Τι είναι η αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών (και πώς μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας);

Τι είναι η αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών;

Το BPA είναι ένα είδος λογισμικού ή μια συστηματοποιημένη μέθοδος που απαιτεί δύσκολες, περιττές ή με άλλο τρόπο πολύπλοκες εργασίες και τις απλοποιεί -ελεύθερη διαδικασία. Σε απλά αγγλικά, αυτό σημαίνει ότι η BPA χρησιμοποιεί λιγότερη τεχνολογία για να κάνει την ίδια δουλειά, καθιστώντας τις λειτουργίες σας πολύ λιγότερο περίπλοκες και πολύ πιο αποτελεσματικές. Ο στόχος του BPA είναι να εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα με αυτόματη ολοκλήρωση κουραστικών εργασιών, γεγονός που στη συνέχεια αυξάνει την παραγωγικότητα επιτρέποντας στους υπαλλήλους σας να επικεντρωθούν στους βασικούς τομείς του ταλέντου.

Ποια είναι τα παραδείγματα της αυτοματοποίησης των επιχειρησιακών διαδικασιών; μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε πτυχή μιας επιχείρησης. Από τη διαχείριση εγγράφων και την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών έως τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλες επαναλαμβανόμενες εργασίες, η BPA μπορεί να συμβάλει στη μείωση του κόστους και την αποφυγή σπατάλης ανθρώπινου δυναμικού σε ένα ευρύ φάσμα επιχειρησιακών τομέων. Τρία κύρια παραδείγματα είναι η διαχείριση πελατών, η εμπορία και η υποστήριξη πελατών.

Διαχείριση Πελατών

Η διαχείριση πελατών και λογαριασμών μπορεί να είναι συντριπτική για τις μικρές επιχειρήσεις. Η χρήση του λογισμικού BPA μπορεί να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

"Ως αναπτυσσόμενος διαδικτυακός οργανισμός μάρκετινγκ με δύο γραφεία και πελάτες σε ολόκληρη τη χώρα, υπάρχουν πολλά κινούμενα κομμάτια σε κάθε λογαριασμό", δήλωσε ο Katelyn McKinley, στην εταιρεία μάρκετινγκ Blue Corona Inc.

Οπουδήποτε από τρία έως δέκα άτομα μπορεί να χειρίζεται κάθε πελάτη της Blue Corona, ο οργανισμός χρησιμοποιεί το λογισμικό BPA Central Desktop ως κεντρικό κόμβο για το προσωπικό και τους πελάτες, δήλωσε ο McKinley

Χρησιμοποιούμε την κεντρική επιφάνεια εργασίας για να διασφαλίσουμε ότι δεν θα πέσουμε ποτέ την μπάλα και ότι κάθε μέλος του λογαριασμού είναι ενημερωμένο για το τι συμβαίνει με το λογαριασμό, γνωρίζει τι πρέπει να γίνει ανά πάσα στιγμή και μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλα τα αρχεία που χρειάζονται με το κλικ ένα κουμπί ", ανέφερε.

Για να περιγράψουμε εδώ, μερικοί τρόποι με τους οποίους ο McKinley είπε ότι η Central Desktop έχει βοηθήσει στην αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό των διαδικασιών του οργανισμού:

Συνεργασία

από ένα πρότυπο που έχει όλα τα βασικά ορόσημα kickoff της εταιρείας και τα καθήκοντα. Αυτά περιλαμβάνουν την επιστροφή του αντιπροσώπου πωλήσεων για να φορτώσει την υπογεγραμμένη σύμβαση για όλη την ομάδα για να δει, το τμήμα τιμολόγησης να δημιουργήσει το πρώτο τιμολόγιο και ο διαχειριστής λογαριασμού να προγραμματίσει μια κλήση kickoff και να συμπληρώσει μια σειρά εγγράφων πρόσληψης πελάτη που στη συνέχεια μοιράζονται το υπόλοιπο της ομάδας λογαριασμού

