4 Κοινά επιχειρησιακά λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Οι επαγγελματικές συναντήσεις έχουν μακροχρόνια φήμη ότι είναι ανυποψίαστες, βαρετές και χάσιμο χρόνου. Οι φωτογραφίες ψυχαγωγίας και φωτογραφίας χαρακτηρίζουν τις συναντήσεις με σκηνές βαριεσμένων υπαλλήλων που βλέπουν το ρολόι, στρέφονται τα μάτια τους και κοιμούνται, ενώ ο παρουσιαστής φαίνεται να τρέχει αδιάκοπα.

Αν και οι αναπαραστάσεις στην τηλεόραση και οι φωτογραφίες φαίνονται υπερβολικές, είναι αλήθεια για τη ζωή. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της εταιρίας intranet της εταιρείας Igloo Software, περίπου οι μισοί υπάλληλοι βρίσκουν συνεδριάσεις μη παραγωγικές. Πιο συγκεκριμένα, οι εργαζόμενοι είναι ενοχλημένοι με περιττές συναντήσεις (76%), συναντήσεις που ξεπερνούν το θέμα (59%) και οι άνθρωποι επαναλαμβάνουν το ένα το άλλο (58%).

"Όταν οι άνθρωποι αισθάνονται ότι μια συνάντηση λείπει από την παραγωγικότητα, είναι λιγότερο πιθανό να διατηρήσουν την εμπιστοσύνη ότι είναι καλή χρήση του χρόνου τους και έτσι αποσυνδέονται ", δήλωσε η Amanda Milligan, εκπρόσωπος του Igloo Software και υπεύθυνος διαχείρισης της έρευνας.

Είναι σημαντικό τα στελέχη να αξιολογήσουν τον τρόπο διεξαγωγής των συναντήσεων - και πόσο συχνά - για να δούμε αν είναι το καλύτερο για τις ομάδες τους, είπε ο Milligan. Εάν οι υπάλληλοί σας δεν φαίνεται να βγάζουν τίποτα από τις συναντήσεις της εταιρείας, ίσως να θέλετε να αξιολογήσετε αν κάνετε αυτά τα λάθη. [Δείτε Σχετική Ιστορία: Θέλετε μια Καλύτερη Επιχειρηματική Συνάντηση; Προετοιμαστείτε ]

1. Χωρίς σαφή σκοπό ή ημερήσια διάταξη

Οι συναντήσεις χωρίς ξεχωριστό στόχο πρέπει να κατατάσσονται ως «άχρηστες» και «περιττές» από τους υπαλλήλους.

"Οι συναντήσεις πρέπει να έχουν σαφή σκοπό πέρα ​​από μια αναφορά κατάστασης, η οποία μπορεί να αντιμετωπιστεί πολύ καλά από ένα από τα πολλά ηλεκτρονικά εργαλεία διαχείρισης έργων που κυκλοφορούν στην αγορά », δήλωσε ο Stephen Sheinbaum, ιδρυτής της Bizfi, μιας εταιρείας χρηματοοικονομικής τεχνολογίας και ενός εναλλακτικού προμηθευτή χρηματοδότησης. «Κάνετε μια ατζέντα για τις συνεδριάσεις και τις στέλνετε σε όλους τους συμμετέχοντες μπροστά από το χρόνο [έτσι] ξέρουν τι αναμένεται από αυτές στη συνάντηση».

Ο Tim Eisenhauer, πρόεδρος του φορέα intranet Axero Solutions, συμφώνησε ότι η απόρριψη μιας ημερήσιας διάταξης είναι μεγάλο λάθος, καθώς αυτό συχνά οδηγεί σε μακρές συναντήσεις εκτός των θεμάτων.

"Κρατήστε το σύντομο", δήλωσε ο Eisenhauer. "Έχουν οριστεί χρόνοι έναρξης και λήξης και, το πιο σημαντικό, να έχει κάποιος να ηγηθεί της συνάντησης και να τη διατηρήσει σε καλό δρόμο."

2. Χρησιμοποιείτε λέξεις-κλειδιά

Λίγα πράγματα απενεργοποιούν τους υπαλλήλους γρηγορότερα από ό, τι ακούτε την εταιρική φρασεολογία κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Μπορείτε να σκεφτείτε ότι οι δημοφιλείς λέξεις-κλειδιά όπως η "συνεργία" και η "εναλλαγή παραδειγμάτων" σας κάνουν να ακούσετε περισσότερο την επιχειρηματική στρατηγική της εταιρείας, αλλά η ομάδα σας προτιμά τις επεξηγήσεις απλής γλώσσας σε αυτές τις ασαφείς, υπερβολικά χρησιμοποιούμενες φράσεις

Igloo Software. οι παρακάτω λέξεις-κλειδιά έκαψαν περισσότερο τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια των συναντήσεων:

• Σκεφτείτε έξω από το κουτί
• Βάση αφής
• Φέρτε στον πίνακα
• Synergy
• Προχωρώντας

3. Η έρευνα του Igloo Software διαπίστωσε ότι οι υπάλληλοι ενοχλούνται από τη διάσπαση συμπεριφορών όπως η λήψη κλήσεων (51 τοις εκατό), οι συνομιλίες (47 τοις εκατό) και η κατανάλωση ή κατανάλωση (22 τοις εκατό) κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Μπορεί να μην συνειδητοποιήσετε ότι κάνετε αυτά τα πράγματα ή το αποτέλεσμα που έχει σε άλλους συνανθρώπους, αλλά θα μπορούσε να είναι μέρος του λόγου για τον οποίο συντονίζουν.

