Το ίχνος χαρτιού: Ένας οδηγός για τι να αποθηκεύσετε και τι πρέπει να σκουπίσω

Ανεξάρτητα από σε ποια κατασκήνωση πέφτετε, εξακολουθούν να υπάρχουν μερικά κεντρικά ερωτήματα: Πόσο καιρό χρειάζεται μια επιχείρηση να κρεμάσει στα επιχειρηματικά της έγγραφα; Και τι πρέπει να κρατήσει;

Όπως και πολλές από τις ερωτήσεις της ζωής, δεν υπάρχει μια ασπρόμαυρη απάντηση. Οι κανόνες της εσωτερικής υπηρεσίας εσόδων έχουν παραμείνει ως προεπιλογή, αλλά υπάρχουν και άλλα πράγματα που πρέπει να λάβουν υπόψη οι επιχειρήσεις. Πάνω απ 'όλα, όμως, οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να έχουν ένα ρητό, εκτελέσιμο σχέδιο.

«Είναι πολύ πιθανό για τις μικρές επιχειρήσεις να υποτιμήσουν την αξία των αρχείων και την ανάγκη να τους διατηρήσουν», δήλωσε ο Benjamin Wright, δικηγόρος με έδρα το Ντάλλας την τεχνολογία και τα έγγραφα

Σε κάποιο βαθμό, το IRS επιτρέπει κάποια ευελιξία στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται τα έγγραφά τους, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ηλεκτρονικών συστημάτων

"Το IRS δεν θα σας πει όλα όσα πρέπει να κάνετε. Θα χρειαστείτε καθοδήγηση από μια CPA », δήλωσε ο Wright, ο οποίος blogs εκτενώς σχετικά με τα συστήματα εγγράφων.

Ωστόσο, το IRS εξήγησε πρόσφατα ότι θα αποδεχθεί ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα, όπως τα QuickBooks, για έλεγχο.

Η δημοσίευση του IRS 583 τονίζει ότι κάθε σύστημα διατήρησης εγγράφων πρέπει να επιτρέπει σε έναν φορολογούμενο να υποστηρίζει εύκολα τα επιχειρηματικά αποτελέσματα που εμφανίζονται σε μια φορολογική δήλωση. Για μεγάλο χρονικό διάστημα, ο κανόνας διατήρησης κράτησε ότι οι επιχειρήσεις και τα άτομα πρέπει να κρατούν φορολογικές δηλώσεις και έγγραφα για επτά χρόνια, αλλά η δημοσίευση 583 δείχνει ότι αυτό δεν είναι αλήθεια. Αντιθέτως, διαφορετικά καταστατικά περιορισμού ισχύουν για διαφορετικές φορολογικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση οφείλει πρόσθετο φόρο, το όριο παραγραφής είναι τρία έτη

Το IRS προσφέρει παραδείγματα των καλύτερων εγγράφων για να διατηρήσει:

Έσοδα:

Αποδείξεις ταμειακών καταλόγων, 1099s

• Αγορές και έξοδα: Ακυρωμένα επιταγές, αποδείξεις πιστωτικών καρτών, αποδείξεις λογαριασμών
• Όλα τα πράγματα που εξετάζονται, επτά χρόνια δεν είναι κακό πρότυπο, ακόμα και αν είναι κάτι παραπάνω από αναγκαίο σε διάφορες καταστάσεις. Αλλά σημειώστε: Δεν υπάρχει κανένας περιορισμός των παραπλανητικών ή ανεπιστρεπτέων φορολογικών δηλώσεων. Τα έγγραφα εξυπηρετούν πιο αποκλίνουσες σκοπούς από την υποστήριξη φορολογικών δηλώσεων. Ο Wright ανέφερε ως παράδειγμα κατασκευαστικές εταιρείες που ίσως πρέπει να συμμορφωθούν με τους ειδικούς περιβαλλοντικούς νόμους. Άλλες ομοσπονδιακές ή κρατικές κυβερνητικές υπηρεσίες μπορεί να προβλέπουν ότι τα σχετικά έγγραφα θα πρέπει να διατηρούνται επ 'αόριστον.