• Αυτόματες ενημερώσεις Όταν γίνονται αλλαγές σε μια υπάρχουσα σύμβαση πελάτη (π.χ. μια αλλαγή στον προϋπολογισμό τους, ένα νέο πρόσθετο υπηρεσίας), υπάρχει ένα notepad το οποίο ενημερώνει ο διαχειριστής λογαριασμού . Αυτή η ενημέρωση αποστέλλεται αυτόματα σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (κυρίως χρεώσεις) για να τους ειδοποιήσει για την αλλαγή.
• Διαχείριση εγγράφων Όταν οι πελάτες ανεβάζουν έγγραφα που επιθυμούν να μοιραστούν με την εταιρεία (π.χ. η ομάδα ενημερώνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορεί να συνδεθεί για να τις κατεβάσει, να τις επισυνάψει σε επερχόμενες εργασίες και άλλα.
• Εταιρικό intranet. Όταν οι εργαζόμενοι συνδεθούν, η προεπιλεγμένη σελίδα είναι το Intranet της εταιρείας. Εκεί, οι υπάλληλοι μπορούν να λαμβάνουν ενημερώσεις σχετικά με την κατάσταση από άλλους υπαλλήλους, να διαβάζουν ενημερώσεις και προβλέψεις για τις πωλήσεις των εταιρειών, να βλέπουν το ημερολόγιο της εταιρείας και τα επερχόμενα συμβάντα κλπ. Από το Intranet, μπορούν επίσης να ζητούν PTO / vacation ), πηγαίνετε στις πολιτικές της εταιρίας / εγχειρίδιο σε απευθείας σύνδεση και πολλά άλλα.
• Το σύστημα που η εταιρεία χρησιμοποίησε προηγουμένως, από την άλλη πλευρά, περιλάμβανε έναν κατάλογο πλυντηρίων διαφορετικών υπηρεσιών για την εκτέλεση μεμονωμένων εργασιών. Στην παιδική ηλικία της εταιρείας, η McKinley και το προσωπικό της χρησιμοποίησαν υπηρεσίες όπως το Box.com για να μοιραστούν αρχεία, το Basecamp για τη διαχείριση έργων και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μόνο για συνεργασία. Αντίθετα, διαπίστωσαν ότι διάφοροι άνθρωποι και διαφορετικά τμήματα βασίζονταν σε μεγάλο βαθμό σε ένα σύστημα και σπάνια χρησιμοποιούσαν άλλους, δήλωσε ο Mckinley "Θα μπορούσα να συνεχίσω και να μιλήσω για τους τρόπους με τους οποίους [η αυτοματοποίηση βοήθησε] την επιχείρησή μας, αλλά έχοντας ένα λογισμικό για να διαχειριστούμε την κοινή χρήση αρχείων, τη διαχείριση έργων και την εσωτερική και εξωτερική συνεργασία, έχει αυξήσει σημαντικά την αποτελεσματικότητά μας και την ποιότητα της εργασίας μας", δήλωσε ο McKinley .

Μάρκετινγκ και υποστήριξη πελατών

Ως εναλλακτική λύση από τη χρήση ενός ενιαίου λογισμικού αυτοματοποίησης επιχειρήσεων, οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ένα οικοσύστημα εφαρμογών για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών τους. Το κλειδί είναι να ενσωματώσουμε διαφορετικές εφαρμογές Web με έναν συνεκτικό τρόπο που θα τους κάνει να δουλεύουν μαζί, αντί να λειτουργούν ως ξεχωριστά συστήματα, δήλωσε ο Gabriel Mays, ιδρυτής της πλατφόρμας για την δημιουργία ιστοτόπων Just Add Content. <>

