10 συμβουλές για τη βελτίωση της παραγωγικότητας στην εργασία

Ανάμεσα σε συνεχείς συναντήσεις, τηλεφωνήματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η παραμονή παραγωγική στην εργασία μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Ωστόσο, οι πιθανότητες να παραμείνουν παραγωγικοί μπορούν να βελτιωθούν σημαντικά κάνοντας κάποιες απλές ενέργειες για να ελαφρυνθεί ο φόρτος εργασίας σας.

Ο Adam Gurian, πρόεδρος της Timex, προσφέρει τις ακόλουθες συμβουλές για τους εργαζόμενους να αξιοποιήσουν στο έπακρο την εργασία τους. αμέσως στα τηλεφωνικά μηνύματα -

• Εάν μπορείτε να ολοκληρώσετε μια εργασία μέσα σε λίγα λεπτά, κάντε το. Είναι ένα μικρότερο πράγμα στον κατάλογό σας και θα έχετε αυτή την άμεση αίσθηση ολοκλήρωσης. Εάν αφήσετε πάρα πολλές μικρές δραστηριότητες να συσσωρεύονται, θα παίζετε το υπόλοιπο της ημέρας. Ξεκινήστε αύριο προετοιμάζοντας πριν φύγετε από το γραφείο σήμερα -
• Το απλό έργο της σύνταξης ενός to-do list είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να παρακολουθείτε τις καθημερινές σας απαιτήσεις εργασίας. Καταγράφοντας μια λίστα για αύριο πριν φύγετε από το γραφείο το βράδυ, θα έχετε άμεση εκκίνηση την επόμενη μέρα και θα είστε έτοιμοι για τις νέες προτεραιότητές σας. Μην κάθεστε στο γραφείο σας όλη την ημέρα -
• Είναι σημαντικό να σηκωθείτε, να περπατήσετε στο γραφείο και να περάσετε μερικά λεπτά για ένα «πνευματικό διάλειμμα». Αυτά τα σύντομα διαλείμματα θα σας αναζωογονήσουν και θα σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί μακροπρόθεσμα. Οργανώστε τα καθήκοντά σας -
• Με την οργάνωση της εργάσιμης ημέρας σας για να αντιμετωπίσετε τις σημαντικότερες προτεραιότητές σας μαζί, εξοικονομείτε χρόνο, τελικά παράγουν εργασία υψηλότερης ποιότητας. Επιπλέον, ξεκινώντας την ημέρα σας με το πιο σημαντικό καθήκον, θα αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και θα ξεκινήσετε την ημέρα σας Σταθείτε για τις τηλεφωνικές σας κλήσεις -
• Είναι εκπληκτικό το γεγονός ότι η απλή πράξη της στάσης κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής κλήσης θα βοηθήσει στην πραγματικότητα να συντομεύσει την κλήση, εξοικονομώντας έτσι χρόνο. Εάν στέκεστε, είναι λιγότερο πιθανό να συμμετάσχετε σε αναμονή συνομιλίας και θα φτάσετε στο σημείο της συζήτησης γρηγορότερα. Ακολουθήστε ένα πρόγραμμα -
• Αν μια συνάντηση έχει προγραμματιστεί για μια ώρα, κάντε ό, τι είναι δυνατόν κρατήστε το σε μια ώρα. Μόλις οι συναντήσεις αρχίσουν να τρέχουν πολύ, επηρεάζουν άμεσα το υπόλοιπο του χρονοδιαγράμματος για την ημέρα, ενώ επηρεάζουν και τους συναδέλφους σας. Μια σειρά συναντήσεων που θα διαρκέσουν πολύ θα έχει ένα φαινόμενο χιονοστιβάδας καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Επίσης, εάν δεν απαιτείται να βρίσκεστε σε μια συνάντηση και έχετε μια πιό πιεστική προθεσμία, μην αισθάνεστε ένοχοι για τη διακοπή της συνάντησης Μάθετε να πείτε όχι -
• Ενώ όλοι θέλουν να είναι καλός παίκτης της ομάδας εργασία, λέγοντας όχι είναι μερικές φορές το σωστό πράγμα που πρέπει να κάνουμε. Αν δεν είστε το καλύτερο άτομο για μια δραστηριότητα ή εάν έχετε άλλες προθεσμίες που εκκρεμούν, είναι εντάξει να απορρίψετε ένα έργο. Ωστόσο, είναι πάντα επωφελές να έχετε μια εναλλακτική λύση ή πρόταση, έτσι ώστε οι συνεργάτες σας να έχουν ένα σαφές όραμα για το τι θα χρειαστεί να κάνουν για να βοηθήσουν να προχωρήσουν τα σχέδιά τους προς τα εμπρός. Μην αφήσετε το email να πάρει την ημέρα σας -
• Είμαστε όλοι τόσο συνηθισμένοι να στέλνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν βλέπουμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μας, να το ενεργοποιήσουμε ενστικτωδώς, να απαντήσουμε και να επικεντρωθούμε στο περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτές οι φαινομενικά μικροσκοπικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορούν γρήγορα να ανέλθουν σε μεγάλες χρονικές περιόδους που όχι μόνο προκαλούν την απόρριψη της ημέρας αλλά και σας αποσπούν από την ολοκλήρωση της τρέχουσας εργασίας σας. Εάν εστιάζετε σε ένα έργο, πείτε στον εαυτό σας ότι δεν θα ελέγξετε το email σας για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, έτσι ώστε να περάσετε από τη δραστηριότητά σας. Μην εκμεταλλευτείτε το Facebook στο γραφείο -
• Social τα μέσα ενημέρωσης αποτελούν μέρος της καθημερινής μας ζωής. Ωστόσο, για να εξοικονομήσετε χρόνο, πρέπει να έχετε την πειθαρχία να μην περάσετε μεγάλα τμήματα της ημέρας σας, βλέποντας τι σκέφτηκαν οι φίλοι σας για την τελευταία κυκλοφορία ταινιών ή τι είχαν για δείπνο χτες τη νύχτα. Πολλές εταιρείες κινούνται προς την κατεύθυνση της απαγόρευσης του Facebook στο γραφείο, καθώς γίνεται μια αποστράγγιση την εργάσιμη ημέρα. Εάν σας επιτρέπεται στο Facebook κατά τη διάρκεια της ημέρας, φροντίστε να το χρησιμοποιήσετε ως «διάλειμμα» για λίγα λεπτά, γιατί αν γίνει κανονική συνήθεια, μπορεί εύκολα να αναλάβει την ημέρα σας και να επηρεάσει το έργο που απαιτείται για να το κάνετε. Χρησιμοποιήστε τεχνολογία -
• Υπάρχουν εκπληκτικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο γραφείο για να σας κάνουν πιο παραγωγικούς και τελικά να εξοικονομήσετε χρόνο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Χρησιμοποιήστε το GoogleDocs για να συνεργαστείτε με τους συναδέλφους σε έγγραφα. Χρησιμοποιήστε εργαλεία σχεδιασμού ημερολογίου για να συγχρονίσετε τα χρονοδιαγράμματα με τους συναδέλφους σας. Χρησιμοποιήστε το Skype για τηλεδιάσκεψη έτσι ώστε να μπορείτε να μειώσετε την ανάγκη να ταξιδέψετε για συναντήσεις. Επίσης, συνεργαστείτε με την ομάδα πληροφορικής σας για να δείτε εάν έχουν προτάσεις σχετικά με τις νέες τεχνολογίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εξοικονόμηση χρόνου. Μπορούν να είναι μια τεράστια πηγή όχι μόνο για εσάς αλλά για ολόκληρη την οργάνωση.

