Επιλέγοντας Λογισμικό Διαχείρισης Έργων: Οδηγός Αγοραστή

Το λογισμικό διαχείρισης έργων είναι ένας ευέλικτος τρόπος για να εξορθολογιστεί η διαδικασία διαχείρισης κάθε έργου, είτε πρόκειται για το σχεδιασμό και την κατασκευή του εσωτερικού ενός κτιρίου είτε για τη δημιουργία μιας ιστοσελίδας για έναν πελάτη. Το λογισμικό διαχείρισης έργων συμβάλλει στην ενοποίηση της διαδικασίας, αντί να αναγκάζει τις ομάδες να εργάζονται σε διάφορες εφαρμογές. Αντίθετα, τα εργαλεία επικοινωνίας, η κοινή χρήση αρχείων, η παρακολούθηση των εργασιών και των προθεσμιών και η αναφορά είναι όλα ενσωματωμένα σε μία εφαρμογή λογισμικού.

Το λογισμικό διαχείρισης έργου λειτουργεί ως χώρος εργασίας σε πραγματικό χρόνο που βοηθά να κρατάτε το μάτι σας εστιασμένο στη μεγάλη εικόνα, διαχείριση των καθημερινών στοιχείων. Το καλύτερο είναι η δυναμική, η αυτόματη αναδιάταξη της εργασίας όταν χάσετε μια προθεσμία. μερικές ακόμη και να αναπρογραμματίσουν την εργασία που εξαρτάται από την ολοκλήρωση της καθυστερημένης εργασίας

Χρειάζομαι λογισμικό διαχείρισης έργων;

Είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι το λογισμικό διαχείρισης έργων έχει σχεδιαστεί για πλήρη έργα που απαιτούν χρόνο και ομαδική εργασία για να ολοκληρωθεί. Είναι πιθανόν πολύ εκτεταμένες και σε βάθος για την καθημερινή εργασία. Για παράδειγμα, η χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων για τη ρύθμιση και ρύθμιση παραμέτρων ενός δικτύου υπολογιστών θα ήταν αρκετά χρήσιμη. Ωστόσο, η χρήση του λογισμικού διαχείρισης έργων για τη διατήρηση ενός δικτύου υπολογιστών θα ήταν πιθανόν ακατάπαυστη και θα προκαλούσε σύγχυση.

Ένας καλός κανόνας για να διαπιστώσετε αν εργάζεστε σε ένα έργο είναι να ρωτήσετε: "Έχω οριστική ημερομηνία έναρξης; Έχω μια σαφή προθεσμία; Έχω μια σαφή κατανόηση των στόχων μου μεταξύ τώρα και τότε; "

" Μια επιχείρηση χρειάζεται λογισμικό διαχείρισης έργων όταν συντονίζει μεταξύ πολλών ατόμων ή επιχειρηματικών μονάδων, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά, για να ολοκληρώσει εργασίες που περιλαμβάνουν ποικίλα παραδοτέα ή δημιουργικά », δήλωσε ο Conrad Magalis, διαχειριστής μάρκετινγκ για την Advance Acceptance. "Είναι μια βέλτιστη πρακτική έτσι ώστε όλες οι πληροφορίες και συνομιλίες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο ή εργασία να τεκμηριώνονται και να μεταβιβάζονται σε κάθε εμπλεκόμενο φορέα."

Τα αποκαλυπτικά σήματα που χρειάζεται ένας οργανισμός για τη διαχείριση έργων περιλαμβάνουν τα εξής:

• καθυστερημένη λόγω υπερβολικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με εργασία να ταφεί στα inboxes των μελών της ομάδας
• Σύγχυση που αφορά τα υπερβολικά πολυάσχολα και μη φιλικά προς το χρήστη υπολογιστικά φύλλα
• Αναπάντητες προθεσμίες, είτε με μεμονωμένα καθήκοντα είτε με πλήρη έργα, λόγω έλλειψης λογοδοσίας και η διαφάνεια στη διαδικασία
• Κακή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και των διαχειριστών λόγω μη απολογισμού της κατάστασης του έργου ή μεμονωμένων εργασιών
• Επικάλυψη ή περιττή εργασία λόγω σύγχυσης που περιβάλλει τον συγκεκριμένο ρόλο κάθε μέλους της ομάδας
• Ασαφείς ή χαμένες χρονοδιαγράμματα λόγω ανεπαρκούς σχεδιασμού ή κακής επικοινωνίας

Η μόχλευση λύσεων διαχείρισης έργων στη σωστή κατάσταση μπορεί να εξομαλύνει ολόκληρη τη διαδικασία, en εξουσιοδοτώντας την ομάδα σας να προσφέρει εργασία υψηλότερης ποιότητας σε μικρότερο χρονικό διάστημα. Το καλύτερο λογισμικό σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε και να παρακολουθείτε ταυτόχρονα πολλά έργα, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση των προθεσμιών και την πρόοδο των μεμονωμένων μελών της ομάδας. Ουσιαστικά, ο φόρτος εργασίας σας μπορεί να αποθηκευτεί σε μια ενιαία πλατφόρμα, όπου κάθε μέλος της ομάδας σας έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να εκπληρώσει το δικό του ρόλο.

