Το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων

Επιλέξαμε Dokmee Cloud από τις δεκάδες των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων που εξετάσαμε. Για να διαβάσετε την πλήρη μεθοδολογία μας και για μια πληρέστερη λίστα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων, επισκεφτείτε τη σελίδα μας με τις καλύτερες επιλογές αναζήτησης. Γιατί το Dokmee; Το Dokmee Cloud είναι ένα σύστημα χαμηλού κόστους από το Office Gemini που μπορεί να τρέξει από οποιονδήποτε υπολογιστή ή κινητή συσκευή συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο. Το σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο έχει πέντε σχέδια τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένου ενός δωρεάν.

Κόστος

Οι επιχειρήσεις με προϋπολογισμό θα προσελκύονται περισσότερο από το χαμηλό κόστος του Dokmee Cloud. Επειδή δεν υπάρχει λογισμικό για να αγοράσετε, πληρώνετε ένα μηνιαίο τέλος για την υπηρεσία και όχι μεγάλο κόστος εκ των προτέρων.

Σημείωση του συντάκτη: Ψάχνετε για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας; Αν ψάχνετε για πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να έχετε την αδερφή σας στο site BuyerZone που σας παρέχει δωρεάν πληροφορίες από διάφορους πωλητές:

Ακολουθεί ανάλυση της τιμολόγησης του Dokmee Cloud Σχέδια

Σχέδιο 2GB

Δωρεάν

Συμπεριλαμβανόμενος πρώτος χρήστης

• Ενός χρήστη
• Μόνο υποστήριξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Περιλαμβάνεται
• 15 € για κάθε επιπλέον χρήστη
• Υποστήριξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δωρεάν εφαρμογή για κινητά

• 25GB Σχέδιο
• 39 € ανά μήνα
• Δωρεάν φορητή εφαρμογή
• Σχέδιο 50GB

59 δολάρια το μήνα

• Πρώτος χρήστης
• $ 99 ανά μήνα
• Ο πρώτος χρήστης συμπεριλαμβάνει
• $ 15 για κάθε επιπλέον χρήστη
• Υποστήριξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δωρεάν εφαρμογή για κινητά

• Κάθε σχέδιο περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες του Cloud. Ακόμη και το δωρεάν σχέδιο 2GB παρέχει εξίσου μεγάλη λειτουργικότητα με τις πιο ακριβές επιλογές. Αυτό δεν συμβαίνει με τα περισσότερα από τα άλλα συστήματα που εξετάσαμε.
• Μας αρέσει ότι έχετε πολλά σχέδια να επιλέξετε από το πόσα είστε πρόθυμοι να πληρώσετε. Ενώ μερικοί από τους άλλους παρόχους προσφέρουν μια επιλογή σχεδίων, πολύ λίγοι έχουν αυτή την ευρεία ποικιλία.
• Εύχρηστο
• Οι μικρές επιχειρήσεις θα εντυπωσιαστούν από το πόσο εύκολο είναι να χρησιμοποιηθεί αυτό το σύστημα. Επειδή βασίζεται σε σύννεφο, μπορεί να λειτουργήσει σε λίγα μόνο λεπτά. Δεν υπάρχει λογισμικό εγκατάστασης, συντήρησης ή αναβάθμισης, το οποίο μπορεί να είναι πολύτιμο για μικρές επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν προσωπικό πληροφορικής.
• Για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα σας προστατεύονται στο cloud, το Dokmee στεγάζει το σύστημά του σε ένα ασφαλές κέντρο δεδομένων με περιορισμένο πρόσβαση σε κάρτα με κάρτα και παρακολούθηση βίντεο. Επίσης, για να αποφευχθεί η πτώση του συστήματος, υπάρχει ένα ηλεκτρικό δίκτυο διπλής διανομής στο κέντρο δεδομένων, ένα σύστημα αδιάλειπτης τροφοδοσίας με εφεδρική τροφοδοσία μπαταρίας 24 ωρών, μια γεννήτρια ετοιμότητας με αυτόματο διακόπτη μεταφοράς και επιτόπου αποθήκευση καυσίμων. Όλα αυτά τα αποτυχημένα χρηματοκιβώτια μπορούν να σας δώσουν λίγο περισσότερη εμπιστοσύνη ότι τα δεδομένα σας θα αποθηκευτούν όχι μόνο με ασφάλεια, αλλά θα είναι διαθέσιμα και όταν τα χρειάζεστε.

Το περιβάλλον του συστήματος είναι ιδιαίτερα ελκυστικό. Η αρχική σελίδα είναι γεμάτη με λαμπερά πλακάκια για κάθε τμήμα, όπως φακέλους / αρχεία, αναζήτηση, σάρωση, αποστολή αρχείων, εισερχόμενα ροής εργασίας και έκθεση ελέγχου. Αυτή η ρύθμιση είναι από τις πιο εύκολες να περιηγηθείτε σε όλα τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων που αναλύσαμε.

