4 Κοινές αποτυχίες επικοινωνίας (και πώς να τις διορθώσετε)

Όλοι γνωρίζουν ότι η επικοινωνία είναι το κλειδί στον επιχειρηματικό κόσμο. Για να λειτουργήσει μια επιτυχημένη ομάδα, οι υπάλληλοι, οι διευθυντές και τα ανώτατα στελέχη πρέπει να επικοινωνούν με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα.

Εντούτοις, μερικές φορές διακόπτεται η ροή πληροφοριών και μερικοί ενδιαφερόμενοι μένουν στο σκοτάδι. Η έλλειψη επικοινωνίας μπορεί να έχει αρνητικές συνέπειες, από θυμωμένους υπαλλήλους και πελάτες σε χαμένες ευκαιρίες και χαμένα κέρδη.

"Τα μηνύματα αποστέλλονται και λαμβάνονται είτε οι εταιρείες επιλέγουν να επικοινωνούν είτε όχι", δήλωσε ο Tim Eisenhauer, συνιδρυτής και πρόεδρος της επιχείρησης πλατφόρμα κοινωνικού δικτύου Axero. "Η έλλειψη επικοινωνίας μπορεί επίσης να στείλει ένα ισχυρό μήνυμα."

Δεν πρέπει λοιπόν να εκπλήσσεται, λοιπόν, ότι η δέσμευση των εργαζομένων μπορεί να πάρει ένα σοβαρό χτύπημα αν δεν ελέγχετε τακτικά με το προσωπικό σας. , οι μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν υπό την προϋπόθεση ότι οι υπάλληλοι ξέρουν τι συμβαίνει ή, αν όχι, θα το καταλάβουν μόνοι τους ", δήλωσε ο Jeff Corbin, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της APPrise Mobile, δημιουργός του EMPLOYEEapp. "Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό δεν συμβαίνει. Ως εκ τούτου, τα ζητήματα που αφορούν την επικοινωνία των εργαζομένων και την αφοσίωση τείνουν να πέφτουν στο κάτω μέρος της λίστας προτεραιότητας."

Mobby Business μίλησε με ηγέτες επιχειρήσεων και ειδικούς για τις τέσσερις πιο συχνές αποτυχίες επικοινωνίας και πώς μπορείτε να τις διορθώσετε.

1. Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σήμερα οι εργοδότες και οι υπάλληλοι μπορούν να έρθουν σε επαφή μέσω τηλεφωνικών κλήσεων, μηνυμάτων κειμένου, υπηρεσιών συνομιλίας και κοινωνικών δικτύων. Και παρόλα αυτά, οι περισσότερες εταιρείες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως την κύρια μέθοδο επικοινωνίας τους. Ο Phil Simon, σύμβουλος επιχειρήσεων και συγγραφέας του μηνύματος "Μη ληφθεί" (Wiley, 2015), δήλωσε ότι ο μέσος άνθρωπος λαμβάνει 120 έως 150 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Ενώ η παράδοση μηνυμάτων είναι συνήθως αξιόπιστη, είπε, είναι πολύ πιθανό ότι ένα άτομο θα βλάψει, θα διαγράψει ή ακόμα και να μην δει ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνεπώς θα μπορούσε να χάσει ένα κρίσιμο κομμάτι πληροφοριών.

Ο Simon επίσης σημείωσε ότι οι υπάλληλοι μπορούν γρήγορα κατανοήσουν την ποσότητα των πληροφοριών που πρέπει να επεξεργαστούν μέσω των εισερχομένων τους, ειδικά όταν είναι γεμάτη από συγκεχυμένη φρασεολογία της βιομηχανίας.



























καταλάβετε "δήλωσε ο Simon στις Daily News. "Αν δεν καταλάβουν, παίρνουν αποφάσεις που βασίζονται σε αυτή την ελαττωματική κατανόηση."

2. Απώλεια ελέγχου σε εξωτερικές καταστάσεις

Εάν υπάρχει μια εμπορική ή οικονομική περίσταση που επηρεάζει την επιχείρησή σας, οφείλετε στους υπαλλήλους σας να εξηγήσουν την κατάσταση σε αυτούς πριν ακουστούν από πηγές εκτός της εταιρείας. Η Jennifer Connelly, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της εταιρείας δημοσίων σχέσεων JConnelly, δήλωσε ότι ορισμένες επιχειρήσεις κάνουν το λάθος να αφήνουν τις εξωτερικές πηγές να ελέγχουν το μήνυμα που λαμβάνουν οι εργαζόμενοι και οι ενδιαφερόμενοι, αντί να γίνουν πηγή ειδήσεων για αυτούς.

