5 απλοί αποδεδειγμένοι τρόποι για να βελτιώσετε τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Αισθάνεστε ότι τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας αναλαμβάνουν τη ζωή σας; Αν περνάτε όλο το χρόνο σας μέσα και έξω από το γραφείο διαβάζοντας και ανταποκρινόμενοι στα μηνύματα, ίσως έχετε δίκιο. Αλλά τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν μερικοί γρήγοροι και εύκολοι τρόποι για να αποκτήσετε τον έλεγχο των εισερχομένων σας, που θα σας αφήσουν να αισθανθείτε πολύ πιο παραγωγικοί και πολύ λιγότερο άγχος.

Έτοιμοι για μια γενική επισκευή; Ακολουθήστε αυτές τις πέντε δοκιμασμένες συμβουλές

Κατάργηση εγγραφής

Μπορεί να νομίζετε ότι κάνετε τον εαυτό σας μια χάρη με την εγγραφή σε σχετικά ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ίσως είστε καλύτερα να βρείτε άλλους τρόπους να κρατήσετε τον εαυτό σας στον βρόχο χωρίς να φράξετε τα εισερχόμενά σας . Η λήψη πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα είναι ήδη συντριπτική και αν είστε συντηρητικός συνδρομητής, κάνετε μόνο τα πράγματα σκληρότερα για τον εαυτό σας.

Σύμφωνα με μια μελέτη της Harris Interactive, οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να συμβαδίσουν με περισσότερα από 50 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, ανέφερε η ABC News. Η έρευνα, η οποία αμφισβήτησε περίπου 2.000 αμερικανούς ενήλικες, διαπίστωσε ότι μόνο το 6% των εργαζομένων δήλωσε ότι θα μπορούσαν να αναλάβουν περισσότερα από 50 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Η μελέτη διαπίστωσε επίσης ότι ένας στους πέντε εργαζόμενους αισθάνεται ότι είναι υπό πίεση εξαιτίας της υπερφόρτωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με την περικοπή ορισμένων ή όλων των συνδρομών που δεν χρειάζεστε απολύτως, θα μπορούσατε επίσης να κόψετε μερικές από τις πιέσεις


Μπορεί να φανεί προφανές, αλλά ο έλεγχος των μηνυμάτων σας κάθε 5 λεπτά μπορεί να σας κάνει να αισθάνεστε άγχος και μπορεί να σας κάνει λιγότερο παραγωγικούς. Αν ελέγχετε συνεχώς και απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που εμφανίζεται μια νέα ειδοποίηση μηνύματος, δεν θα πραγματοποιηθεί καμία εργασία υψηλής προτεραιότητας. Ωστόσο, αφήνοντας τους ανθρώπους που κρέμονται στα εισερχόμενά σας δεν είναι καλό ούτε για τις επιχειρήσεις. Αντίθετα, προσπαθήστε να προγραμματίσετε συγκεκριμένα τμήματα του χρόνου καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας για να ανοίξετε και να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μια μελέτη που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Computers at Human Behavior, εξέτασε τους εργαζόμενους που περιορίστηκαν να ελέγχουν το email τους μόνο τρεις φορές την ημέρα. Η μελέτη διαπίστωσε ότι αυτοί οι εργαζόμενοι ήταν λιγότερο έντονοι, λιγότερο έμμισθοι και πιο παραγωγικοί από όσους έφυγαν από τις ειδοποιήσεις τους και έλεγαν τα μηνύματά τους συνεχώς καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, σύμφωνα με το New York Magazine.

Αν ανησυχείτε για την έλλειψη επειγόντων μηνυμάτων από πελάτες ή σημαντικές ενημερώσεις από τον προϊστάμενό σας, δοκιμάστε να ορίσετε φίλτρα στα εισερχόμενά σας για να σας ειδοποιήσει μόνο όταν έρθουν σε επαφή τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αποθηκεύστε τα υπόλοιπα μηνύματα για τα παραχωρημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Αφήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραφείο

Όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου - είτε όταν φτάσετε στο σπίτι μετά από μια κουραστική μέρα, όταν είναι το Σαββατοκύριακο ή ακόμα και όταν είστε διακοπές - βεβαιωθείτε ότι έχετε απενεργοποιήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Οι περισσότεροι υπάλληλοι που χρησιμοποιούν smartphones συνδέονται με τα μηνύματα εργασίας τους, μπορεί να αισθάνονται αδύνατο να ξεφύγουν από τις ευθύνες και τον άγχος του γραφείου, αλλά οι μελέτες δείχνουν ότι η διατήρηση αυτού του συνδέσμου είναι πραγματικά κακή για την υγεία σας.

, Το 59 τοις εκατό των αμερικανών εργαζομένων χρησιμοποιούν τις κινητές συσκευές τους για να δουλεύουν μετά τις κανονικές ώρες εργασίας, ανέφερε η Fortune.com. Μια άλλη έρευνα, από την Good Technology, διαπίστωσε ότι 68 τοις εκατό των ανθρώπων ελέγχουν το email εργασίας τους πριν από τις 8 π.μ., το 50 τοις εκατό το ελέγχει ενώ στο κρεβάτι, 57 τοις εκατό κάνουν για οικογενειακές εκδρομές και το 38 τοις εκατό ελέγχουν ακόμη και το email τους στο τραπέζι. Ωστόσο, αυτό μπορεί να προκαλέσει κάτι περισσότερο από άγχος στην ψυχική σας υγεία. μπορεί να προκαλέσει και φυσικά προβλήματα. Μαζί με τα ψυχολογικά ζητήματα, ο έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός των ωρών εργασίας μπορεί επίσης να οδηγήσει σε γαστρεντερικά και καρδιαγγειακά προβλήματα, σύμφωνα με μελέτη της περιοδικής Chronobiology International, όπως αναφέρει η Fortune.com.

