Η ανθυγιεινή σχέση με τα εισερχόμενά σας; Πώς να σπάσει κακές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν εδώ και δεκαετίες, οι άνθρωποι συνδέονται με αυτό τώρα περισσότερο από ποτέ, σύμφωνα με νέα έρευνα. Το Reachmail, παρόλο που ο έλεγχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα, σχεδόν το 84% των ερωτηθέντων το κάνουν τόσο συχνά. Στην πραγματικότητα, περισσότεροι από τους μισούς ερωτηθέντες στέλνουν πάνω από 10 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα.

Δεν είναι μόνο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας τα ηλεκτρονικά μηνύματα εργασίας να αποσπούν τους ανθρώπους. Μια άλλη έρευνα από την Reachmail έδειξε ότι το 75% των Αμερικανών ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους στις ημέρες αργίας και αργά το βράδυ και το 61% ελέγχει τα εισερχόμενά τους ενώ βρίσκονται σε διακοπές.

Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια μεγάλη παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας, όλα-καταναλώνοντας. Εδώ είναι πώς μπορείτε να σπάσετε αυτές τις συνήθειες και να δημιουργήσετε μια υγιέστερη, πιο αποτελεσματική σχέση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ανάπτυξη προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μία από τις τελευταίες τάσεις στη διαχείριση email είναι γνωστή ως "inbox-zero". Ο στόχος είναι να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας καθαρά ανά πάσα στιγμή, αλλά όσοι ασκούν αυτή την τεχνική τείνουν να ελέγχουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο περισσότερο από 25 φορές την ημέρα, σύμφωνα με την έρευνα "Εργασίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τάσεις μετά τις ώρες".

Αν θέλετε να είστε λιγότερο αποσπασμένοι από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πιο παραγωγικοί, χαλαρώστε την ιδέα και δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για να περιορίσετε το χρόνο που αφιερώνετε στην ανάγνωση και την ανταπόκριση. Αυτό ελαχιστοποιεί τις διακοπές που εκτροχιάζουν την παραγωγικότητά σας στις εργασίες και διασφαλίζει ότι αφαιρείτε επαρκή χρόνο για αυτούς.

Δεν υπάρχει κανόνας για το τι είδους πρόγραμμα λειτουργεί καλύτερα. Εάν δεν είστε σίγουροι πόσο συχνά πρέπει να βρίσκεστε στα εισερχόμενά σας, δοκιμάστε να το ελέγξετε σε τρεις καθορισμένες ώρες κάθε μέρα για μια εβδομάδα για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Στη συνέχεια, μειώστε το χρόνο την επόμενη εβδομάδα έως ότου βρείτε τον ελάχιστο χρόνο που απαιτείται για την κατάλληλη ανταπόκριση.

Η διαχείριση των προσδοκιών και η δημιουργία ορίων είναι ένα σημαντικό μέρος της δημιουργίας ενός προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες ή οι συνεργάτες σας γνωρίζουν το νέο χρονοδιάγραμμα δημιουργώντας μια αυτόματη απάντηση με τον οικοδεσπότη σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή προσθέτοντας τους χρόνους απόκρισης του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου στην υπογραφή σας. Με αυτόν τον τρόπο, οι άνθρωποι που είναι εξοικειωμένοι με τις άμεσες απαντήσεις δεν θα εκπλαγούν ή θα προσβληθούν αν σας διαρκέσουν τρεις ώρες για να απαντήσετε αντί για τρία λεπτά.

Οργάνωση περιεχομένου σε φακέλους

Η δημιουργία φακέλων που περιέχουν έγκυρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ενημερωτικά μηνύματα είναι ένας πολύ καλός τρόπος να οργανωθείς. Εάν εργάζεστε σε μια εταιρεία που έχει πολλά τμήματα, ίσως είναι χρήσιμο να οργανώσετε το λογαριασμό σας ανά τμήμα με υποφακέλους για υλικό ευαίσθητο στο χρόνο.

Κατάργηση εγγραφής από αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας οργανισμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκεται στο μαγεία του συνδέσμου διαγραφής. Είναι εύκολο να πλημμυρίσετε με προσφορές από εταιρείες και πωλητές υπογράφοντας τους μαγνήτες μολύβδου τους, αλλά εάν η επακόλουθη αλληλογραφία τους προσθέτει μόνο στην ανάρτηση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, ίσως είναι καιρός να διαγραφείτε. Να είστε αμείλικτοι με αυτό. οι διαφημιζόμενοι γνωρίζουν ότι πρέπει να κερδίσουν την προσοχή των συνδρομητών και η συνδρομή σας είναι το προνόμιό τους

Εάν η δημιουργία ενός προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η εφαρμογή αυστηρής πολιτικής οργάνωσης δεν κάνει τα εισερχόμενά σας πιο εύχρηστα, ίσως είναι καιρός να σκεφτείτε ένα εργαλείο διαχείρισης email

Η απεριόριστη ώρα διακοπών έρχεται με κόστος

Από την ανακοίνωση του Richard Branson τον Σεπτέμβριο σχετικά με τη νέα πολιτική της Virgin, έχουν υπάρξει πολλά άρθρα στο διαδίκτυο που υπερασπίζονται και σε περισσότερες περιπτώσεις καταγγέλλουν απεριόριστο χρόνο. Τα επιχειρήματα κατά των ελεύθερων για όλους διακοπών συνήθως πέφτουν στο ένα άκρο του φάσματος: Οι εργαζόμενοι δεν θα αφιερώνουν χρόνο επειδή δεν υπάρχει κίνητρο να «το χρησιμοποιήσουν ή να το χάσουν» ή οι εργαζόμενοι θα εξαφανιστούν για παρατεταμένες περιόδους όταν η επιχείρηση τις χρειάζεται περισσότερο απλώς και μόνο επειδή μπορούν.

(Καριέρα)

Ενδοκρουσίες και εξωστρεφείς: Παράλληλα με τις διαφορές τους, μπορούν ακόμα να δημιουργήσουν μια υγιή σχέση εργασίας και υποστήριξης

ένας εκπαιδευτής διαφορετικότητας και ένας εμπειρογνώμονας οργανωτικής ανάπτυξης. "Οι ενδοεστραμμένες περιγράφουν τους εξωστρεφείς ως επιθετικούς, εγωιστικούς, άγνωστους, αγενείς και κοινωνικά άπορους." Αυτή η αποσύνδεση μπορεί να προκαλέσει προβλήματα και παραπλανήσεις μεταξύ των δύο ομάδων. Ωστόσο, είναι σημαντικό οι συνάδελφοι να γνωριστούν.

(Καριέρα)