Συμβουλές σχεδιασμού καταστροφών για μικρές επιχειρήσεις

πολλά χρήματα και εργατικό δυναμικό για να επιστρέψουν σε απευθείας σύνδεση επιχείρηση μετά από μια τεράστια φυσική καταστροφή - όπως η Sandy, Harvey ή Irma - αλλά μπορεί να είναι εξίσου δύσκολο να ξανανοίξετε μετά από ένα τοπικό περιστατικό σαν πυρκαγιά ή πλημμύρα. Όταν πρόκειται για την προετοιμασία της επιχείρησής σας για να επιβιώσουν μια καταστροφή, θα πρέπει πιθανώς να κρατήσει αυτό το παλιό στίχο του αθλήματος στο μυαλό: Η καλύτερη άμυνα είναι ένα καλό αδίκημα

Να πάρει το επαγγελματικό σπίτι σας σε σειρά απαιτεί χρόνο, αλλά όσο πιο γρήγορα αρχίζετε, τόσο πιο προετοιμασμένη θα είναι η επιχείρησή σας σε περίπτωση καταστροφής. Δεδομένου ότι πολλές εταιρείες δεν γνωρίζουν από πού να ξεκινήσουν με τον προγραμματισμό καταστροφών, χρησιμοποιήσαμε μερικούς εμπειρογνώμονες της βιομηχανίας για να καθαρίσουμε πέντε από τις καλύτερες συμβουλές σχεδιασμού καταστροφών για τις μικρές επιχειρήσεις.

Σημείωση του συντάκτη: Ενδιαφέρεστε για λύσεις αποκατάστασης καταστροφών όπως υπηρεσίες backup; Εάν θέλετε πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε την υπηρεσία που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο και το site αδελφή μας, BuyerZone, θα σας παρέχει δωρεάν πληροφορίες από πωλητές:

Σχέδιο επικοινωνίας

Σύμφωνα με τον Christopher Berry, ανώτερος διευθυντής στην πρακτική διαχείρισης κινδύνων ασφαλείας του Kroll, ο προγραμματισμός του τρόπου με τον οποίο μια επιχείρηση θα επικοινωνήσει με τους ενδιαφερόμενους, τους πελάτες και τους πωλητές κατά τη διάρκεια και μετά από μια καταστροφή είναι απαραίτητη.

Η Berry δήλωσε ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να «βεβαιωθούν ότι τα στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους υπαλλήλους μέχρι σήμερα και με την κατάλληλη συμπερίληψη των οικιακών, των αριθμών κινητής τηλεφωνίας και των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. " Εξετάστε αυτή τη λίστα ετησίως. Δεδομένου ότι τα ηλεκτρονικά αρχεία ενδέχεται να μην είναι προσβάσιμα αν διακόπτεται η παροχή ρεύματος ή η υπηρεσία Internet, θα ήταν καλό να εξετάσετε το ενδεχόμενο να φυλάξετε ένα αντίγραφο της κατάλληλης λίστας ασφαλώς εκτός χώρου σε ασφαλές σπίτι.

Επεκτείνετε αυτή τη λίστα με ένα βήμα προσθέτοντας τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας των παρόχων υπηρεσιών έκτακτης ανάγκης που μπορεί να χρειαστεί να προσεγγίσει η επιχείρησή σας μετά από καταστροφή. Ο χρόνος για να διαπιστώσετε ποια εταιρεία φυσικού αερίου εξυπηρετεί το κτίριό σας ή ποιος είναι ο τοπικός σας ασφαλιστικός αντιπρόσωπος θα πρέπει να είναι πριν να αντιμετωπίσετε κάποιο ζήτημα, όχι μετά.

Η Berry συνιστά επίσης "να δημιουργηθεί μια διαδικασία για την ενημέρωση των εργαζομένων, των πελατών και των πωλητών σχετικά με επιχειρηματικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια έκτακτης ανάγκης.Αυτό θα μπορούσε να γίνει με την ανάρτηση ενημερώσεων κατάστασης σε μια εταιρική σελίδα Facebook ή χρησιμοποιώντας την ιστοσελίδα της εταιρείας. " Ενημερώστε τους ανθρώπους εκ των προτέρων για τις μεθόδους που θα χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας για την παροχή ενημερωμένων εκδόσεων.