  ---

  

  Οι εταιρείες που βρίσκονται σε κρίση εξακολουθούν να αγνοούν τα κοινωνικά μέσα

  Μια μελέτη της συμβουλευτικής και φοροτεχνικής εταιρείας PwC ανακάλυψε ότι το 57% των εταιρειών δεν χρησιμοποιούν επισήμως τα κοινωνικά μέσα ως πόρο διαχείρισης κρίσεων. Η Samson, επικεφαλής της πρακτικής ελέγχου κινδύνων της PwC και του επικεφαλής της υπηρεσίας Business Continuity Management της εταιρείας, δήλωσε ότι ενώ ορισμένες επιχειρήσεις αρχίζουν να ενσωματώνουν τα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης στα σχέδια αντιμετώπισης κρίσεων και κινδύνων, οι περισσότεροι εξακολουθούν να διστάζουν να το χρησιμοποιήσουν για να συνδεθούν με πελάτες και άλλους μετόχους.

  (Γενικός)

  

  Πώς να αποφύγετε τα 5 πιο κοινά λάθη εκκίνησης

  Οι ιδιοκτήτες νέων επιχειρήσεων κάνουν πολλά λάθη. Όμως, δεν είναι όλα αυτά θανατηφόρα. Στο νέο του βιβλίο, "Πώς το έκαναν: δισεκατομμύρια δολάρια από την καρδιά της Αμερικής" (RedFlash Press, Νοέμβριος 2010), ο επιχειρηματίας Robert Jordan ρώτησε τους επιτυχείς επιχειρηματίες πώς βρήκαν την επιτυχία τους.

  (Γενικός)