Τι σημαίνει το λογισμικό διαχείρισης έργου; συχνά ξεκινά με ένα ταμπλό που χρησιμεύει ως βάση και παρέχει πρόσβαση σε όλα τα κύρια χαρακτηριστικά του λογισμικού. Από το ταμπλό, οι χρήστες μπορούν συχνά να δημιουργούν νέα έργα καθώς και να διαχειρίζονται και να οργανώνουν παλιά. Σε πολλές λύσεις διαχείρισης έργων, στο ταμπλό υπάρχει επίσης μια επισκόπηση ενεργών και ολοκληρωμένων έργων, τα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση οι χρήστες ανά πάσα στιγμή. Τα Dashboards μπορούν συχνά να μοιράζονται σε ολόκληρες ομάδες, δίνοντάς τους όλες τις προσβάσεις με ένα πάτημα σε σχετικά έργα και εργασίες.

"Το λογισμικό διαχείρισης έργων επιτρέπει στους χρήστες να ενοποιήσουν τις εργασίες τους σε μία κεντρική πλατφόρμα, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να εξοικονομούν χρόνο με τη στέγαση όλων των εργαλείων εργασίας σε ένα περιβάλλον εργασίας", δήλωσε ο John Furneaux, διευθύνων σύμβουλος της εταιρείας διαχείρισης Hive. "Το φάσμα του λογισμικού ποικίλλει από τις νεοσύστατες επιχειρήσεις - όπως η Hive - σε βετεράνους παίκτες όπως το SharePoint. Όλα τα προγράμματα διαχείρισης έργων κυμαίνονται στις δυνατότητές τους και είναι σημαντικό να αξιολογούνται οι ανάγκες των επιχειρήσεων και οι τρόποι βελτίωσης των διαδικασιών. και οι εργασίες μπορούν τυπικά να δημιουργηθούν (ή να ζητηθούν, εάν ένας ανώτερος πρέπει να εγκρίνει το έργο πριν ξεκινήσει) απευθείας στο λογισμικό διαχείρισης έργου. Μόλις δημιουργηθεί ένα έργο, οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ποικίλα εργαλεία για την οργάνωση και τον συντονισμό συγκεκριμένων πτυχών κάθε έργου, εξασφαλίζοντας την ευθύνη για την επικαιρότητα και την ποιότητα των συγκεκριμένων εργασιών.

Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να προγραμματίζουν και να παρακολουθούν εργασίες και χρονοδιαγράμματα έργων με εξελιγμένα εργαλεία όπως τα διαγράμματα Gantt. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν τα μέλη της ομάδας να παραμείνουν στην ίδια σελίδα, ακόμη και αν δεν εργάζονται στην ίδια φυσική θέση, και να διευκολύνουν την επιβάρυνση της τήρησης αυστηρών προθεσμιών. Δεδομένου ότι τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν ποια καθήκοντα έχουν ανατεθεί μεταξύ τους, μπορούν να συντονιστούν μεταξύ τους πολύ πιο εύκολα. Ορισμένο λογισμικό διαθέτει ακόμη ενσωματωμένες εφαρμογές συνομιλίας, γεγονός που κάνει τη συνεργασία άμεση και άμεση.

Για τους διαχειριστές, ο πλήρης έλεγχος της κατεύθυνσης του έργου είναι καθοριστικός. Οι διευθυντές μπορούν να επαναπροσδιορίσουν την εργασία ή να ανακατέψουν τις εργασίες που έχουν ανατεθεί, αν ένα μέλος της ομάδας είναι συγκλονισμένο, ενώ άλλα δεν είναι, και η διαχείριση των πόρων είναι πιο αποτελεσματική. Με λεπτομερείς ανασκοπήσεις και αναφορές, οι διαχειριστές μπορούν επίσης να παρακολουθήσουν πιο εύκολα τις νέες εξελίξεις. Οποιοδήποτε περίπλοκο έργο έχει πολλά κινούμενα μέρη, γι 'αυτό είναι σημαντικό να κρατάτε ενημερωμένους τους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων - αυτό είναι που κάνει το λογισμικό διαχείρισης έργων για την ομάδα διαχείρισης.

