Είναι ανοιξιάτικη ώρα καθαρισμού για τα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο μέσος χρήστης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξοδεύει 2,5 ώρες την ημέρα κοσκινίζοντας τα 147 μηνύματα, δείχνει η έρευνα. Η διαχείριση αυτού του τοίχου μηνυμάτων είναι μια από τις μεγαλύτερες χρονικές στιγμές του σύγχρονου εργασιακού χώρου. Αλλά υπάρχουν τρόποι για να εξοικονομήσετε τους τόνους χρόνου, δίνοντας στα εισερχόμενά σας ένα καθαρό άνοιγμα καθαρισμού.

Ο Alex Moore, Διευθύνων Σύμβουλος της Baydin, προσφέρει 10 συμβουλές για το πώς να δώσετε στα εισερχόμενά σας τον καθυστερημένο καθαρισμό που αξίζει τον κόπο. Η εταιρεία του αναπτύσσει υπηρεσίες υπενθύμισης για τους δημοφιλείς υπολογιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook και το Gmail που επιτρέπουν στους χρήστες να παίρνουν τον έλεγχο όταν στέλνουν και λαμβάνουν μηνύματα email

Αναζήτηση και βρείτε

Χρησιμοποιήστε την αναζήτηση για να βρείτε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα χρειαστεί μόνο το ένα τρίτο της ώρας. Οι σύγχρονοι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν πολύ ισχυρές δυνατότητες αναζήτησης - δαπανούν 15 λεπτά για να τα χρησιμοποιήσουν και θα πληρώνουν μερίσματα για χρόνια

Απενεργοποίηση

Δοκιμάστε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις στον υπολογιστή και στο τηλέφωνό σας. Κάθε φορά που μια ειδοποίηση έρχεται, παίρνει τον εγκέφαλό σας μέσα σε ένα λεπτό για να ανακτήσει πλήρως τη συγκέντρωση

Forego folder folly

Μην ενοχλείτε τα περίπλοκα συστήματα φακέλων - η έρευνα δείχνει ότι είναι σημαντικά ταχύτερη η εύρεση μηνυμάτων με κύλιση σε μια λίστα του κάθε μηνύματος που λάβατε ποτέ από το να ψάχνετε μέσα από ένα "οργανωμένο" σετ φακέλων.

Ο χρόνος είναι οτιδήποτε

Στείλτε μηνύματα σε βέλτιστες ώρες - συνήθως πριν από την εργασία ή κατά τη διάρκεια του γεύματος και σπάνια αργά το απόγευμα. Ένα μήνυμα που αποστέλλεται στις 7 π.μ. είναι σχεδόν τέσσερις φορές πιο πιθανό να ανοιχτεί από εκείνο που αποστέλλεται στις 4 μ.μ.

Διαγράψτε την ακαταστασία

Αφήστε μόνο τα μηνύματα που χρειάζονται ακόμα την άμεση προσοχή στα εισερχόμενά σας. Μετακινήστε τα υπόλοιπα σε ένα μόνο παλιό φάκελο αλληλογραφίας ή αρχειοθετήστε τα. Τα παλιά σας μηνύματα θα εξακολουθούν να είναι αναζητήσιμα και θα είναι πιο δύσκολο για μηνύματα που δεν έχουν «τελειώσει» να πέσουν μέσα από τις ρωγμές

Brevity είναι η ψυχή του πνεύματος

Δοκιμάστε να γράψετε συντομότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα εκπλαγείτε από το πόσο καλά οι άνθρωποι ανταποκρίνονται στη συντομία στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μια καλή οδηγία: Προσπαθήστε να κρατήσετε τα περισσότερα από τα μηνύματά σας (αν και δεν είναι όλα!) Κάτω από πέντε προτάσεις.

Είναι όλα σχετικά με το μπλοκάρισμα και την αντιμετώπιση

Αν το πρόγραμμά σας επιτρέπει, . Κατά τη διάρκεια αυτών των χρόνων, περάστε από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε παρτίδες. Αλλά προσπαθήστε να μην κάνετε το πρώτο πράγμα το πρωί - θέλετε να ξεκινήσετε την ημέρα σας με το σημαντικότερο έργο σας, αντί για το φαινομενικά πιο επείγον.

Έχετε ένα σύστημα

Δημιουργήστε ένα σύστημα για αναβολή μηνυμάτων αργότερα. Οι έρευνες δείχνουν ότι πάνω από το ένα τρίτο του συνόλου των ηλεκτρονικών μηνυμάτων δεν χρειάζεται προσοχή τώρα, αλλά τις χρειάζεται αργότερα. Ορισμένες επιλογές περιλαμβάνουν μια υπηρεσία υπενθύμισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να φέρει τα μηνύματα πίσω στην προσοχή σας αργότερα.

Κάντε το εύκολο

Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου ζητάτε περισσότερα από ένα πράγμα, αριθμήστε τα αιτήματά σας και τα βάλτε κοντά κορυφή του μηνύματος για να είναι εύκολο για τον παραλήπτη να καταλάβει τι πρέπει να κάνει.

Πείτε τι εννοείτε

Κάντε την πρώτη πρόταση στο email σας περιγραφική. Οι περισσότεροι πελάτες αλληλογραφίας εμφανίζουν ένα μικρό απόσπασμα του μηνύματος στην προβολή εισερχομένων. Ποιο από αυτά είναι πιο πιθανό να τραβήξει την προσοχή σας; "Σημαντική συνάντηση την ερχόμενη Παρασκευή. Παρακαλώ RSVP!" ή "Hey Frank, γράφω μόνο για να σας ενημερώσω."

3 Παγοθραυστικά για να γνωρίσετε την ομάδα σας

«Όπως και με κάθε ομάδα ανθρώπων που χρειάζεται να δουλεύουν καλά, είτε είναι εν ενεργεία είτε απομακρυσμένα, είναι πραγματικά σημαντικό να υπάρχει μια σταθερή σχέση μεταξύ τους και να είστε άνετοι ", δήλωσε ο Brie Reynolds, ανώτερος ειδικός σταδιοδρομίας για τα FlexJobs και το Remote.co. "Αλλά ειδικά σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον, όπου δεν μπορούμε πραγματικά να βασιζόμαστε στη γλώσσα του σώματος ή σε άλλα οπτικά σημάδια, πρέπει να δώσουμε ιδιαίτερη προσοχή στην επικοινωνία εγγράφως και προφορικά με έναν ανοιχτό και φιλικό τρόπο.

(Ηγεσία)

Λαμβάνοντας υπόψη έναν εικονικό βοηθό; 5 Συμβουλές για να λειτουργήσει

Υπάρχουν τόσα πολλά καθήκοντα στη λίστα υποχρεώσεων που έχετε μόλις έχετε χρόνο να εστιάσετε στην επιχείρησή σας; Αν ναι, ίσως είναι καιρός να σκεφτείτε την πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού. Είτε πρόκειται για ένα μόνο άτομο που είναι αφιερωμένο στην εργασία με την επιχείρησή σας, είτε για μια υπηρεσία που παρέχει βοήθεια με βάση τις ανάγκες, ένας εικονικός βοηθός (VA) σας από τις διοικητικές εργασίες και σας επιτρέπουν να εστιάσετε σε αυτό που κάνετε καλύτερα.

(Ηγεσία)