Σκεφτείτε πριν γράψετε: 7 τρόποι για να κάνετε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας πιο επαγγελματικά

Παρά τα πολυάριθμα ψηφιακά κανάλια που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι για να συνδεθούν στο χώρο εργασίας σήμερα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει ένα από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα επαγγελματικά εργαλεία επικοινωνίας. Είτε αλληλεπιδράτε με διαχειριστές μίσθωσης, τρέχοντες εργοδότες ή συναδέλφους, θα θελήσετε να είστε όσο το δυνατόν πιο στιλβωμένοι στα μηνύματά σας.

Business News Καθημερινά ρώτησε επαγγελματίες και εμπειρογνώμονες σταδιοδρομίας για τις συμβουλές τους. Βάλτε το καλύτερο εικονικό σας πόδι προς τα εμπρός κάθε φορά που στέλνετε Αποστολή με αυτές τις συμβουλές:

Να θυμάστε ότι ο καθένας μπορεί να το διαβάσει μόλις αποσταλεί.

Όπως κάθε γραπτό μήνυμα σε μια ηλεκτρονική πλατφόρμα, οι λέξεις σας δεν είναι ιδιωτικές. Εάν δεν είστε εντάξει με όλους που βλέπουν το email σας, δεν πρέπει να το στείλετε. Δεν μπορείτε να επαναλάβετε το μήνυμά σας μόλις το παραδώσετε, οπότε προσέξτε τι πληκτρολογείτε.

"Πριν πατήσετε το κουμπί Αποστολή, αναρωτηθείτε πάντα:« Θα ήμουν υπερήφανη για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν ήταν στην πρώτη σελίδα της εφημερίδας ; " Επειδή η γραφή μπορεί εύκολα να μοιραστεί με άλλους », δήλωσε ο Jennifer Brown, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της PeopleTactics.

Αξιοποιήστε πλήρως την υπογραφή σας

Οι υπογραφές επιτρέπουν στους παραλήπτες σας να αποκτήσουν μια αίσθηση του ποιοι είστε επαγγελματικό επίπεδο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τον τίτλο, το όνομα της εταιρείας σας, πρόσθετες πληροφορίες επικοινωνίας, κοινωνικά μέσα και ιστοσελίδες, δήλωσε η Lisa Chase Patterson, πρόεδρος του The Book Bank Foundation.

Επιπλέον, εάν χρησιμοποιείτε το email από την επιφάνεια εργασίας και το τηλέφωνό σας, ταιριάζει με την υπογραφή σας και στις δύο συσκευές, δήλωσε ο Zach Feldman, επικεφαλής ακαδημαϊκός αξιωματούχος και συνιδρυτής της Ακαδημίας Code + Design της Νέας Υόρκης. Δεν είναι επαγγελματικό να υπογράφετε μηνύματα με βασικές υπογραφές όπως "αποστέλλεται από το iPhone μου". [Πηγαίνετε πέρα ​​από την εφαρμογή iPhone Mail με αυτές τις εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για iOS .]

Δημιουργία προτύπων για απαντήσεις που χρησιμοποιούνται συχνά.

Εάν λαμβάνετε συνήθεις ερωτήσεις, είναι έξυπνο να χρησιμοποιείτε πρότυπα για να διασφαλίσετε ότι παρέχετε τα αντίστοιχα σχόλια με κάθε απόκριση. Έτσι, σας εξοικονομούμε χρόνο να δημιουργήσετε μοναδικά και κατάλληλα μηνύματα, δήλωσε ο Lori Bruhns, ιδιοκτήτης και πρόεδρος της Lori Bruhns LLC.

"Κατά την εμπειρία μου, οι απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των περισσότερων επαγγελματιών μπορούν να προγρα ατιστούν και να τροποποιηθούν τόσο ελαφρώς ώστε να είναι προσωπικές και σημαντικές με το συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαντήθηκε », είπε. "Προτείνω να σκεφτόμαστε τα τρία κορυφαία ηλεκτρονικά μηνύματα που λαμβάνουμε και να προειδοποιούμε μια απάντηση σε κάθε μία."

Κρατήστε την απλή και οργανωμένη.

Ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε τα μηνύματά σας είναι εξίσου σημαντικός με τις λέξεις που επιλέγετε. Για να παρουσιάσετε αποτελεσματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, χρησιμοποιήστε κουκκίδες για σημαντικά στοιχεία, είπε η Cynthia Bazin, πρόεδρος της SmartChic. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες να σαρώνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να καθορίζουν το γενικό σκοπό που θα εκτιμήσουν οι περισσότεροι επαγγελματίες.

Ο Todd Horton, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της KangoGift, συνιστά να διατηρούνται απλά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην ρωτάτε πάρα πολλές ερωτήσεις και περιμένετε μια γρήγορη απάντηση, είπε. Αντίθετα, περιορίστε τον εαυτό σας σε ένα μόνο βασικό ερώτημα ή σημείο ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

"Αυτό κάνει δύο πράγματα: Βοηθάει στο να καταστεί το μήνυμα πιο εύχρηστο και να το καταστήσει πιο εύχρηστο για τον παραλήπτη να επεξεργαστεί", πρόσθεσε ο Horton.