επικοινωνία, βλέπω συχνά τις επιχειρήσεις να παίρνουν ένα laissez-faire, περιμένετε-και-βλέπε προσέγγιση », είπε ο Connelly. "Αυτό ... ανοίγει την πόρτα σε παραπληροφόρηση, φήμες και συμπεράσματα - όλα αυτά αποτελούν σημαντική ζημιά σε μια μάρκα. Είναι κρίσιμο για τις επιχειρήσεις να επικοινωνούν ανοιχτά και ελεύθερα, προβλέποντας και απαντώντας σε ερωτήσεις προτού ζητηθούν."

3. Σιλό επικοινωνίας

Τα σιλό εμφανίζονται όταν οι άνθρωποι σε διαφορετικούς ρόλους ή τμήματα εστιάζουν μόνο στους δικούς τους στόχους και δεν συνεργάζονται με άλλους που θα μπορούσαν να τους προσφέρουν μια νέα προοπτική στην "μεγάλη εικόνα". Ενώ αυτό συμβαίνει σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ο Enon Landenberg, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της τεχνολογίας των επιχειρήσεων και της εταιρείας συμβούλων sFBI, δήλωσε ότι μπορεί να συμβεί και σε μικρότερες επιχειρήσεις.

«Είναι πολύ πιθανό τα τμήματα να επικεντρωθούν πάρα πολύ στη δουλειά τους και χάσετε τις μεγάλες ιδέες που προέρχονται μόνο από τη συνεργασία ", δήλωσε ο Landenberg. "Η Egos [μπορεί να αποτρέψει] ειλικρινείς συζητήσεις σχετικά με την ποιότητα της εργασίας, τις απαραίτητες βελτιώσεις και τις νέες ιδέες."

4. Κακή επικοινωνία με τους απομακρυσμένους υπαλλήλους

Με περισσότερες εταιρείες που προσπαθούν να βελτιώσουν την ισορροπία εργασίας-προσωπικής ζωής, ο αριθμός των απομακρυσμένων υπαλλήλων συνεχίζει να αυξάνεται. Η Διεθνής Εταιρεία Δεδομένων (IDC) αναμένει από τους υπαλλήλους χωρίς καθυστέρηση να αντιπροσωπεύουν περίπου το 72% του συνολικού εργατικού δυναμικού της Αμερικής έως το 2020. Παρά το γεγονός ότι οι υπάλληλοι κινητής τηλεφωνίας δεν βρίσκονται στο γραφείο, εξακολουθεί να είναι σημαντικό να παραμένουν στο βρόχο.

Όταν οι απομακρυσμένοι εργάτες και οι διευθυντές τους δεν επικοινωνούν αποτελεσματικά, οι εργαζόμενοι ίσως χάνουν ζωτικές πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν τις δουλειές τους ", δήλωσε ο Stacey Epstein, Διευθύνων Σύμβουλος της πλατφόρμας κινητής επικοινωνίας Zinc. "Ακόμη και όταν οι διαχειριστές και οι εταιρικές ομάδες προσπαθούν να ενημερώσουν τους υπαλλήλους τους, οι αστυνομικοί εργαζόμενοι έχουν απλώς έναν διαφορετικό τρόπο επικοινωνίας και καταλήγουν στα μηνύματα που λείπουν, αισθάνεται έτσι απογοητευμένος."

τα πιο συχνά αναφερόμενα εμπόδια στην αποτελεσματικότητα των απομακρυσμένων εργαζομένων είναι η έλλειψη πληροφόρησης (38%) και η έγκαιρη ενημέρωση (39%). Ενώ οι εργαζόμενοι στο γραφείο είναι σε θέση να επικοινωνούν πρόσωπο με πρόσωπο, οι εργαζόμενοι χωρίς γραφείο πρέπει να βασίζονται στην τεχνολογία.

"Αυτό που βλέπουμε τώρα είναι ένα κατακερματισμένο σύστημα, όπου ορισμένες ομάδες βασίζονται σε e-mail ή τηλεφωνικά, και η διαδικασία της εναλλαγής μεταξύ των διαφόρων εφαρμογών όχι μόνο προκαλεί σύγχυση, αλλά και αποσπά την προσοχή και τον τρόπο για να χαθούν οι πληροφορίες ", δήλωσε ο Epstein στις Daily News. Η επισκευή των σπασμένων διαδικασιών επικοινωνίας

Εάν αυτές οι καταστάσεις είναι γνωστές, πρέπει να αρχίσετε να καθορίζετε τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας μοιράζεται και συζητά πληροφορίες. Μπορείτε να ξεκινήσετε περιορίζοντας τον αριθμό των εσωτερικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Ο Corbin δήλωσε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά αγνοούνται όταν υπάρχουν πάρα πολλά από αυτά, οπότε το μήνυμά σας είναι πολύ λιγότερο πιθανό να συναντήσει.

