Νέα τεχνολογία για τη διαχείριση απομακρυσμένων εργαζομένων

Στο σημερινό περιβάλλον γραφείου, η διαχείριση των απομακρυσμένων υπαλλήλων μπορεί να είναι ένα δύσκολο έργο.

Από την παρακίνηση τους να απλώς εξασφαλίζουν ότι εργάζονται τις ώρες που υποτίθεται ότι έχουν, οι εργοδότες με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να μπορούν να έχουν τα χέρια τους γεμάτα προσπαθώντας να εξασφαλίσουν ότι αποκομίζουν τα μέγιστα από αυτά.

Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν πλέον νέα εργαλεία τεχνολογίας για να βοηθήσουν στη διαχείριση της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού καρτών χρόνου. Ο Mark Nemtsas, ο ιδιοκτήτης και ιδρυτής του Timesheets MTS Software, δήλωσε ότι το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να αντικαταστήσει φύλλα χαρτιού, μηχανές ρολογιών και μηχανές καρτών χρόνου.

Το λογισμικό καρτών χρόνου συλλέγει πληροφορίες σχετικά με το πότε φθάνουν οι εργαζόμενοι στην εργασία, και όταν φεύγουν για την ημέρα, "δήλωσε ο Nemtsas στο Mobby Business. "Το λογισμικό θα αποθηκεύσει αυτές τις πληροφορίες κάρτας χρόνου και θα το θέσει στη διάθεση του προσωπικού μισθοδοσίας και των διευθυντικών στελεχών, ώστε να μπορούν να εκτελούν εκθέσεις για να υπολογίσουν την μισθοδοσία των εργαζομένων, τι απασχολούν οι υπάλληλοι για το χρόνο τους και ποιος είναι ή δεν εργάζεται."

Ένα πλεονέκτημα του λογισμικού καρτών χρόνου είναι ότι βοηθά στη διαχείριση απομακρυσμένων και εξωτερικών υπαλλήλων, ανέφερε η Nemtsas. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο ίδιος είπε ότι είναι απαραίτητο ένα σύστημα βασισμένο στο Web, όπως το Online Time Clock MTS της εταιρείας του.

"Ένα τέτοιο σύστημα θα πρέπει να επιτρέπει στους υπαλλήλους να εισέρχονται ή να αποσυναρμολογούνται με οποιαδήποτε συσκευή με δυνατότητα Web ή μέσω μιας εφαρμογής ένα smartphone ", ανέφερε η Nemtsas. "Τα δεδομένα θα καταγραφούν πίσω σε κεντρικό εξυπηρετητή, όπου μπορούν εύκολα να αναφερθούν από το προσωπικό μισθοδοσίας."

Το λογισμικό έχει επίσης πολλά άλλα πλεονεκτήματα, δήλωσε ο Jerry Morlock του ShopClock. Είπε ότι το κύριο πλεονέκτημα για τη χρήση λογισμικού καρτών χρόνου είναι ότι εξοικονομεί χρόνο για τον εργαζόμενο.

Είπε για έναν υπάλληλο ότι η διαδικασία υπολογισμού του χρόνου που χρησιμοποιήθηκε από μια λίστα χρόνων έναρξης και λήξης μπορεί να είναι επίπονη και σφάλμα- επιρεπής. Με υπολογιστές, τα δεδομένα υπολογίζονται αυτόματα.

"Το αποτέλεσμα είναι ακριβή δεδομένα και μια καταπληκτική εξοικονόμηση χρόνου επεξεργασίας, που μεταφράζεται σε εξοικονόμηση σε δολάρια", ανέφερε ο Morlock. "Το λογισμικό βοηθά επίσης στα θέματα επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων και του τμήματος ανθρωπίνων πόρων, καθώς περιλαμβάνει ενσωματωμένες δυνατότητες για να ζητήσουν απουσία χρόνου ή να ενημερώσουν τον εργοδότη όταν ο εργαζόμενος ξέχασαν "Για ένα γραφείο με δύο ή τρεις υπαλλήλους, μπορεί να μην είναι μεγάλη υπόθεση, αλλά για μια εταιρεία με πολλαπλές τοποθεσίες και δεκάδες υπαλλήλους, γίνεται εξαιρετικά σημαντική", δήλωσε. "Είναι ένας από τους σημαντικότερους επικοινωνιακούς δεσμούς μεταξύ του προσωπικού HR και των εργαζομένων."

Η Joni Loveless, αντιπρόεδρος της Hawkeye Technology Inc., προμηθευτής του λογισμικού TimeClick, δήλωσε ότι υπάρχουν και περιβαλλοντικά οφέλη στην επιλογή του λογισμικού σε μια εναλλακτική λύση χαρτιού

"Οι αναφορές από το λογισμικό κάρτας χρόνου μπορούν επίσης να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά, βοηθώντας τις μικρές επιχειρήσεις να εξαλείψουν τα απόβλητα χαρτιού", ανέφερε ο Loveless.

