Η σωστή επικοινωνία στο χώρο εργασίας στην εποχή της συνομιλίας και του κειμένου

Τα εργαλεία επικοινωνίας έχουν κάνει άλματα τα τελευταία 20 χρόνια. Μετακινηθήκαμε από τηλεφωνικές κλήσεις και φαξ σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κείμενο. Με αυτές τις αλλαγές ήρθε μια νέα γλώσσα και νέοι κανόνες για την επαγγελματική επικοινωνιακή εθιμοτυπία. Οι ειδικοί συμβούλευαν να αφήσουν το χιούμορ από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποφευχθεί η παρερμηνεία και τα επιχειρήματα που ακολούθησαν σχετικά με τη χρήση των χαιρετισμών και των υπογραφών σε απαντήσεις και προς τα εμπρός, για να μην αναφέρουμε τη μάχη πάνω από τα προσωπικά αποσπάσματα στα μπλοκ υπογραφής

Flash forward to today. Τώρα πολλά εργαλεία παραγωγικότητας περιλαμβάνουν την άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων στους ομαδικούς τους χώρους και έχουν κάνει αυτή την πρόκληση ένα βήμα παραπέρα με την εισαγωγή των emoticons στα συστήματά τους. Ενώ πολλοί από εμάς χρησιμοποιούν χαμογελαστά πρόσωπα, θλιβερά πρόσωπα και "LOL" στην καθημερινή ανεπίσημη επικοινωνία με τους φίλους και την οικογένειά μας, πρέπει να χρησιμοποιηθούν σε επαγγελματική αλληλογραφία;

ανώτερος διευθυντής marketing στο West Unified Communications. "Πολλές φορές τα εργαλεία επικοινωνίας κατηγορούνται, όχι ο χρήστης, για ακατάλληλη χρήση, αλλά οι διαχειριστές θα πρέπει να επικεντρωθούν στα αποτελέσματα της αυξημένης και άμεσης επικοινωνίας και όχι στα μέσα για να φτάσουν εκεί."

Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της ψηφιακής επικοινωνίας εργαλεία

Υπάρχουν πολλά θετικά για τη χρήση του Slack, Teamwork Chat και της μεγάλης ποικιλίας παρόμοιων εργαλείων επικοινωνίας. Ο Sharon Schweitzer, εμπειρογνώμονας διεθνούς επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, συγγραφέας και ιδρυτής της Access to Culture, δήλωσε ότι τα εργαλεία συνεργασίας παρέχουν στις ομάδες μια καθορισμένη πλατφόρμα για να συζητήσουν και να αναπτύξουν έργα, επιτρέποντας σε όλους να μοιραστούν και να εδραιώσουν τις ιδέες τους. η ανταλλαγή μεταξύ συναδέλφων τους επιτρέπει να διαβιβάζουν και να λαμβάνουν πληροφορίες όσο το δυνατόν γρηγορότερα (όσο το δυνατόν περισσότερο), αυξάνοντας την παραγωγικότητα και την επικοινωνία μεταξύ ομάδων », ανέφερε. "Για ένα έργο που περιλαμβάνει πολλαπλές ομάδες ή άτομα που εργάζονται εξ αποστάσεως, αυτές οι εφαρμογές βοηθούν να επανασυνδεθούν οι εργαζόμενοι, να ενημερωθούν οι προόδους και να διευκολυνθεί η συνεργασία. Οι εφαρμογές παρέχουν επίσης μια καθορισμένη πλατφόρμα επικοινωνίας στο χώρο εργασίας χωρίς τη διάσπαση του Facebook Messenger ή της συνομιλίας Google αποτελεσματικότητα. "

Η καθοδήγηση ότι η ανοιχτή ανταλλαγή μπορεί να είναι μια πρόκληση. Ενώ ο Collins ενθαρρύνει τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές των μικρών επιχειρήσεων να υιοθετήσουν την τεχνολογία και να προχωρήσουν με τη ροή, ενθαρρύνει επίσης τον καθορισμό παραμέτρων.