• Για να αποθηκεύσετε έγγραφα, το Dokmee Cloud χρησιμοποιεί μια παραδοσιακή προσέγγιση γραφείου και φακέλου. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσο το δυνατόν περισσότερα ντουλάπια και φακέλους σε εσάς. Μπορείτε να αποθηκεύσετε έγγραφα φορτώνοντας ή σύροντας και αποθέτοντας αρχεία από τον υπολογιστή σας και σαρώνοντάς τα απευθείας στο σύστημα.
• Για να είναι λίγο πιο εύκολο να προσθέσετε αρχεία, το Dokmee Cloud ενσωματώνεται στο Microsoft Office. Με αυτήν την ενσωμάτωση, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία στα οποία εργάζεστε σε Word, Excel ή Outlook στα ντουλάπια και τους φακέλους σας με το πάτημα ενός κουμπιού
• Η αναζήτηση αρχείων είναι επίσης απλή. Εκτός από την περιήγηση στα ντουλάπια και τους φακέλους για εντοπισμό εγγράφων, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια σύνθετη αναζήτηση που σας επιτρέπει να βρείτε αρχεία με βάση διάφορους παράγοντες, όπως τύπος αρχείου, ημερομηνία που τέθηκε στο σύστημα και συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά στο περιεχόμενο.
• Χαρακτηριστικά
• Αν και αυτό είναι ένα σύστημα χαμηλού κόστους, προσφέρει πολλά χρήσιμα χαρακτηριστικά. Ενώ η λύση που βασίζεται σε σύννεφο δεν διαθέτει όλα τα εργαλεία που περιλαμβάνει το αυτό-φιλοξενούμενο σύστημα του Dokmee, έχει τα πιο πολύτιμα.

Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη αυτού του συστήματος είναι ότι, επειδή είναι βασισμένο σε σύννεφο, είναι προσβάσιμο από οποιονδήποτε υπολογιστή με σύνδεση στο διαδίκτυο. Ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε, θα έχετε πλήρη πρόσβαση στο σύστημα.

Μπορείτε επίσης να πατήσετε στο σύστημα από την εφαρμογή για κινητά Dokmee, η οποία είναι διαθέσιμη σε συσκευές Android, iOS και Windows. Παρέχει πρόσβαση σε κάθε αρχείο και σας επιτρέπει να προσθέσετε σημειώσεις σε έγγραφα, να δείτε προηγούμενες εκδόσεις και να τις στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εφαρμογή Dokmee είναι από τις πιο εντυπωσιακές που βρήκαμε κατά την έρευνα συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.

Οι περιορισμοί ασφαλείας και το ημερολόγιο ελέγχου παρέχουν αυστηρούς ελέγχους για το ποιος έχει πρόσβαση στα αρχεία σας. Για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι θα δουν μόνο τα έγγραφα που θα έπρεπε, μπορείτε να ορίσετε περιορισμούς στα γραφεία που μπορούν να έχουν πρόσβαση. Επιπλέον, το ημερολόγιο ελέγχου κρατά λεπτομερή αρχεία για το πότε τα αρχεία προβάλλονται και από ποιον, καθώς και ποιες τροποποιήσεις έχουν κάνει.

Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε έγγραφα μέσα στο σύστημα. Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα αρχεία, να προβάλετε προηγούμενες εκδόσεις, να συγχωνεύσετε αρχεία και να κόψετε, να αντιγράψετε και να επικολλήσετε αρχεία και φακέλους. Αυτά τα εργαλεία εξαλείφουν την ανάγκη να ανοίγουν τα έγγραφα σε ξεχωριστό πρόγραμμα όταν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές.

Άλλα χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν τη δυνατότητα σάρωσης εγγράφων στο σύστημα σε μορφές PDF, TIFF ή JPG. η επιλογή να ρυθμίσετε ροές εργασίας για να διατηρείτε τα έργα και τις αναθέσεις σε τροχιά και να προχωράτε. και τη δυνατότητα δημιουργίας ενός φακέλου αγαπημένων για τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε τακτικά.

Εξυπηρέτηση Πελατών

Η εμπειρία μας με την εξυπηρέτηση πελατών της Dokmee ήταν θετική. Για κάθε ερώτηση, ο εκπρόσωπος έδωσε λεπτομερείς απαντήσεις που μας άφηναν μια σαφή κατανόηση του τρόπου λειτουργίας του συστήματος. Ήμασταν ικανοποιημένοι από το χρόνο που ο εκπρόσωπος πήρε για να απαντήσει στις ερωτήσεις μας. Σε αντίθεση με μερικούς από τους άλλους παρόχους που προσπάθησαν να μας βγάλουν από το τηλέφωνο, ήταν σαφές ότι ο εκπρόσωπος του Dokmee ήθελε να σιγουρευτεί ότι καταλάβαμε τι προσφέρει το σύστημα.

