Το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Επιλέξαμε το eFileCabinet από τα δεκάδες συστήματα διαχείρισης εγγράφων που εξετάσαμε. Για να διαβάσετε την πλήρη μεθοδολογία μας και μια πληρέστερη λίστα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων, επισκεφτείτε τη σελίδα μας για τις καλύτερες επιλογές αναζήτησης. Γιατί eFileCabinet;

Το eFileCabinet επιτρέπει στους χρήστες να συνδεθούν στο σύστημα από οποιονδήποτε υπολογιστή ή κινητή συσκευή συνδεδεμένη στο διαδίκτυο . Επιπλέον, το σύστημα προσφέρει σχεδόν όλες τις δυνατότητες που χρειάζονται οι μικρές επιχειρήσεις από ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Απομακρυσμένη πρόσβαση

Αυτό που κάνει το eFileCabinet ιδανική λύση διαχείρισης εγγράφων για μικρές επιχειρήσεις με απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση από οποιοδήποτε σημείο . Σε αντίθεση με τα συστήματα εσωτερικών χώρων που χρειάζονται να ρυθμιστούν ειδικά για να συνδεθείτε σε αυτά εκτός του γραφείου, αυτή η λύση που βασίζεται σε σύννεφο είναι εύκολη στη χρήση από οποιονδήποτε υπολογιστή ή κινητή συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτό δίνει στους υπαλλήλους πλήρη πρόσβαση στο σύστημα, είτε εργάζονται από το γραφείο, το σπίτι ή οποιαδήποτε άλλη τοποθεσία.

Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι έχουν πλήρη χρήση του συστήματος, όχι μόνο κομμάτια του. Ενώ τα περισσότερα από τα υπόλοιπα συστήματα που αναλύσαμε προσφέρουν απομακρυσμένη πρόσβαση, δεν παρέχουν όλα αυτά πλήρη λειτουργικότητα έξω από το γραφείο. Αυτό το σύστημα λειτουργεί το ίδιο ανεξάρτητα από το πού εργάζεστε.

Σημείωση του συντάκτη: Ψάχνετε για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας; Αν ψάχνετε για πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να έχετε το site αδελφή μας, BuyerZone, δωρεάν για σας από διάφορες προμηθευτές:

Αυτό το σύστημα διαθέτει επίσης εντυπωσιακή εφαρμογή για κινητά για iOS ή συσκευές Android. Με την εφαρμογή, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των αρχείων πριν τα κατεβάσετε, να κατεβάσετε και να ανοίξετε έγγραφα σε άλλες εφαρμογές, να μεταφορτώσετε έγγραφα από άλλες εφαρμογές, να μοιραστείτε αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να εκτυπώσετε έγγραφα και να δείτε το μέγεθος αρχείου για κάθε στοιχείο που έχετε κατεβάσει. Μπορείτε επίσης να φωτογραφίζετε έγγραφα με κινητή κάμερα και να τα φορτώνετε απευθείας στο σύστημα. Αυτό είναι ένα εργαλείο που οι περισσότερες εφαρμογές κινητών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων που αναλύσαμε δεν προσφέρουν.

Βρήκαμε επίσης ότι η εφαρμογή για κινητά είναι πολύ εύκολη στη χρήση. Είναι γρήγορη και παρέχει γρήγορη πρόσβαση στα έγγραφα που χρησιμοποιείτε περισσότερο. Στην αρχική σελίδα εμφανίζονται τα αρχεία στα οποία έχετε εργαστεί πρόσφατα και αυτά που έχετε επισημάνει ως αγαπημένα. Επιπλέον, υπάρχει μια καρτέλα μενού που περιλαμβάνει μια γραμμή αναζήτησης για να εντοπίσετε γρήγορα οποιοδήποτε έγγραφο στο σύστημα και έναν σύνδεσμο που σας επιτρέπει να δείτε όλα τα ντουλάπια, τα συρτάρια και τους φακέλους σας.

Δεδομένου ότι πρόκειται για ένα σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο, το eFileCabinet λαμβάνει διάφορες προφυλάξεις ασφαλείας για να διασφαλίσει ότι τα αρχεία προστατεύονται ανά πάσα στιγμή. Όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται στα πιστοποιημένα από την εταιρεία κέντρα δεδομένων που είναι συμβατά με το επίπεδο 1 PCI. Για μέγιστη προστασία, τα έγγραφα κρυπτογραφούνται κατά τη διάρκεια της μετάδοσής τους.