Τα λάθη, τα τυπογραφικά λάθη και τα στυλίστικα λάθη μπορεί να σας κάνουν να εμφανίζεστε αντιεπαγγελματικά ή ανίκανα. Το γράψιμο των σκέψεών σας και η μη διόρθωσή τους προτού να χτυπήσετε το Send μπορεί να καταστρέψει κάθε ελπίδα που είχατε στον επαγγελματισμό », δήλωσε ο Ed McMasters, διευθυντής μάρκετινγκ και επικοινωνιών στην εταιρεία Flottman.

Για να αποφύγετε την ακούσια αποστολή ενός ημιτελούς μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε τη διεύθυνση του παραλήπτη αφού γράψετε και επεξεργαστείτε το μήνυμά σας.

"Σε κάθε email, επαγγελματικό ή όχι, μου αρέσει να τοποθετώ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη την τελευταία στιγμή, αποστολή ", δήλωσε ο Kerri Garbis, πρόεδρος και συνιδρυτής της ανακοίνωσης Ovation. "Με αυτόν τον τρόπο, μπορώ να είμαι βέβαιος να διαβάσω και να ξαναδιαβάσω αυτό που έχω γράψει και να κάνω τις απαραίτητες αλλαγές χωρίς να ανησυχώ για τυχαία αποστολή."

Εξετάστε το χρόνο σας.

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας προκαλέσει την πλήρη ξεχασμό και να σας κάνει να εμφανίζεστε ανεύθυνοι και αναξιόπιστοι. Ο Lori Kaye, ιδρυτής του Lion Linq, δήλωσε ότι θα πρέπει να απαντήσετε στον προϊστάμενό σας, τον πελάτη, τον ομότιμό σας ή την προοπτική την ίδια μέρα που σας στέλνουν email.

"Αν δεν έχετε την κατάλληλη απάντηση ή τα σωστά υλικά, να γνωρίζετε ότι λάβατε το μήνυμά τους και να τους δώσετε [την ημερομηνία] ... μπορούν να περιμένουν να έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται », πρόσθεσε.

Πολλοί άνθρωποι υποτιμούν τη σημασία του θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραμμή. Δεδομένου ότι χρησιμεύουν ως προεπισκόπηση για το υπόλοιπο email, οι γραμμές θέματος πρέπει να είναι συνοπτικές αλλά αρκετά διεξοδικές για να προσελκύσουν την προσοχή του αναγνώστη.

"Οι άνθρωποι δίνουν προτεραιότητα σε τι μηνύματα διαβάζουν πρώτα από ποιος είναι ο αποστολέας - πηγαίνετε διαβάζοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό σας αμέσως - και δεύτερον από αυτό που λέει το θέμα ", δήλωσε ο David Erickson, αντιπρόεδρος του online marketing στο Karwoski & Courage.

Σας ενημέρωσε ότι θα αναρωτιόσαστε τι θα σας κάνει να αποδέχεστε την ανάγνωση ολόκληρο το μήνυμά σας και να το πλέξετε στο θέμα σας

Ορισμένες συνεντεύξεις προέλευσης πραγματοποιήθηκαν για μια προηγούμενη έκδοση αυτού του άρθρου

Σκεφτείτε ότι ο υπάλληλός σας είναι έτοιμος να σταματήσει; Πώς να το χειριστείτε

Ένας από τους υπαλλήλους σας έχει ενεργήσει περίεργα τον τελευταίο καιρό. Αυτός ή αυτή έχει πάρει πολύ χρόνο μακριά για ραντεβού γιατρού και άρρωστων ημερών. Ο εργαζόμενος μπορεί να έχει ζητήσει να αλλάξει το πρόγραμμα εργασίας του χωρίς μια εξήγηση. Ίσως η παραγωγικότητα του ατόμου να έχει μειωθεί στις τελευταίες εβδομάδες ή έχει αποσυρθεί από την ομάδα.

(Επιχείρηση)

Πώς έχτισα το αμερικανικό όνειρό μου στα γαλλικά μακαρόνια

Να είσαι επιχειρηματίας και να ξεκινήσεις τη δική σου επιχείρηση μπορεί να είναι ένα τρομακτικό κατόρθωμα - ακόμα περισσότερο όταν είσαι σε μια νέα χώρα και δεν μιλάς την πρωταρχική γλώσσα. Το ταξίδι μου προς την επιχειρηματικότητα παρουσίασε πολλές προκλήσεις, αλλά με κάθε εμπόδιο ήρθε η ευκαιρία. Από το να αφήνω πίσω την οικογένειά μου και τη δουλειά μου στη Γαλλία, να χάσω το σπίτι μου κατά τη διάρκεια της ύφεσης και ακόμη και να θυσιάσω τον λογαριασμό της οικογενειακής μου αποταμίευσης για να προωθήσω τις προσπάθειες για να πετύχω το αμερικανικό όνειρο οδήγησα στη δημιουργία μιας καλύτερης ζωής και στην επανένωση της οικογένειάς μου.

(Επιχείρηση)