το κοινό σας φροντίζει μπορεί επίσης να οδηγήσει σε καλύτερη εμπλοκή, αν παραμείνετε στο θέμα.

"Οι άνθρωποι προγραμματίζονται να εμπλακούν, όχι μόνο για να ακούσουν", δήλωσε ο Arvai στο Mobby Business. "Ένας υπερβολικά μακρύς κατάλογος δεδομένων και μια έντονη παρουσίαση με κουκκίδες θα βάλουν ένα κοινό στο ύπνο και θα είναι δύσκολο για όλους να περάσουν. Αντίθετα, δημιουργήστε μια γενική ιστορία και μερικά βασικά σημεία που την υποστηρίζουν. και προσαρμόστε την παρουσίασή σας αναλόγως.

Όταν αποφασίσετε να κάνετε αλλαγές ή προσαρμογές στις στρατηγικές σας συνάντησης, ο Levitt συνέστησε να παρατηρήσετε τον αντίκτυπο αυτών των αλλαγών για να μάθετε τι λειτουργεί και τι δεν είναι έτσι ώστε να εστιάσετε στις πιο αποτελεσματικές τακτικές.

Οι επιχειρηματικές συναντήσεις είναι μερικές φορές απαραίτητες και, ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, μπορεί σίγουρα να τους βοηθήσουν να γίνουν πιο παραγωγικοί. Αλλά το σωστό εργασιακό περιβάλλον και η στάση μπορεί πραγματικά να σας επιτρέψουν να πετύχετε περισσότερα από το γεγονός ότι δεν έχετε καθόλου συναντήσεις.

"Οι συναντήσεις χρειάζονται πολύ χρόνο και πολλά θέματα που μπορεί να συζητηθούν σε μια συνάντηση θα μπορούσαν να αντιμετωπιστούν με μια γρήγορη -η-μία συνομιλίες ", δήλωσε ο Zach Supalla, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος του εργαλείου open source IoT Spark. "Με τη δημιουργία μιας κουλτούρας όπου οι άνθρωποι αισθάνονται ότι έχουν την εξουσία να κάνουν τις δικές τους αποφάσεις, μπορείτε να μειώσετε δραματικά την επιβάρυνση της ομάδας και να αυξήσετε αυτό που μπορείτε και εσείς και η ομάδα σας να κάνετε."

Αρχικά δημοσιεύθηκε στις Ημερήσιες Εφημερίδες των Επιχειρήσεων .

Διόρθωση: Σε μια παλαιότερη έκδοση αυτού του άρθρου, το επώνυμο του Peter Arvai είχε ορθογραφηθεί ως "Arzai" σε μία αναφορά.

---

6 ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον δικηγόρο της επιχείρησής σας μέχρι το τέλος του έτους

Με το 2014 να πλησιάζει γρήγορα, οι επιχειρήσεις παντού αρχίζουν να προετοιμάζουν τα οικονομικά, τα συμβόλαια και τα νομικά τους έγγραφα για την υποβολή εκθέσεων και ανανεώσεων. Business News Καθημερινά μίλησε με τρεις νομικούς εμπειρογνώμονες για να μάθετε ποιες ερωτήσεις κάθε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης πρέπει να εξετάσει το ενδεχόμενο να συζητήσει με έναν δικηγόρο πριν από το τέλος του έτους.

(Ηγεσία)

Η Μεγάλη Εξυπηρέτηση Πελατών είναι το κλειδί για την Ελεύθερη Δημοσιότητα

Ποτέ μην υποτιμάτε τη σημασία της καλής εξυπηρέτησης πελατών - θα μπορούσε να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας για την επιχείρησή σας. Περισσότεροι από τα δύο τρίτα των Αμερικανών καταναλωτών δήλωσαν ότι είναι πρόθυμοι να ξοδέψουν 14 τοις εκατό περισσότερο κατά μέσο όρο με μια εταιρεία που παρέχει άριστες υπηρεσίες, σύμφωνα με νέα έρευνα της American Express.

(Ηγεσία)