Το Dokmee παρέχει επίσης βοήθεια σε live chat, ένα χαρακτηριστικό όχι όλους τους ανταγωνιστές του προσφορά. Τη δοκιμάσαμε θέτοντας αρκετές ερωτήσεις σε διαφορετικές ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας και κάθε φορά οι ερωτήσεις μας απαντήθηκαν αμέσως. Με την εμπειρία μας με άλλους παρόχους που προσφέρουν ζωντανή συνομιλία, οι ερωτήσεις μας μερικές φορές πήγαν αναπάντητες ή μας είπαν ότι κανείς δεν ήταν διαθέσιμος και να στείλουν την ερώτησή μας με email.

Η υποστήριξη πελατών είναι διαθέσιμη μέσω τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ζωντανής συνομιλίας μεταξύ 8 π.μ. 23:00 CT Δευτέρα έως Πέμπτη και 8 π.μ. έως 7 μ.μ. την Παρασκευή. Πολύ λίγοι από τους παρόχους που εξετάσαμε προσφέρουν υποστήριξη αργά το βράδυ.

Ένας λεπτομερής οδηγός χρήσης ενσωματώνεται επίσης στο σύστημα. Απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με πράγματα όπως το πώς να συνδεθείτε και να δημιουργήσετε καταλόγους αρχείων και πώς να ανεβάσετε αρχεία και να δημιουργήσετε ροές εργασίας

Περιορισμοί

Ο μεγαλύτερος περιορισμός του Dokmee Cloud είναι ότι δεν έχει όλα τα κουδούνια και τα σφυρίχτρα που προσφέρονται όχι μόνο από τους ανταγωνιστές της αλλά και από το δικό της σύστημα εγκατάστασης της επιχείρησης. Ορισμένες από τις λειτουργίες που δεν διαθέτει είναι η δυνατότητα να ορίσετε περιορισμούς πρόσβασης ανά φάκελο και αρχείο και να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο OCR. Επιπλέον, δεν ενσωματώνεται σε άλλα προγράμματα εκτός από αυτά του Microsoft Office.

Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι, ανάλογα με το σχέδιο που επιλέγετε, ενδέχεται να μην διαθέτετε τηλεφωνική υποστήριξη. Ωστόσο, η έλλειψη ορισμένων χαρακτηριστικών και υποστήριξης είναι η αντιστάθμιση για ένα τόσο χαμηλό κόστος. Αν αυτά τα πρόσθετα χαρακτηριστικά είναι σημαντικά για εσάς, σας συνιστούμε να εξετάσετε ένα άλλο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Ωστόσο, εάν το κάνετε αυτό, προετοιμαστείτε να δαπανήσετε σημαντικά περισσότερα για αυτό.

Έτοιμοι να επιλέξουν ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων; Ακολουθεί ανάλυση της πλήρους κάλυψης:

Συστήματα διαχείρισης εγγράφων: Οδηγός αγοραστή

Καλύτερο λογισμικό και συστήματα διαχείρισης εγγράφων 2018

Καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων Συνολικά

Καλύτερη διαχείριση εγγράφων για μικρές επιχειρήσεις

Βέλτιστα συστήματα επιτήρησης βίντεο για επιχειρήσεις 2018

Οι ανάγκες ασφάλειας κάθε επιχείρησης είναι διαφορετικές. Ορισμένες επιχειρήσεις χρειάζονται εξελιγμένες λειτουργίες και κάμερες πολλαπλών τοποθεσιών, ενώ άλλες απαιτούν μόνο ένα βασικό σύστημα για την καταγραφή και την καταγραφή βίντεο. Για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις όλων των λωρίδων, η Mobby Business πραγματοποίησε διεξοδικές ανασκοπήσεις περίπου 50 από τα πιο δημοφιλή συστήματα επιτήρησης βίντεο και ανέπτυξε μια λίστα με αυτά που πιστεύουμε ότι είναι τα καλύτερα για μια ποικιλία εταιρειών.

(Λύσεις)

Συμβουλές και τεχνάσματα για τη χρήση του CRM για την Εξυπηρέτηση Πελατών

Το λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) κάνει περισσότερα από ό, τι διατηρεί οργανωμένες επαφές και βοηθάει στη μείωση των πωλήσεων - βοηθά επίσης την επιχείρησή σας να παρέχει άριστη υποστήριξη και να διατηρεί την αφοσίωση των πελατών. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού CRM προσφέρει μια σειρά από εργαλεία εξυπηρέτησης πελατών ενσωματωμένα σε κάθε λογαριασμό ή επαφή .

(Λύσεις)