Προσδιορίστε ένα πλάνο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και πρόσβασης

Η επερχόμενη διαδικασία προστασίας των αρχείων και των δεδομένων σας είναι επίσης ένα σημαντικό βήμα. Ο Chloe Demrovsky, πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Disaster Recovery Institute International, συμβουλεύει τις μικρές επιχειρήσεις να «κάνουν αντίγραφα ζωτικών αρχείων και των σημαντικότερων εγγράφων τους και να τα αποθηκεύσουν ηλεκτρονικά, με ασφάλεια ... σε προσιτή αποθήκευση που βασίζεται σε σύννεφο»

χρονοδιάγραμμα δοκιμών των δεδομένων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για τους υπαλλήλους σας για να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία είναι πλήρη και εύκολα προσβάσιμα. Θα ήθελα να μην ανακαλύψω μετά από καταστροφή ότι ένα σημαντικό αρχείο δεν μεταφορτώθηκε σωστά ή ότι ένας παλιός οικιακός υπολογιστής είναι υπερβολικά ξεπερασμένος για να αποκτήσει πρόσβαση σε μια βασική εφαρμογή εξ αποστάσεως

Ο Andy Abramson, Διευθύνων Σύμβουλος του boutique marketing agency Comunicano, συνιστά επίσης στις μικρές επιχειρήσεις να εξετάσουν τη μετάβαση στις υπηρεσίες που βασίζονται σε σύννεφο για καθημερινές επιχειρήσεις πριν από τις καταστροφές από καταστροφές. "Ευτυχώς, επειδή είμαστε όλοι σύννεφοι, όλη την ώρα [χρησιμοποιώντας τη G Suite της Google] ... όλα τα δεδομένα μου είναι εκεί", ανέφερε.

Ο Abramson είπε ότι ο Comunicano χρησιμοποιεί επίσης το Dialpad για επικοινωνίες και το UberConference για συνεργασία " οι τηλεφωνικές μου κλήσεις, τα μηνύματα κειμένου και οι εγγραφές αποθηκεύονται επίσης στο Google Cloud. "

Όταν το υλικό του Abramson αποτύχει, ξεκίνησε να λειτουργεί εντός λίγων λεπτών μετά την πρόσβαση στους λογαριασμούς του cloud σε νέο φορητό υπολογιστή. ένα οικονομικό και ασφαλιστικό σχέδιο

Μπορεί να είναι δύσκολο να φανταστούμε, αλλά πάνω από το 40% των επιχειρήσεων δεν ανοίγουν εκ νέου μετά από μια καταστροφή, σύμφωνα με την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Έκτακτης Ανάγκης. Μέρος του λόγου είναι ότι πολλές μικρές επιχειρήσεις δεν διαθέτουν επαρκές σχέδιο ασφάλισης ή ένα σύστημα για τη διατήρηση των ρευστών διαθεσίμων στις επιχειρήσεις τους σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.

Ο Andy Wood, επικεφαλής διοικητικός υπάλληλος του ασφαλιστικού οργανισμού μικρών επιχειρήσεων Insureon, συνιστά την επιλογή ασφάλισης διακοπής λειτουργίας εκτός από την απλή γενική κάλυψη ευθύνης. Το να μην υπάρχει μια πολιτική διακοπής των επιχειρήσεων σημαίνει ότι δεν καλύπτονται οι δαπάνες που απαιτούνται για την επανεκκίνηση μιας επιχείρησης σε περίπτωση τυφώνα [ή άλλου επιχειρηματικού περιστατικού]. " Εάν το έχετε, αυτή η κάλυψη μπορεί να σας βοηθήσει να αντικαταστήσετε τα χαμένα έσοδα ενώ εργάζεστε για να ανοίξετε ξανά τις πόρτες σας.

Ακόμη και αν έχετε την κατάλληλη ασφάλιση, μπορεί να χρειαστούν μερικές εβδομάδες έως μερικούς μήνες για να παράσχετε όλα τα απαιτούμενα έγγραφα μετά από καταστροφή.































< "Ο μόνος λόγος για τον οποίο επιβιώσαμε είναι ότι θέλω να διατηρήσω τρεις μήνες λειτουργικών εξόδων στην τράπεζα ως ένα δίχτυ ασφαλείας", δήλωσε ο Watson. Χρειάστηκαν τέσσερις μήνες για να πληρωθεί η ασφαλιστική απαίτηση, να καθαριστεί το νερό και να γίνει νέα απογραφή.

"Είναι επιτακτική ανάγκη να διαθέτετε αποθεματικά κεφάλαια για απρόβλεπτες καταστροφές όπως αυτό", δήλωσε ο Watson. "Εάν έχετε εξάντληση μετρητών, θα είστε εκτός της επιχείρησής σας, είναι τόσο απλό και τόσο εύκολο και αυτό μπορεί να συμβεί σε οποιονδήποτε."