Ενώ υπάρχουν πολλά οφέλη που συνοδεύουν το λογισμικό καρτών χρόνου, είπε ότι μπορεί να υπάρξουν μερικές μειονεκτήματα εάν το σωστό λογισμικό δεν έχει επιλεγεί ή εάν δεν έχει εφαρμοστεί σωστά. Ο υπολογιστής μπορεί να αποτύχει και το λογισμικό της κάρτας χρόνου μπορεί να μην είναι συμβατό με τα νέα λειτουργικά συστήματα, δήλωσε ο Nemtsas.

Επιπλέον, είπε ο εργαζόμενος η αντίσταση στο λογισμικό μπορεί να είναι ένα πρόβλημα

«Μερικοί υπάλληλοι θα μισούν την ιδέα ενός συστήματος που μπορεί να παρακολουθεί με ακρίβεια τους χρόνους τους και δεν μπορεί να χειριστεί», δήλωσε ο Γερμανός. "Το πρόβλημα αυτό είναι περισσότερο πολιτιστικό και όχι μειονέκτημα του ίδιου του λογισμικού."

Για επιχειρήσεις που σκέπτονται να υιοθετήσουν λογισμικό καρτών χρόνου, η Loveless είπε ότι υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά και εργαλεία που πρέπει να αναζητούν. Πρώτον, είπε ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει να ψάξουν για λογισμικό που περιλαμβάνει μια δωρεάν δοκιμαστική έκδοση, ώστε να μπορούν να τους δώσουν μια δοκιμαστική κίνηση πριν από την εκφόρτωση οποιωνδήποτε χρημάτων.

"Οι δωρεάν δοκιμές είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικειωθείτε με το νέο λογισμικό", είπε. "Σας δίνουν την ευκαιρία να εξερευνήσετε τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα και να πάρετε μια αίσθηση για τη χρησιμότητα και την ευκολία χρήσης και μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συγκρίνετε τις ανταγωνιστικές εναλλακτικές λύσεις."

Δεδομένου ότι οι υπολογιστές και το λογισμικό μπορούν να είναι φανεροί, Η Loveless είπε ότι οι καλύτερες επιλογές λογισμικού καρτών χρόνου προσφέρουν κορυφαία τεχνική υποστήριξη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζωντανής συνομιλίας και τηλεφώνου.

"Η καλή τεχνική υποστήριξη μπορεί να σας εξοικονομήσει ώρες απογοήτευσης και να χάσει χρόνο και να εξασφαλίσει ότι απολαμβάνετε τα πλήρη οφέλη του λογισμικού αγοράζετε ", δήλωσε.

Στο μέλλον, η Nemtsas βλέπει το λογισμικό καρτών χρόνου να αντικαταστήσει εντελώς τις εκδόσεις χαρτιού, ειδικά με εκδόσεις αξίας μόλις $ 100.

" Ακόμη και αν έχετε λίγους υπαλλήλους, είναι πιθανό να ανακτήσει αυτό το κόστος εξοικονόμησης χρόνου σε διάστημα μόλις ενός ή δύο μηνών αν χρησιμοποιείτε επί του παρόντος ένα χάρτινο σύστημα κάρτας χρόνου ", ανέφερε.

7 Συμβουλές ηγεσίας από το πάνελ της Microsoft για το μέλλον της εργασίας

Δεν είναι μυστικό ότι ο σύγχρονος χώρος εργασίας αλλάζει. Οι λύσεις σύννεφων, οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι και η παγκόσμια συνεργασία έχουν γίνει το νέο φυσιολογικό για πολλές επιχειρήσεις και αυτές οι αλλαγές επαναπροσδιορίζουν τον τρόπο λειτουργίας των γραφείων. Η Microsoft πραγματοποίησε πρόσφατα μια εκδήλωση στο γραφείο της στη Νέα Υόρκη, με τίτλο Future of Work, ομάδα επτά επικεφαλής στελεχών επιχειρήσεων που είναι πλήρως βυθισμένες στις μελλοντικές τάσεις στο χώρο εργασίας.

(Ηγεσία)

Πέρα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: 5 τρόποι να συνδεθείτε σαν ένας ηγέτης

Το E-mail ξεπέρασε την παρακολούθηση επαγγελματικών εκδηλώσεων, συναντήσεων και συνεδρίων ως τη μέθοδο δικτύωσης της επιλογής σας, μια μελέτη από τον Robert Συγκεκριμένα, το 50% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το πώς προτιμούν να δικτυωθούν επαγγελματικά, σε σύγκριση με μόνο το 25% που δήλωσε το ίδιο και για τη συμμετοχή σε εκδηλώσεις.

(Ηγεσία)