Επιλέγοντας το σωστό λογισμικό διαχείρισης έργου

προσφέρουν όλα τα χαρακτηριστικά που περιγράφονται παραπάνω, δεν υπάρχουν δύο ακριβώς τα ίδια. Αυτό κάνει τη διαδικασία επιλογής βασικό στοιχείο της επιτυχίας του οργανισμού σας. Μια μεγάλη επιχειρηματική επιχείρηση, για παράδειγμα, θα έχει διαφορετικές ανάγκες από μια μικρή εκκίνηση με μια μικρή ομάδα. Εξετάζοντας προσεκτικά κάθε αίτηση και ζητώντας τις σωστές ερωτήσεις είναι το κλειδί

"Οι εταιρείες θα πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να κάνουν demo αρκετές επιλογές προτού προχωρήσουν καθώς και παράγοντας στην" έγκριση "χρόνου για την ομάδα και τους πελάτες να συνηθίσουν στη χρήση της εφαρμογής , Δήλωσε ο Μάγκαλις. "Εάν εργάζεστε σε ένα ιδιαίτερα τεχνικό τομέα (όπως η πληροφορική), μπορεί να είναι πιο συνηθισμένο από ό, τι σε άλλες βιομηχανίες να έχει εμπειρία με εφαρμογές διαχείρισης έργων."

Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να εντοπίσετε τα ιδιαίτερα προβλήματα που αντιμετωπίζετε σήμερα διαχείριση έργων. Αναγνωρίζοντας πού βρίσκονται οι παγίδες - ίσως μοιράζονται έγκαιρες ενημερώσεις με έναν πελάτη ή ίσως είναι εσωτερική επικοινωνία - μπορείτε να εστιάσετε πιο εύκολα σε λογισμικό που ενισχύει τα δυνατά σας και υποστηρίζει τις αδυναμίες σας. Κάθε εφαρμογή διαχείρισης έργων έχει τα δικά της ξεχωριστά χαρακτηριστικά, οπότε επιλέγοντας ένα που συμπληρώνει την ομάδα σας είναι υψίστης σημασίας.

Τέλος, η επιλογή ενός συστήματος που μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε και να χρησιμοποιήσετε είναι το κλειδί. Ποιο καλό είναι μια λύση που φέρνει μαζί της μια ανεπιθύμητη ανάπτυξη, δημιουργώντας πονοκεφάλους για την ομάδα σας και οδηγώντας σε μια αντιπαραγωγική προσπάθεια απλά για να την ξεκινήσετε; Επιπλέον, εάν το προσωπικό σας δεν μπορεί να μάθει να χρησιμοποιεί το σύστημα, προσφέρει τελικά μηδενικά οφέλη. Η υλοποίηση και η ευκολία στη χρήση θα πρέπει να είναι σημαντικοί παράγοντες για να αποφασίσετε.

"Η επιτυχής εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης έργων είναι δύσκολη υπόθεση, πρόκειται για ένα πολιτιστικό ζήτημα, όχι για ένα εργαλείο", δήλωσε ο Alan Zucker, ιδρυτής του Project Management Essentials. "Οι περισσότεροι οργανισμοί δεν έχουν συνεπείς και τυποποιημένες πρακτικές για τη διαχείριση έργων και την αναφορά των επιδόσεων του χαρτοφυλακίου. Κάτι τόσο φαινομενικά απλό όσο έχει μια κανονική μέρα για την αναφορά της κατάστασης σε όλη την επιχείρηση, μπορεί να στείλει κτυπήματα, καθώς οι άνθρωποι συνηθίζουν να αναφέρουν την κατάσταση σε μια συγκεκριμένη ημέρα, συνήθως λόγω του ρυθμού εκτελεστικής τους κατάστασης. "

Θα πρέπει να ξεπεράσετε το κολέγιο για να ξεκινήσετε μια επιχείρηση;

Η επιχειρηματικότητα γίνεται όλο και πιο επιθυμητή και προσβάσιμη, ενώ το κολλέγιο γίνεται όλο και πιο αναμενόμενο και δαπανηρό. Αν και πολλοί επιχειρηματίες βρουν χρόνο και χρήματα για να φοιτήσουν στο κολέγιο πριν ασκήσουν την επιχειρηματική τους δραστηριότητα, κάποιοι δεν πιστεύουν ότι το βήμα είναι σωστό γι 'αυτούς - και αυτό είναι εντάξει.

(Επιχείρηση)

Διαχείριση ταμειακών ροών: Τεχνικές και Εργαλεία

Η παρακολούθηση και κατανόηση της ροής μετρητών είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση. Πρέπει να ξέρετε πώς το ποσό των χρημάτων που εισάγετε στην επιχείρησή σας συγκρίνεται με το ποσό που βγαίνει. Αν περνάτε περισσότερα από όσα κερδίζετε, πρέπει να κάνετε αλλαγές για να αποφύγετε την έξοδο από την επιχείρηση.

(Επιχείρηση)