Χρησιμοποιούμε την αυτοματοποίηση των επιχειρήσεων για τον εξορθολογισμό τις προσπάθειες μάρκετινγκ και εξυπηρέτησης των πελατών ", δήλωσε ο Mays. "Για το μάρκετινγκ, τα νέα άρθρα blog δημοσιεύονται αυτόματα στο Twitter, στο Facebook, στο LinkedIn και στο Google+. Αυτό απομακρύνει τον πόνο από το χέρι να τοποθετείται σε κάθε ένα από αυτά τα δίκτυα, ώστε να μπορούμε να επικεντρωθούμε σε άλλα πράγματα." βοήθησαν την Mays να εκτελεί εκστρατείες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. "Οι επισκέπτες που συμμετέχουν στο newsletter προστίθενται αυτόματα στη λίστα μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας και στέλνουν δωρεάν μαθήματα για την καλύτερη προβολή του ιστότοπού τους κατά τη διάρκεια μιας εβδομάδας με ένα μάθημα κάθε μέρα", ανέφερε.

Η ίδια τεχνολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση της υποστήριξης πελατών. Για παράδειγμα, όταν αποστέλλεται ένα αίτημα βοήθειας, δημιουργείται ένα εισιτήριο στο λογισμικό του γραφείου υποστήριξης της εταιρείας για να διασφαλιστεί ότι το αίτημα παρακολουθείται σωστά, εξηγεί ο Mays. Επιπλέον, όλα τα αρχεία που υποβάλλονται με το αίτημα βοήθειας φορτώνονται αυτόματα σε ένα λογαριασμό Dropbox για εύκολη πρόσβαση και αποθήκευση, πρόσθεσε.

Η αυτοματοποίηση των επιχειρήσεων μπορεί επίσης να ενσωματωθεί στο λογισμικό διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM). "Οι πελάτες που μας έρχονται σε επαφή με τα κανάλια πωλήσεων προστίθενται αυτόματα στο CRM, ώστε να μπορέσουμε να τα παρακολουθήσουμε", δήλωσε ο Mays. "Επιπλέον, κάθε φωνητικό ταχυδρομείο που έχει απομείνει στο σύστημα του τηλεφώνου μετά από τις ώρες μεταφέρεται και αποστέλλεται σε μας μέσω του συστήματος εισιτηρίων βοήθειας για εύκολη παρακολούθηση το επόμενο πρωί."

Ακόμα δεν είμαστε πεπεισμένοι ότι η αυτοματοποίηση των επιχειρήσεων είναι κατάλληλη για εσάς; Ακολουθούν περισσότερα παραδείγματα για τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τη BPA για να μεγιστοποιήσουν τους πόρους τους:

Λιγότερες διοικητικές εργασίες

"Διαχειριζόμαστε μια επιχείρηση θυρίδων ταξιδιών για τους προορισμούς της Disney.Διαθέτουμε λογισμικό αυτοματοποίησης για όλα - διαχείριση πελάτη, ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ευχαριστήρια γράμματα, προκαταρκτικά ερωτηματολόγια, υπενθυμίσεις για την ταξιδιωτική ασφάλιση και ακόμη και αυτόματες μηνιαίες πληρωμές για ορισμένα πράγματα.Χρησιμοποιούμε την Infusionsoft και την προσαρμόσαμε στην ταξιδιωτική βιομηχανία.Έχει ελευθερώσει αρκετούς ώρες για να μπορέσουμε πραγματικά να εξατομικεύσουμε τις ανάγκες των πελατών μας, διακοπές και να μιλήσετε με τους ανθρώπους στο τηλέφωνο, ώστε να μην κάνουμε τόσα πολλά admin.It έχει επίσης κοπεί κάτω από την κατώτατη γραμμή με όλα μπορεί να αυτοματοποιήσει ότι το προσωπικό δεν έχει να κάνει ή να εντοπίσει.