«Ορίστε τις προσδοκίες», είπε, «και παρέχουν οδηγούς για τη χρήση τους. Μπορείτε να μιλήσετε με έναν τρόπο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να εκφράσετε το ίδιο συναίσθημα σε ένα μήνυμα συνομιλίας, μόνο διαφορετικά λόγω του πιο ανεπίσημου χαρακτήρα. "

Περιλαμβάνει τη χρήση των emoticons. Ο Collins έχει διάφορους λόγους για τους οποίους η χρήση συναισθημάτων σε συζητήσεις είναι καλό, κυρίως όταν πρόκειται για περιεχόμενο.

"Το περιεχόμενο που δεν είναι σχετικό είναι μόνο θόρυβος", ανέφερε. «Όταν πλησιάζουμε το περιεχόμενό μας, αλλά όταν το περιεχόμενο έχει ένα πλαίσιο, είναι πιο εύκολο να το καταλάβουμε», δήλωσε ο Emoticons, δίνοντας αυτό το πλαίσιο, καθιστώντας τα μονοδιάστατα μηνύματα πιο εύρωστα και φανταστικά. Δίνει αυτό που το άτομο λέει μια αίσθηση οπτικής επικοινωνίας, προσθέτοντας ένα επιπλέον στρώμα για να πει αν οι λέξεις που γράφονται σημαίνουν ως αστείο, σοβαρό ή σαρκαστικό, για παράδειγμα.

Η άμεση επικοινωνία έχει και άλλα οφέλη. Καταρρέει τα ιεραρχικά όρια. Αντί ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα αφεντικό, στη συνέχεια ένα άλλο στο αφεντικό τους, ένα στο μεγάλο αφεντικό και πάλι πίσω, τώρα μπορεί να ζητηθεί ερώτηση σε πραγματικό χρόνο. Επειδή οι άνθρωποι δεν έχουν την προσοχή που συνήθιζαν, τα συντομότερα μηνύματα με μεγαλύτερη συχνότητα προκαλούν καλύτερες και πιο άμεσες απαντήσεις, κρατώντας ένα έργο να προχωράει μπροστά, αντί να περιμένει σε μια ερώτηση και απάντηση που ταξιδεύει προς τα πάνω και πίσω. > Μπορεί επίσης να υπάρχει ένα μειονέκτημα στη χρήση των emoticons, μέσα ή έξω από τον οργανισμό σας. Σύμφωνα με μια νέα μελέτη του πανεπιστημίου του Άμστερνταμ, συμπεριλαμβανομένων και των χαμόγελων με την ηλεκτρονική αλληλογραφία σας, οι αναγνώστες σας θεωρούν λιγότερο ικανοί. Αν αυτό είναι ανησυχητικό, ο Schweitzer έχει κάποιες συμβουλές: Για τις επαγγελματικές ανταλλαγές, μην αφήνετε τα emojis, LOLs και memes

"Να θυμάστε ότι η ηλεκτρονική πλατφόρμα εργασίας σας είναι πρωτίστως επαγγελματική σφαίρα που έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει αποτελεσματικό και αποτελεσματικό διάλογο", συνέστησε. "Το spam των συναδέλφων σας με τα GIF είναι ένας σίγουρος τρόπος να προκαλέσετε προβλήματα και να ενοχλήσετε τους συμπαίκτες σας. Κρατήστε τα μηνύματά σας σύντομα και γλυκά."

Υποστηρίζει επίσης τη χρήση επαγγελματικών πλατφορμών επικοινωνίας μόνο εσωτερικά. "Τα εξωτερικά εργαλεία κινδυνεύουν να εκθέσουν στο κοινό ή τους ανταγωνιστές ιδιωτικές, εμπιστευτικές, εμπορικές, οικονομικές ή άλλες ευαίσθητες πληροφορίες. Ανοίξτε το κανάλι στις εσωτερικές ομάδες που συνεργάζονται μαζί και φροντίστε να κλείσετε τη συζήτηση σε όλους όσους δεν εμπλέκονται έργο. "

Μια άλλη αρνητική είναι η χρήση των πλατφορμών για προσωπικές επιχειρήσεις. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για την αποστολή μηνυμάτων στους συναδέλφους σχετικά με μη επιχειρηματικά θέματα όπως τα σχέδια για τα Σαββατοκύριακα ή τα προσωπικά προβλήματα.