Είναι εντάξει να κάνετε check in αν περιμένετε αλλά είναι καλύτερα για εσάς αν μπορείτε να αποφύγετε να παραμείνετε σε λειτουργία γραφείου στις μη εργάσιμες ώρες σας.

Μεταβείτε στην υπηρεσία ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων

Μερικές φορές η καλύτερη στρατηγική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να γνωρίζετε πότε να μην χρησιμοποιείτε καθόλου ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αν έχετε ένα παρελθόν με τον προϊστάμενό σας ή έναν συνάδελφο που δεν χρειάζεται συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, αλλά αναλαμβάνει πολύτιμο χρόνο μέσω email, επωφεληθείτε από το σύστημα άμεσων μηνυμάτων της εταιρείας σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλες επιλογές συνομιλίας όπως το Slack ή το Gchat. Το Instant Messaging (IM) μπορεί να πάρει μέρος του χρόνου αναμονής από τη συνομιλία σας και να σας κρατήσει μακριά από τα ήδη αγχωτικά εισερχόμενά σας.

Σύμφωνα με μια έκθεση της The Radicati Group, η χρήση του instant messaging από τις επιχειρήσεις συνεχίζει να αυξάνεται. ο αριθμός των λογαριασμών ΔΤ παγκοσμίως ανήλθε σε 3,2 δισ. το 2015. Και χρησιμοποιείται συχνά στις ίδιες περιπτώσεις στις οποίες πολλοί άνθρωποι θα βασίζονταν κανονικά στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Και σύμφωνα με The Guardian, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν διαπιστώσει ότι η μετάβαση στην ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων έχει μειώσει το άγχος και την απλοποιημένη καθημερινή εσωτερική επικοινωνία. Για παράδειγμα, ο Steven Drost, Διευθύνων Σύμβουλος της Stipso, δήλωσε ότι συνήθιζε να ξυπνάει έως και 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, αλλά μετά τη μετάβαση στο IM, εκτιμά ότι τα εισερχόμενά του ήταν περίπου 60% λιγότερα, δήλωσε ο The Guardian. η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων μπορεί επίσης να είναι μια απόσπαση της προσοχής. Έτσι χρησιμοποιήστε τις επιλογές του πελάτη συνομιλίας σας, ρυθμίζοντας την κατάστασή σας σε απασχολημένη ή μη διαθέσιμη όταν βρίσκεστε σε συναντήσεις ή εργάζεστε σε ένα έργο που απαιτεί την αμέριστη προσοχή σας

Κρατήστε σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Κανείς δεν αρέσει να διαβάζει μακρά, έτσι μην σπαταλάτε το χρόνο σας στέλνοντας σιωπηρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σύμφωνα με μια μελέτη από το MailTime, όσο περισσότερο είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να το διαβάσετε. Η έρευνα διαπίστωσε ότι το 19 τοις εκατό των ανθρώπων δεν θα διαβάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεγαλύτερο από μία παράγραφο, το 51 τοις εκατό δεν θα διαβάσει το παρελθόν, το 76 δεν θα διαβάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περισσότερο από τρεις παραγράφους και το 84 τοις εκατό δεν θα διαβάσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περισσότερο από τέσσερις παραγράφους. Έτσι, εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο και να διασφαλίσετε ότι το μήνυμά σας είναι πραγματικά αποτελεσματικό, κρατήστε το σύντομο.

Αυτό περιλαμβάνει και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τα εμπρός. στέλνοντας τεράστια, αποδιοργανωμένα θέματα είναι συντριπτική στους συναδέλφους και τους εργαζομένους σας, δήλωσε ο Forbes. Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να διαλέξετε τις σημαντικές λεπτομέρειες και να στείλετε μόνο ό, τι είναι απαραίτητο (και σε ποιον - μην είστε υπερβολικά γενναιόδωροι με το πλήκτρο απάντησης, όλοι.)

Πώς ξέρεις ότι ήρθε η ώρα να βρεις έναν επενδυτή

Σε κάποιο σημείο, κάθε νέα επιχείρηση έρχεται σε σταυροδρόμι. Ίσως ο επιχειρηματίας να μην διαθέτει τη χρηματοδότηση για να πάρει περαιτέρω την ιδέα. Ή ίσως ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης να είναι καλός σε ορισμένες πτυχές της λειτουργίας της επιχείρησης, όπως η κατάκτηση νέων πελατών και ο εντοπισμός τομέων δυνητικής ανάπτυξης, αλλά χρειάζεται κάποια βοήθεια για τον προϋπολογισμό και τον καθορισμό προτεραιοτήτων εάν επιθυμούν να επεκταθούν.

(Επιχείρηση)

Αντιμετωπίστε τις προκλήσεις των διακοπών με μια ισχυρή επιχειρηματική στρατηγική

Μια μελέτη από το Office Depot αποκάλυψε ότι η κατοχύρωση οι αναθέσεις ολοκληρώνονται και έχουν αρκετούς οικονομικούς πόρους για να έχουν ένα κερδοφόρο και επιτυχημένο τέλος του έτους είναι οι μεγαλύτερες ανησυχίες των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων καθώς κατευθύνονται προς την περίοδο των διακοπών. Συγκεκριμένα, το 32% των ιδιοκτητών μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων που συμμετείχαν στην έρευνα ανέφεραν ότι η ταμειακή ροή ήταν η μεγαλύτερη περίοδος διακοπών τους.

(Επιχείρηση)