Προετοιμασία για τις ανάγκες των εργαζομένων

Οι εργαζόμενοί σας αποτελούν την καρδιά της επιχείρησής σας , οπότε μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τις ανάγκες σας στα σχέδια προετοιμασίας καταστροφών. Ο Peter Yang, συνιδρυτής του ResumeGo, συνιστά να συμπεριλάβετε στα σχέδια σας "τον άφθονο χρόνο για τους υπαλλήλους σας να εκκενώσουν την περιοχή με την οικογένειά τους". Αυτό το έκανε πριν ο πρόσφατος τυφώνας Harvey χτύπησε ένα από τα γραφεία του στο Χιούστον. Επίσης, προετοίμασε τους υπαλλήλους του σε μια άλλη περιοχή, ώστε να μπορέσουν να πάρουν το χαλαρό κατά τη διάρκεια του χρόνου μετάβασης.

Εάν η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως ή ταξιδεύει για επαγγελματικούς σκοπούς, είναι επιτακτική ανάγκη να έχετε ένα σύστημα για να κάνετε check in κατά τη διάρκεια ενός τοπικού περιστατικού ή καταστροφή. Ο Erik Endress, Διευθύνων Σύμβουλος του Share911, γνωρίζει την επίδραση που μπορεί να έχει η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο σε μια επιχείρηση κατά τη διάρκεια πυρκαγιάς, πλημμύρας ή τυφώνα. Το λογισμικό Endress επιτρέπει στους εργοδότες να γνωρίζουν ποιοι υπάλληλοι είναι ασφαλείς και που μπορεί να χρειάζονται βοήθεια κατά τη διάρκεια καταστροφών. Η πρόσβαση αυτή βοηθάει να εξασφαλιστεί ότι οι εργοδότες μπορούν να πάρουν τη βοήθεια που χρειάζονται οι εργαζόμενοι και να επιστρέψουν όλοι στην εργασία γρηγορότερα μόλις περάσει ο κίνδυνος

Πρακτική άσκηση

Ο Matthew Hilton, υπεύθυνος μάρκετινγκ προϊόντων Switchvox στην εταιρεία επικοινωνίας Digium, σας συνιστά " Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας στο σημείο όπου το σχέδιο μπορεί να γίνει εύκολα. Πρακτική άσκηση, πρακτική και ξανά πρακτική, ώστε να μην υπάρχουν εκπλήξεις όταν συμβαίνει ένα πραγματικό γεγονός. " Ένα βήμα σχεδίου που φαίνεται απλό - όπως η δημοσίευση ενημερώσεων της εταιρείας σε πελάτες στο Facebook - μπορεί να απαιτεί περισσότερη προσοχή από ό, τι φαίνεται.

Για παράδειγμα, ποιος δημοσιεύει τις ενημερώσεις; Πόσες φορές δημοσιεύονται ενημερώσεις σε μια μέρα; Τι συμβαίνει εάν δεν υπάρχουν ενημερώσεις σε μια συγκεκριμένη περίοδο - είναι η ενημέρωση; Η εξάπλωση των λεπτομερειών του σχεδίου και η εφαρμογή των διαφόρων σεναρίων μειώνει τις πιθανότητες σύγχυσης και την ώρα που η επιχείρησή σας μπορεί να είναι εκτός σύνδεσης.

Με τύχη, δεν θα χρειαστεί ποτέ να χρησιμοποιήσετε το σχέδιο καταστροφών, αλλά αυτό δεν σημαίνει εσείς και οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να είναι έτοιμοι να το χρησιμοποιήσουν στην πτώση ενός καπέλου.

Το κοινωνικό δίκτυο Τα περισσότερα στελέχη χρησιμοποιούν

Τούτου λεχθέντος, 65% των στελεχών λένε ότι ελέγχουν καθημερινά τα Social media, ενώ το 27% λένε ότι είναι εβδομαδιαίοι χρήστες. Τα στελέχη χρησιμοποιούν κυρίως κοινωνικά μέσα για μισή ώρα και μία ώρα κάθε εβδομάδα. Το ένα τέταρτο των ερωτηθέντων δηλώνει ότι έλεγξε τα κοινωνικά μέσα για μία έως δύο ώρες, ενώ το 20% λέει ότι ξοδεύουν πάνω από δύο ώρες στα κοινωνικά μέσα.

(Επιχείρηση)

Επιλογή λογαριασμού επιχειρησιακής τράπεζας: 5 πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη

Αναρωτιέστε ποια δωρεάν χαρακτηριστικά πρέπει να περιλαμβάνει η τραπεζική σας επιχείρηση; Οι εμπειρογνώμονες των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων μοιράστηκαν την ανάληψη των τραπεζικών υποχρεώσεων που πρέπει να έχουν για τους κατόχους μικρών επιχειρήσεων Δεν υπάρχουν μηνιαία τέλη Το πρώτο πράγμα που πρέπει να αναζητήσετε σε έναν τραπεζικό λογαριασμό μικρών επιχειρήσεων είναι απλό: δωρεάν τραπεζική.

(Επιχείρηση)