Amy Sinclair, ιδιοκτήτης

Αυτιά της εμπειρίας

Βελτιστοποιημένη διαχείριση ιστότοπου "Χρησιμοποιώ το AffiloTools για την καθημερινή διαχείριση και παρακολούθηση των ιστοτόπων μας, εκτός από τον έλεγχο.Το KissMetrics με βοηθά να μάθω πώς βασικοί πελάτες μας χρησιμοποιούν τους ιστοτόπους μας.Το Customer.io βοηθά τους πελάτες μας σε καίριες στιγμές κατά τη χρήση των ιστοτόπων μας.Είναι βέλτιστη για τη βελτιστοποίηση των σελίδων προορισμού μας για τη βελτίωση των ρυθμών μετατροπής. υψηλού επιπέδου επισκόπηση της απόδοσης της εταιρείας μας και χρησιμοποιείται στο γραφείο μας. " - Simon Slade, CEO και συνιδρυτής,

Affilorama

Καλύτερη διαχείριση έργου "Το λογισμικό αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών που χρησιμοποιούμε είναι το Redmine. ενημερώστε αυτόματα με τις νέες εξελίξεις.Το λογισμικό αποστέλλει αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν κάποιος λαμβάνει μια νέα εργασία ή ολοκληρώνει μια παλιά.Redmine παρακολουθεί το ιστορικό κάθε έργου και εργασίας, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε οποιοδήποτε σημείο για να αναφέρετε κάτι ή να δούμε πώς εξελίχθηκε.Υπάρχει επίσης μια επιλογή για να θέσουμε ερωτήσεις μέσω της Redmine, η οποία μας βοήθησε να επικοινωνούμε πιο αποτελεσματικά.Πριν την εφαρμογή του Redmine, κάποια από τα καθήκοντά μας χάθηκαν ή ξεχάστηκαν Δεν είχαμε να ανησυχούμε ότι από τη στιγμή που το χρησιμοποιήσαμε, μας έκανε πιο υπεύθυνο και βελτίωσε πραγματικά τη διαχείριση του χρόνου μας ». - Vladimir Gendelman, Διευθύνων Σύμβουλος,

Φάκελοι Εταιρείας

Αποτελεσματικοί άνθρωποι που εντοπίζουν Στο MIT Sloan στόχος μας είναι να οικοδομήσουμε μια κοινότητα καινοτόμων για την αειφορία από τους φοιτητές και τους αποφοίτους, , η κυβέρνηση και οι ΜΚΟ.Αυτή η εκτεταμένη κοινότητα κάνει για ένα ευρύ φάσμα επαφών και ξεκινήσαμε να χρησιμοποιούμε το SalesForce για να παρακολουθείτε όλους.Ο Cirrus Insight σάς επιτρέπει να δημιουργώ επαφές στη βάση δεδομένων μας, να αποστέλλουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να βλέπω βασικές πληροφορίες για τους ανθρώπους όταν ακούω από αυτούς, χωρίς να φεύγετε ποτέ από το gmail. Jason Jay, Διευθυντής Πρωτοβουλίας Βιώσιμης Ανάπτυξης, MIT Sloan

Λιγότερο περίπλοκο νομικό έργο

Χρησιμοποιούμε προσαρμοσμένο λογισμικό για να αυτοματοποιήσουμε το νόμιμο έργο της απόκτησης πελατών από συμβάσεις κινητής τηλεφωνίας. Από την πλευρά του πελάτη, τα τρία νομικά βήματα που εμπλέκονται είναι (1) ο εντοπισμός παραβίασης, (2) η διατύπωση έγκυρης αντίρρησης και (3) η μετάβαση σε νέο πάροχο σύμφωνα με τη συμφωνία πελάτη του τρέχοντος παρόχου. Το λογισμικό αυτοματοποίησης επιτρέπει στους πελάτες να ολοκληρώσουν αυτά τα τρία βήματα σε περίπου 5 συνολικά λεπτά στο CellBreaker.com για μια περίοδο 7 ημερών. Σούπερ εύκολη? Ταχύτατο; και εγγυημένη αποτελεσματικότητα. Jon Colgan, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος

CellBreaker.com

Βελτιωμένη πρόβλεψη Η χρήση του Excel ως εργαλείου σχεδιασμού λειτουργεί εξαιρετικά, αλλά δεν υπάρχει μια λογική μέθοδος που γνωρίζω να διατηρείτε τα spreadsheets ενημερωμένα και ακριβή εγκαίρως. Τελικά, είναι η εκτέλεση και η πληρωμή για ένα εμπορικό πρόγραμμα που υποφέρει. Οι δυνατότητες πρόβλεψης του AFS TradePro TPM επιτρέπουν στην Popcorn, την ομάδα επιχειρήσεων της Ινδιάνα να σχεδιάσει καλύτερα την παραγωγή. Η ομάδα αγορών μας μπορεί να αναθεωρήσει τις μακροπρόθεσμες προβλέψεις για την εξασφάλιση πρώτων υλών και η εφοδιαστική μπορεί να προγραμματίσει τις ανάγκες μεταφοράς για να υποστηρίξει επιπλέον όγκο κατά τη διάρκεια μιας προώθησης. Μετά από 60 μέρες που ζούσαν στο σύστημα TPM, η Popcorn, Indiana μείωσε τις μειώσεις προώθησης του εμπορίου της κατά περισσότερο από 50 τοις εκατό. Το TPM βοήθησε επίσης την Popcorn, Indiana να μειώσει κατά το ήμισυ τον δείκτη βασικών δεικτών απόδοσης (KPI). να εξαλείψει την ανάγκη επανεξέτασης και ταξινόμησης πολλών βιβλίων εργασίας του Excel που είχαν υποβληθεί προηγουμένως σε διάφορες μορφές από κάθε αντιπρόσωπο πωλήσεων. και να ενισχύσει την ομάδα πωλήσεων με πληροφορίες που βασίζονται σε γεγονότα για να ξεκινήσει γόνιμες συζητήσεις με τους πελάτες. "- John Kittle, αντιπρόεδρος επιχειρηματικού προγραμματισμού και διορατικότητας

Popcorn, Indiana

είναι το πώς αυτοματοποιούμε τη διαδικασία του οργανισμού μας. Βλέπουμε την αυξημένη παραγωγικότητα και τη συνολική αποδοτικότητα της εταιρείας. Το AffinityLive ενοποιεί τη διαδικασία μας και διευκολύνει την επικοινωνία σε όλα τα τμήματα και τα γραφεία. Από τη σκοπιά της τιμολόγησης, χρειάστηκε να διαρκέσει 10 ημέρες για να βγούμε από τιμολόγια συντήρησης. τώρα χρειάζονται μόνο δύο. Ο αυτοματισμός μας βοηθά να ενισχύσουμε τα σήματα υγειονομικής περίθαλψης, επιστήμης και τεχνολογίας που κάνουν τον κόσμο μια καλύτερη θέση. - Rebecca Angelos, αντιπρόεδρος επιχειρήσεων, HDMZ

Αρχικά δημοσιεύθηκε στις

---

Γιατί οι καλύτεροι επιχειρηματίες ξέρουν πότε πρέπει να σταματήσουν

Μια μελέτη που δημοσιεύτηκε ηλεκτρονικά στο περιοδικό International Small Business Journal έδειξε ότι παρόλο που η εμμονή είναι το κλειδί για την επιχειρηματικότητα επιτυχία, οι επιχειρηματίες θα μπορούσαν να είναι πιο ευημερούμενοι αν όχι μόνο καταλάβουν πότε να ξεκινήσουν μια επιχείρηση και να αναλάβουν κινδύνους αλλά και να ξέρουν πότε να την εγκαταλείψουν και να βρουν κάτι που προσφέρει μεγαλύτερη ευκαιρία.

(Επιχείρηση)

Ευχαριστούμε για τις αναμνήσεις: 6 Επιχειρήσεις για να βελτιώσετε τη σπασμένη καρδιά σας

Οι διακοπές είναι τρομερές. Δεν υπάρχει τρόπος γύρω από πόσο επώδυνος μπορεί να είναι. μπορεί να επιταχύνει τη ζωή σας μέχρι να βρεθεί ένας τρόπος να κινηθείτε πέρα ​​από αυτό. Η μάθηση για να αντιμετωπίσει είναι μέρος της διαδικασίας, και μερικές φορές το αγαπημένο σας παγωτό ή λυπηρό Mixtape δεν είναι αρκετό.

(Επιχείρηση)