Ομοίως, ο Simon επεσήμανε ότι τα "επείγοντα" εσωτερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και αυτά που συνεχίζονται για πολλά μηνύματα, να αποφευχθεί με κάθε κόστος για το λόγο αυτό.

"Αν είναι πραγματικά επείγουσα, σηκώστε το τηλέφωνο", είπε. "[Παρακολουθώ τον] κανόνα τριών e-mail: Μετά από τρία μηνύματα, μιλάμε."

Μπορείτε επίσης να ορίσετε πρότυπα τεχνολογίας για την εταιρεία σας έτσι ώστε όλοι στην ομάδα σας - τα ίδια κανάλια, είτε πρόκειται για ένα εργαλείο συνομιλίας, είτε για εταιρικό intranet είτε για τηλεδιάσκεψη.

Η τεχνολογία θα σας φτάσει μέχρι τώρα. Είναι σημαντικό να οδηγήσετε το παράδειγμα και να ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να ανοίξουν τόσο σε εσάς όσο και μεταξύ τους.

"Τα στελέχη πρέπει να διατηρούν ανοιχτό διάλογο με τις ομάδες τους, να μοιράζονται όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να εκφράζουν ανησυχίες ή ερωτήσεις , Δήλωσε ο Κόνελι. "Η διατήρηση σαφών γραμμών επικοινωνίας είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να οικοδομήσουμε ένα αξιόπιστο, αφοσιωμένο και αφοσιωμένο εργατικό δυναμικό."

"Κάνε τον εαυτό σου διαθέσιμο για συνομιλίες ... και να ενθαρρύνει ερωτήσεις", πρόσθεσε ο Landenberg. «Αυτό το είδος συμπεριφοράς θέτει τον τόνο για όλη την επιχείρηση, όπου οι εργαζόμενοι αισθάνονται άνετα να φτάνουν ο ένας στον άλλο».

Ο Eisenhauer υπενθύμισε στους εργοδότες ότι δείχνουν ότι εκτιμούν τις εισροές του προσωπικού με την αληθινή ακρόαση τους. ... το είδος της κουλτούρας που θέλετε να έχει η επιχείρησή σας ", είπε. "Είναι ζωτικής σημασίας να δοθεί στους εργαζόμενους η δυνατότητα να εκφράσουν τις απόψεις τους.Οι ηγέτες των επιχειρήσεων δεν πρέπει ποτέ να υποθέσουν ότι γνωρίζουν τι σκέφτονται οι εργαζόμενοί τους, αλλά πρέπει να παρέχουν στους εργαζόμενους έναν τρόπο να τους πουν."

προηγούμενη έκδοση αυτού του άρθρου.

Ηγεσία από κάτω προς τα πάνω: Ενδυνάμωση της ομάδας σας να είναι ηγέτες

Η ηγεσία δεν είναι μια στρατηγική ενός μεγέθους. Αυτό που δουλεύει για μια ομάδα μπορεί να μην λειτουργεί για κάποιον άλλον, και είναι εντάξει να πειραματιστεί ή να απομακρυνθεί από τα παραδοσιακά στυλ. Στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται καν να είναι ένα άτομο που να οδηγεί μια ομάδα. Μια προσέγγιση που ονομάζεται καθοδηγητική ηγεσία επιτρέπει στους εργαζόμενους όλων των επιπέδων να έχουν λόγο, εμπνέοντας την αυτονομία μέσα σε μια ομάδα.

(Ηγεσία)

Ποιο είναι το φύλο που αξίζει σε ομαδική εργασία; Και οι δύο ... Με μια αλίευση

Η δημιουργία ομάδων εργασίας αποτελούμενων από τα δύο φύλα είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να γίνουν τα πράγματα, σύμφωνα με νέες έρευνες. Μια μελέτη αποκάλυψε ότι η σύνθεση των ομάδων εργασίας με βάση το φύλο κάνει τη διαφορά στην αποτελεσματικότητα της ομάδας. Οι ισορροπημένες ομάδες των φύλων υπερέχουν τόσο των αντρικών όσο και των γυναικείων ομάδων, σύμφωνα με την έρευνα.

(Ηγεσία)