Συμβουλές για διευθυντές και υπαλλήλους

Εντούτοις, σε μια οργάνωση, η χρήση κοινών emojis, και τα GIF μπορούν να προωθήσουν την εξοικείωση και να προωθήσουν το συναίσθημα της ομαδικής εργασίας. Το κλειδί είναι να παράσχει και να επιβάλει τις κατευθυντήριες γραμμές για τα κατάλληλα είδη επικοινωνίας μέσω του εργαλείου επικοινωνίας στο χώρο εργασίας και του καναλιού.

"Χρησιμοποιήστε την ως ηγετική ευκαιρία", δήλωσε ο Collins, "όχι μια δράση αφεντικού. για την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία και την εργασία σε αυτά τα σημεία του πρωτοκόλλου μαζί Εξηγήστε τι είναι εντάξει και τι δεν είναι Μόλις αποφασιστεί, παρακολουθήσετε και να συμμετάσχετε - εφαρμόστε αυτό που κηρύττετε. "

" Η διοίκηση μπορεί να συντονίσει με το HR να προετοιμάσει γραπτές οδηγίες για τη χρήση της πλατφόρμας ", πρόσθεσε ο Schweitzer. "Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να εκπαιδεύσουν και να ενημερώσουν τους υπαλλήλους σχετικά με τη λειτουργία, τα εργαλεία και τις οδηγίες της πλατφόρμας ώστε η χρήση της να παραμείνει επαγγελματική. ότι, όπως συμβαίνει και με οποιοδήποτε σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής μηνυμάτων, τα μηνύματα δεν είναι ιδιωτικά.

Επίσης, για να αποτρέψετε την προσοχή της ομάδας σας από τις ειδοποιήσεις, δημιουργήστε μια παράκαμψη διαχείρισης ή μια πολιτική που απαιτεί από αυτούς να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις τους έτσι ώστε να λαμβάνουν μόνο ειδοποιήσεις που τους αφορούν και την ομάδα εργασίας τους. Αυτό μειώνει τον χρόνο που χάνεται και αυξάνει την παραγωγικότητα.

Τέλος, υπογραμμίστε ότι μια πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων δεν υποκαθιστά τις προσωπικές συναντήσεις, τηλεφωνήματα ή τηλεδιασκέψεις, οι οποίες είναι πιο ευέλικτες και αποτελεσματικές. Ενώ οι εφαρμογές στο διαδίκτυο είναι βολικές, δεν πρέπει ποτέ να αντικαταστήσουν τις διαπροσωπικές αλληλεπιδράσεις σε πραγματικό χρόνο. Είναι εντάξει στο άμεσο μήνυμα για να διαπιστωθεί αν κάποιος είναι διαθέσιμος για να μιλήσει, αλλά οι συζητήσεις για την ουσία θα πρέπει να γίνουν αυτοπροσώπως. Κανένα ηλεκτρονικό πρόσωπο χαμόγελο ή "LOL" μπορεί να πάρει τη θέση ενός αληθινού χαμόγελου ή μιας ομάδας που γελάει, συζητά και συνεργάζεται

Θέλετε μια συνέντευξη εργασίας; Ζητήστε μια παραπομπή

Ψάχνετε για μια νέα δουλειά; Μπορεί να θέλετε να ρωτήσετε τους φίλους σας: Οι παραπομπές των εργαζομένων είναι πιο ευεργετικές από ό, τι μπορεί να σκεφτείτε. Σε έρευνα της ερευνητικής εταιρείας Future Workplace και του δικτύου καριέρας Beyond.com, το 71% των ερωτηθέντων επαγγελματιών ανθρωπίνων πόρων αποκάλυψε ότι οι παραπομπές είναι απαραίτητες για την εργασία αναζητώντας τους ως την καλύτερη πηγή για την εξεύρεση υποψηφίων.

(Καριέρα)

Παρά το γεγονός ότι το ανεξάρτητο εργατικό δυναμικό συνεχίζει να αυξάνεται

Η έρευνα δείχνει ότι, σε μια ή την άλλη καριέρα, το 40% των Αμερικανών εργαζομένων εργάστηκαν ανεξάρτητα. Το ποσοστό προβλέπεται ότι θα συνεχίσει να ανεβαίνει το επόμενο έτος. Οι συγγραφείς της μελέτης προέβλεπαν ότι μέσα στα επόμενα πέντε χρόνια, το ήμισυ του αμερικανικού εργατικού δυναμικού θα έχει βιώσει την ανεξάρτητη εργασία.

(Καριέρα)