Καθαρίστε το! Η παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας Ξεκινά με την οργάνωση

Ποιο είναι το μεγαλύτερο εμπόδιο για την παραγωγικότητα στην εργασία; Για μερικούς ανθρώπους, είναι το σταθερό buzz των ειδοποιήσεων για smartphone και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. για άλλους, αποσπά τις διακοπές από τους συναδέλφους. Αλλά για πολλούς εργάτες, το μόνο πράγμα που εμποδίζει την αποτελεσματικότητα είναι απλά να μην μπορεί να βρει γρήγορα αυτό που χρειάζεται για να ολοκληρώσει ένα έργο.

«Η αποδιοργάνωση κοστίζει χρόνο και χρήμα», δήλωσε ο Donna David, ιδρυτής της εταιρίας συμβούλων οργάνων Donna David και Co. "[Οι άνθρωποι] μπορούν να περάσουν ώρες ψάχνοντας για πράγματα στο γραφείο τους και στον υπολογιστή τους"

"Πολύ χαρτί, τεχνολογία, ηλεκτρονικά μηνύματα, τηλεφωνήματα, φαξ κ.λπ. συντριπτική και παρακωλύει την παραγωγικότητα, η οποία επηρεάζει έπειτα και άλλες περιοχές της ζωής σας », πρόσθεσε ο John Rowley, επιχειρηματίας και συγγραφέας υγείας και ευεξίας.

Παρόλο που ένα ακατάστατο γραφείο είναι συχνά ένα σημάδι αποδιοργάνωσης, ο χώρος εργασίας σας δεν είναι ο μόνος χώρος μπορεί να συσσωρεύσειΟ Jen Cohen-Crompton, ένας εμπειρογνώμονας μικρής παραγωγικότητας στον τομέα των επιχειρήσεων και επικεφαλής της εταιρίας λογισμικού και υπηρεσιών The Neat Company, πιστεύει ότι πολλοί επαγγελματίες παλεύουν σήμερα με την "ψηφιακή αποθήκευσή" αρχεία, φωτογραφίες, ηλεκτρονικά ταχυδρομεία και άλλα ψηφιακά στοιχεία ενεργητικού "Οι ψηφιακοί συλλαβιστές συχνά έχουν τη νοοτροπία που δεν θέλουν να απαλλαγούν από κάτι που ενδεχομένως θα είχαν για κάποιο λόγο", δήλωσε ο Cohen-Crompton στο Mobby Business. "Μπορούν να αναθεωρήσουν τα έγγραφά τους με την πρόθεση να χωρίσουν, αλλά τελικά δεν διαγράφουν γιατί σκέφτονται," Τι θα γίνει αν χρειαστώ αυτή τη μέρα; " [ή] ανησυχούν ότι ένα διαγραμμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να οδηγήσει σε ένα πρόβλημα στο μέλλον όταν χρειάζεται να ανακτήσουν συγκεκριμένες πληροφορίες. Βασικά, διατηρούν τα ψηφιακά τους έγγραφα επειδή δίνουν μεγαλύτερη σημασία στο έγγραφο από ό, τι πραγματικά υπάρχει. "

Η απομάκρυνση του σωστού σας σημαίνει ότι ξοδεύετε λιγότερο χρόνο ψάχνοντας για αυτό που χρειάζεστε και ως εκ τούτου μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητά σας στην εργασία. Αν θέλετε να σπάσετε τις συνηθισμένες σας συνήθειες - τόσο φυσικές όσο και ψηφιακές - και να γίνετε πιο οργανωμένοι και παραγωγικοί, εδώ είναι μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε.

Για σωματική ακαταστασία

Αντιμετώπιση εγγράφων γρήγορα. ακολουθώντας έναν κανόνα "αφής χαρτιά-μία φορά": Μόλις αναθεωρήσετε ένα εκτυπωμένο έγγραφο, είτε αρχειοθετήστε το, πετάξτε το ή ενεργήστε για να μειώσετε την ακαταστασία του γραφείου σας. Μπορείτε να εφαρμόσετε τον ίδιο κανόνα στα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Για τα αρχεία χαρτιού όπως τιμολόγια και αποδείξεις που πρέπει να αποθηκευτούν για λίγο, ο David συνέστησε τη σάρωση και τη μετατροπή τους σε ψηφιακά αρχεία, ώστε να μπορείτε να αποκόψετε και να ανακυκλώσετε το φυσικό αντιγράψτε και αποθηκεύστε το χώρο γραφείου Διαγράψτε το γραφείο σας

Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα ξένο στο γραφείο σας στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, είπε ο David. Αυτό σημαίνει ότι ο χώρος εργασίας σας θα είναι καθαρός και θα είναι έτοιμος για μια νέα εκκίνηση το πρωί