"Θεωρητικά, μπορείτε να έχετε απαιτήσεις που υπερβαίνουν τις απαιτήσεις της IRS", δήλωσε ο Wright. "Εάν ναι, πιθανότατα θα το ξέρετε."

Οι μικρές επιχειρήσεις δεν πρέπει να υποθέσουν ότι ένα πιο εξελιγμένο σχέδιο διατήρησης εγγράφων απαιτεί περίπλοκο εξοπλισμό και λογισμικό. Στην πραγματικότητα, μια λύση μπορεί να είναι σωστά στα χέρια σας. Ο Wright δίνει έμφαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως τον απλούστερο και ευκολότερο τρόπο διατήρησης της τεκμηρίωσης. "Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως το ημερολόγιο αυτού που κάναμε, με τον οποίο μιλήσαμε, πώς κάναμε κάτι. Μπορεί να είναι πολύ πολύτιμη ", δήλωσε ο Wright. Σημείωσε ότι πολλές μεγάλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν απεριόριστη αποθήκευση για τόσο χαμηλά όσο $ 20 το χρόνο.

Δεδομένων αυτών των περιστάσεων, μια μικρή επιχείρηση θα μπορούσε να επιλέξει να αποθηκεύσει πολλά έγγραφα σε ένα σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να καταγράψει μεγάλο μέρος του πώς κάνει επιχειρήσεις. Με την τιμή του σκληρού δίσκου και της αποθήκευσης του cloud να πέφτει, οι επιχειρήσεις έχουν τώρα πολλές επιλογές από τις οποίες μπορούν να επιλέξουν.

Ωστόσο, πολύ μεγάλη τεκμηρίωση μπορεί να είναι προβληματική. "Ζούμε στο ηλεκτρονικό ψαροτούφεκο", δήλωσε ο Ράιτ. "Αυτό ισχύει εξίσου για τη μαμά-και-σκάει όπως και το Υπουργείο Εξωτερικών των ΗΠΑ. Οι ηλεκτρονικές εγγραφές μπορούν να εμφανιστούν οπουδήποτε. "Με άλλα λόγια, προσέξτε.

Αντίστροφη μέτρηση έως την Ημέρα Φορολογίας: Τι Επιχειρήσεις πρέπει να γνωρίζετε

22 Κινηματογραφικά Τραγούδια για Ιδιοκτήτες Επιχειρήσεων και Επιχειρηματίες

• Κοινωνική Media Savvy: Μια Εβδομάδα Συμβουλών για να βοηθήσει την επιχείρησή σας

---



10 Συμβουλές για την οικοδόμηση μιας στρατηγικής κοινωνικών μέσων

Ο Steve Nicholls, στρατηγικός κοινωνικών μέσων, Το "Social Media in Business" (Bookinars, 2011) προσφέρει τις ακόλουθες συμβουλές για επιχειρήσεις που επιθυμούν να επεκτείνουν την παρουσία τους στα κοινωνικά μέσα χωρίς να δημιουργούν πονοκεφάλους για τον εαυτό τους. Πρόκειται για τα οφέλη: καθώς το Facebook είναι ένα πολύ μικρό μέρος των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης.

(Γενικός)



Πώς η μαμά και ο μπαμπάς μπορούν να σας βοηθήσουν να πάρετε μια δουλειά

Η μετακίνηση πίσω στο σπίτι μετά την απώλεια της δουλειάς σας μπορεί να μην είναι η πιο ελκυστική κατάσταση, αλλά μπορεί να είναι το πιο έξυπνο πράγμα, μπορεί να το κάνει, σύμφωνα με μια μελέτη. Η έρευνα δείχνει ότι η μετακίνηση στο σπίτι παρουσιάζει απολυμένους εργαζομένους με βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οικονομικά οφέλη, επιτρέποντάς τους να ψάξουν ελεύθερα για μια νέα δουλειά, εξοικονομώντας παράλληλα χρήματα.

(Γενικός)