Σχέδια και Τιμολόγηση

Το eFileCabinet Online προσφέρει διάφορα σχέδια για μικρές επιχειρήσεις, οι οποίες διαφέρουν σε αποθηκευτικούς χώρους και χαρακτηριστικά και χρεώνονται ετησίως. Ολοκληρωμένες λειτουργίες: Ασφαλής κοινή χρήση αρχείων

Τιμή: $ 15 ανά μήνα, ανά χρήστη

Advantage

Αποθήκευση: 1TB

• Χαρακτηριστικά: Ασφαλής κοινή χρήση αρχείων με eFileCabinet DMS, SideKick, αποθήκευση, προσαρμοσμένα και έτοιμα πρότυπα, έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, ενσωμάτωση λογισμικού, πρόσβαση σε κινητά κ.α.
• Τιμή: $ 30 ανά μήνα 3 χρήστες)
• Επιχείρηση

Αποθήκευση: 5TB

• Χαρακτηριστικά: Όλα τα πλεονεκτήματα του σχεδίου Advantage, καθώς και αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διεργασιών, ζωντανή καταγραφή OCR, βιβλιοθήκες αυτοματισμού, > Τιμή: $ 55 ανά μήνα, ανά χρήστη, χρεώνεται ετησίως
• Για μεγαλύτερες επιχειρήσεις, υπάρχει ένα Επιχειρησιακό σχέδιο που περιλαμβάνει άδεια χρήσης ιστότοπου και αποθηκευτικό χώρο άνω των 5TB ανάλογα με τις ανάγκες σας. Η τιμή είναι προσαρμοσμένη για κάθε επιχείρηση και απαιτεί ένα απόσπασμα από το eFileCabinet
• Χαρακτηριστικά

Ένα από τα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά της eFileCabinet είναι η λειτουργία αδειοδότησης, η οποία σας επιτρέπει να περιορίσετε ποιος μπορεί να προβάλλει και να επεξεργάζεται συγκεκριμένα αρχεία. Οι άδειες μπορούν να εκχωρηθούν από μεμονωμένους υπαλλήλους ή ομάδες χρηστών, όπως διαχειριστές ή ομάδες πωλήσεων. Αυτό σας επιτρέπει να διασφαλίσετε ότι μόνο οι εργαζόμενοι με άδεια έχουν πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα.

• Αυτό το σύστημα σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε πρότυπα μέσα στο σύστημα. Αυτά τα πρότυπα χρησιμεύουν ως πλαίσιο για έγγραφα που χρησιμοποιείτε συνήθως, όπως τιμολόγια ή επιστολόχαρτα. Τα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν με ορισμένες πληροφορίες που έχουν ήδη συμπληρωθεί, όπως το όνομα και τη διεύθυνση της επιχείρησής σας, αφήνοντας κενό το έγγραφο.
• Άλλα χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν μια οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (εργαλείο OCR), η οποία χρησιμοποιείται όταν Σάρωση εγγράφων στο σύστημα. την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας Sidekick, η οποία προσφέρει γρήγορη πρόσβαση στα αρχεία σας. SecureDrawer, το οποίο σας επιτρέπει να στέλνετε ηλεκτρονικά αρχεία εμπιστευτικού μεγέθους έως και 1GB σε συναδέλφους ή πελάτες. και το eSignature, το οποίο σας επιτρέπει να στέλνετε έγγραφα σε άλλους για ψηφιακή υπογραφή και να αποθηκεύετε όλα τα ψηφιακά υπογεγραμμένα αρχεία σε μια ασφαλή τοποθεσία.
• Το eFileCabinet ενσωματώνει τα Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage και Foxit και προσφέρει ενσωμάτωση API στο επίπεδο Advantage

Εξυπηρέτηση Πελατών

Ήμασταν πολύ ευχαριστημένοι με την εξυπηρέτηση πελατών που λάβαμε από το eFileCabinet. Κατά τη διάρκεια της αρχικής πρόσκλησής μας, μιλήσαμε με έναν εκπρόσωπο που πήρε το χρόνο να βεβαιωθεί ότι είχαμε μια σαφή κατανόηση του συστήματος. Συζητήσαμε την τιμολόγηση, τον τρόπο πρόσβασης στη λύση του cloud, τις λειτουργίες του, τον τρόπο λειτουργίας της εφαρμογής για κινητά, την ποσότητα αποθηκευμένου χώρου και τα μέτρα ασφαλείας του κέντρου δεδομένων.