Κάντε μια λίστα. Παρά τις πολυάριθμες εφαρμογές λήψης σημειώσεων και τα διαθέσιμα ψηφιακά ημερολόγια, πολλοί επαγγελματίες αποδίδουν τις δεξιότητες οργάνωσής τους σε ένα παλιομοδίτικο , χειρόγραφη λίστα εργασιών. Αντί να έχετε διάφορα χαρτιά διάσπαρτα στο γραφείο σας επειδή θα πρέπει να τα αντιμετωπίσετε κατά τη διάρκεια της ημέρας, γράφοντάς τα σε μια λίστα σημαίνει ότι μπορείτε να τα αφήσετε μακριά και να τα βγάλετε μόνο όταν είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσουμε αυτό το έργο.

"Υπάρχει κάτι για να τοποθετήσετε ένα στυλό σε χαρτί και να γράψετε μια λίστα υποχρεώσεων που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι", δήλωσε η Σαμάντ Λάμπερτ, διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού στο γραφείο σχεδιασμού ιστοσελίδων Blue Fountain Media. "Έχοντας μια χειρόγραφη λίστα υποχρεώσεων, με όλες τις εργασίες προτεραιότητας με αριθμό, τα καθήκοντά μου για την ημέρα δεν θα χαθούν ποτέ σε όλα τα άλλα πράγματα που συμβαίνουν στον υπολογιστή μου κατά τη διάρκεια μιας ημέρας. το πρωί βοηθά να περιγράψουμε τι θα μοιάσει η μέρα και θα καταστήσει σαφέστερο στην αρχή της ημέρας τι χρειάζεται να γίνει ». Για την ψηφιακή ακαταστασία

Αδειάστε τα προγράμματα και τα αρχεία που δεν χρησιμοποιούνται.

Όπως και η φυσική σας επιφάνεια εργασίας, θα πρέπει να προσπαθείτε να κρατήσετε την εικονική επιφάνεια εργασίας σας καθαρή και τακτοποιημένη, είπε ο Cohen-Crompton. Απενεργοποιήστε ή εξαλείψτε τα εικονίδια για προγράμματα που δεν χρησιμοποιείτε και κρατήστε τα αρχεία σας οργανωμένα με βάση αυτό που χρειάζεται πιο άμεσα.

Δημιουργήστε ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης και ονοματοδοσίας αρχείων. Με τόσες πολλές εταιρείες που χρησιμοποιούν τη συνεργασία με βάση το σύννεφο τα εργαλεία και την εργασία με πολλαπλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, πληρώνει για να βρει ένα ομαδικό σύστημα για την ονομασία, την αποθήκευση και την πρόσβαση σε αυτά τα ψηφιακά αρχεία.

"Ελάτε με ένα όνομα για τα δικά σας αρχεία ή αν μπορείτε, για τον οργανισμό σας ", δήλωσε ο Lambert. "Η ρύθμιση μιας δομής για τον τρόπο αποθήκευσης των αρχείων θα σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα όταν προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα έγγραφο που αποθηκεύσατε λίγους μήνες πίσω. Η Lambert συνέστησε επίσης τη χρονολόγηση κάθε έκδοσης κάθε εγγράφου που αποθηκεύσατε, ειδικά όταν οι άνθρωποι κάνουν ενημερώσεις και επεξεργασίες.Αποφύγετε τη σύγχυση και τη διατήρηση αρχείων που οργανώνονται κατά συγκεκριμένη ημερομηνία μέσα στο σχήμα ονομασίας για τα αρχεία σας, είπε

Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία προς όφελός σας

Υπάρχουν αμέτρητες εφαρμογές και προγράμματα λογισμικού διαθέσιμα για ανθρώπους που θέλουν για να βγάλουν τα αρχεία τους και τις καθημερινές λίστες υποχρεώσεων, δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε; Δείτε τις εφαρμογές με την υψηλότερη βαθμολογία στη κινητή συσκευή σας ή ζητήστε από το γραφείο και τους κοινωνικούς κύκλους σας να μάθετε ποιες εφαρμογές οργανισμού θα προτείνουν. Αν ψάχνετε για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων επαγγελματικού επιπέδου, ανατρέξτε στη λίστα καλύτερων επιλογών Mobby Business

Διατήρηση της οργάνωσης Ανεξάρτητα από το εάν τα περιουσιακά σας στοιχεία είναι φυσικά ή ψηφιακά, το κλειδί για την απόκτηση (και διατήρηση) οργανωμένη μάθηση για να αναγνωρίσει τι χρειάζεται για την καθημερινή σας εργασία και τι δεν είναι, είπε ο Cohen-Crompton. Συμβουλεύει να διεξάγει έλεγχο για τα πάντα στο γραφείο και τις συσκευές σας και να εξετάζει σε ποιο σκοπό εξυπηρετεί κάθε στοιχείο ή αρχείο.