Οι χρήστες του συστήματος μπορούν να επικοινωνήσουν με την ομάδα υποστήριξης μέσω ζωντανής συνομιλίας, email από τις 7:30 π.μ. έως 6 μ.μ. (MST) από Δευτέρα έως Παρασκευή. Ένας ενσωματωμένος οδηγός χρήστη απαντά σε ερωτήσεις όπως τον τρόπο δημιουργίας ντουλαπιών αρχείων και φακέλων καθώς και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μοιράζεστε και να αποθηκεύετε έγγραφα. Επιπλέον, ο ιστότοπος διαθέτει αρκετά βίντεο σχετικά με τον τρόπο χρήσης του συστήματος και μια εκτενή ενότητα των Συχνών Ερωτήσεων.

Περιορισμοί

Ενώ το eFileCabinet περιλαμβάνει σχεδόν όλα όσα θα θέλατε από ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, έρχεται με μια σχετικά υψηλή τιμή . Αυτό το σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο είναι επίσης ένα από τα λίγα που βρήκαμε ότι χρεώνει ένα τέλος εγκατάστασης. Εάν το eFileCabinet είναι υπερβολικά ακριβό για εσάς, σας ενθαρρύνουμε να εξετάσετε την επιλογή μας για το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων χαμηλού κόστους, το οποίο είναι επίσης λύση βασισμένη σε σύννεφο. Ενώ είναι σημαντικά φθηνότερο, δεν διαθέτει σχεδόν τα χαρακτηριστικά και τα εργαλεία που διαθέτει το eFileCabinet.

Έτοιμοι να επιλέξουν ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων; Ακολουθεί ανάλυση της πλήρους κάλυψης:

Συστήματα διαχείρισης εγγράφων: Οδηγός αγοραστή

Καλύτερο λογισμικό και συστήματα διαχείρισης εγγράφων 2018

Καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων Συνολικά

Καλύτερη διαχείριση εγγράφων χαμηλού κόστους

Διαχείριση για μικρές επιχειρήσεις

Σημείωση του συντάκτη: Ψάχνετε για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας; Αν ψάχνετε για πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να έχετε δωρεάν το site αγορών μας, BuyerZone:

• ---

  

  Καλύτερη ηλεκτρονική υπηρεσία πληρωμής ανά χρήση

  Συνιστούμε την GotFreeFax ως την καλύτερη υπηρεσία πληρωμής ανά χρήση μέσω διαδικτύου. Μπορείτε να στείλετε πολλαπλά φαξ καθημερινά και οι τιμές της είναι συχνά φθηνότερες από τα μηνιαία προγράμματα συνδρομής . Αφού πραγματοποιήσαμε την έρευνα και την ανάλυση των online υπηρεσιών φαξ , συστήνουμε GotFreeFax ανά διαδικτυακή υπηρεσία φαξ Επιλέξαμε το GotFreeFax από μια δεκάδα από online υπηρεσίες φαξ.

  (Λύσεις)

  

  Αναβάθμιση των τερματικών πιστωτικών καρτών σας; 6 Πράγματα που πρέπει να εξετάσετε

  Οι επεξεργαστές πιστωτικών καρτών έχουν αλλάξει πολύ τα τελευταία χρόνια και εάν έχετε ασχοληθεί για λίγο, ίσως σκέφτεστε να αναβαθμίσετε τα συστήματά σας. Ίσως ψάχνετε να αποκτήσετε έναν αναγνώστη τσιπ EMV ή θέλετε να προσθέσετε τεχνολογίες near-field-communication (NFC) στον αναγνώστη σας για την επεξεργασία των κινητών τηλεφώνων και των φορητών τεχνολογικών συναλλαγών.

  (Λύσεις)