"Καταλάβετε τι είναι απαραίτητο για να διατηρήσετε - και βεβαιωθείτε ότι είναι απαραίτητο - και τι μπορεί να συμβεί και στη συνέχεια στην πραγματικότητα να απαλλαγούμε από τα πράγματα ", είπε ο Cohen-Crompton. "Για κάθε ψηφιακό αρχείο, η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι μια πολύ καλή λύση για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή για έγγραφα που δεν είναι πλέον ενημερωμένα, t ανάγκη τώρα, αλλά θα χρειαστεί στο εγγύς μέλλον. Ο Cohen-Crompton συνέστησε τη μετακίνηση των αρχείων σε ένα αρχείο για να τα αποκτήσετε "εκτός οράματος", το οποίο θα δημιουργήσει λιγότερα ακαταστασία στον ενεργό φάκελο εισερχομένων ή εγγράφων. Ο David συμφώνησε, σημειώνοντας ότι το ψηφιακό σας σύστημα αρχειοθέτησης θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το σύστημα αρχειοθέτησης χαρτιού σας, με συγκεκριμένους φακέλους που έχουν χρωματική κωδικοποίηση, αν χρειαστεί, για να σας βοηθήσουν να βρείτε τα αρχειοθετημένα έγγραφα γρηγορότερα όταν τα χρειάζεστε

Τελικά το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε για να παραμείνετε οργανωμένοι είναι να κάνετε μια συνήθεια να ασχολείσθε με τα πάντα αμέσως, καθώς εμφανίζεται.

«Διαβάστε το, απαντήστε, διαγράψτε [ή] αρχειοθετήστε», είπε ο Cohen-Crompton. "Η αντιμετώπιση της πιθανής ακαταστασίας στο δρόμο της εξαλείφει την ανάγκη να ασχοληθεί με αυτό αργότερα και προσπαθώντας να την αναγκάσει να βγεί έξω."

Θα υπάρξει εργασία σας σε 5 χρόνια; Πώς «η εργασία γνώσης» αλλάζει

Εάν εργάζεστε καθημερινά σε ένα γραφείο, αρχίστε να προετοιμάζεστε για αλλαγές: Ο ρόλος σας μπορεί να φαίνεται εντελώς διαφορετικός ή μπορεί δεν υπάρχουν καθόλου μέσα σε λίγα χρόνια, σύμφωνα με μια νέα μελέτη από τον παροχέα λογισμικού επικοινωνιών Unify. Περισσότερο από το ένα τρίτο των λεγόμενων εργαζομένων στη γνώση - που ορίζονται στη μελέτη ως υπάλληλοι που «σκέφτονται ζωντανοί» ως διευθυντές και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων σε διάφορους τομείς, όπως η υγειονομική περίθαλψη, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, η δημόσια εκπαίδευση, η αυτοκινητοβιομηχανία και η ενέργεια / χρησιμότητα - πιστεύουν ότι οι ρόλοι που διαδραματίζουν σήμερα δεν θα είναι καθόλου καθόλου μέσα στα επόμενα πέντε χρόνια και το 65% οι θέσεις εργασίας θα φαίνονται πολύ διαφορετικές Τα διακυμάνσεις των εργασιακών περιβαλλόντων, η άνοδος των ανεξάρτητων εργαζομένων και οι ψηφιακοί μετασχηματισμοί πιθανότατα θα διαδραματίσουν ρόλους στον τρόπο με τον οποίο οι θέσεις των γνώσεων και των εργαζομένων θα αλλάξουν τα επόμενα χρόνια.

(Καριέρα)

3 αποκαλυπτικά σημάδια μιας Τοξικό χώρο εργασίας (και πώς να το λύσουμε)

Έχετε εργαστεί ποτέ σε μια επαγγελματική ατμόσφαιρα που σας έκανε να αισθάνεστε στραγγισμένοι, παθιασμένοι ή ανήσυχοι; Το περιβάλλον σας μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις στη στάση και την απόδοσή σας. Δεν έχει σημασία πόσο μεγάλη είναι η επιχείρηση ή πόσο καλά αποζημιώνονται οι υπάλληλοί της. αν το εργασιακό περιβάλλον είναι τεταμένο, οι εργαζόμενοι δεν θα είναι αποτελεσματικοί Ως ηγέτης, θα θελήσετε να δημιουργήσετε μια ενθαρρυντική και εμπνευσμένη ατμόσφαιρα "Μια ισχυρή, ενιαία εταιρική κουλτούρα είναι ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που μπορεί να μειώσει τον κύκλο εργασιών των υπαλλήλων ", δήλωσε ο Andee Harris, επικεφαλής υπάλληλος της HighGround.

(Καριέρα)