Ο Eisenhauer έδωσε το παράδειγμα ενός πρώην συναδέλφου που έντονα μασάει τα ούλα κατά τις συναντήσεις

«Μόλις το είδα ή την άκουσα, θα μπορούσατε να με μετρήσετε», είπε. "Θα επικεντρωθώ στη μάσηση και θα αποστασιοποιηθείς, ίσως ακόμη και λίγο υπνωτισμένος. Έτσι, αν κάτι τέτοιο με απεμπλοκή, φανταστείτε τα πράγματα που θα μπορούσαν να απελευθερώσουν τους υπαλλήλους σας."

4. Δεν χρησιμοποιείτε σωστά τα εργαλεία τεχνολογίας

Παρόλο που η τεχνολογία έχει καταστήσει δυνατό PowerPoints, κοινή χρήση οθόνης, τηλεδιάσκεψη και άλλες πτυχές της σύγχρονης συνεδρίασης, δεν είναι πάντα τέλεια. Τα τεχνολογικά λάθη μπορούν και συμβαίνουν - τόσο συχνά που το 34 τοις εκατό των ερωτηθέντων της έρευνας Igloo αναφέρθηκε σε συνεχή τεχνικά ζητήματα ως μία από τις μεγαλύτερες ενόχλησε συνάντησή τους. Εάν η σύνδεση βίντεο αποσυνδέεται ή εξέρχεται ή η οθόνη εξόδου εξακολουθεί να κλείνει, πώς μπορείτε να περιμένετε από τους υπαλλήλους σας να παραμείνουν εστιασμένοι; Δοκιμάστε όλα τα εργαλεία συσκέψεων πριν να τα χρησιμοποιήσετε και ακόμα και αν όλα πάνε ομαλά, να είστε έτοιμοι να εκτελέσετε τη συνάντηση tech-free μόνο σε περίπτωση που συμβεί κάτι.

Ένα σχετικό ζήτημα είναι ότι δεν χρησιμοποιεί αποτελεσματικά την τεχνολογία. Άλλο 29 τοις εκατό των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι δεν τους άρεσαν οι συναντήσεις που χρησιμοποιούν παρουσιάσεις του PowerPoint όλη την ώρα. Η ανάγνωση ενός slideshow - και όχι η προσθήκη πρόσθετων πληροφοριών - αισθάνεται σαν σπατάλη χρόνου για τους εργαζόμενους, διότι θα μπορούσαν να το διαβάσουν εξίσου μόνοι τους, χωρίς συνάντηση.

"Παρά το γεγονός ότι υπάρχουν πολυάριθμοι ψηφιακοί και τεχνολογικοί πόροι οι διαχειριστές μπορεί να μην γνωρίζουν τους καλύτερους τρόπους αξιοποίησης αυτών των πόρων για τους σκοπούς των συναντήσεων τους ", δήλωσε ο Μίλιγκαν στην εφημερίδα Mobby Business. "Είναι ζωτικής σημασίας οι ηγέτες της εταιρείας να διερευνήσουν τις επιλογές και να προσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να επικοινωνούν με τους υπαλλήλους με τον πιο απλό, δυναμικό τρόπο."

Είναι αναγκαία η συνάντησή σας;

Πριν καλέσετε μια συνάντηση, πάνω από τα λάθη, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε αν πρέπει πραγματικά να το έχετε καταρχήν

«Θα πρέπει να αναρωτηθείτε αν μια συνάντηση που μπορεί να διαταράξει την παραγωγικότητα είναι ο καλύτερος τρόπος για να επιτευχθεί ο στόχος», Είπε ο Sheinbaum. «Όταν θέλω να ελέγξω την πρόοδο κάποιου από την τεχνολογία που αναπτύσσουμε, ζητώ μια κλήση ή ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τον επικεφαλής της ομάδας, όχι μια ομαδική συνάντηση, αλλά όταν ήθελα να επικοινωνήσω γιατί αναδείξαμε την εταιρία νωρίτερα φέτος, Συγκεντρώθηκα ολόκληρη την εταιρεία μαζί στο τέλος της εργάσιμης ημέρας.Αν μια συνάντηση είναι η σωστή λύση, τότε πρέπει να είσαι σίγουρος ότι μέχρι το τέλος σου έχεις πετύχει τον στόχο που θέλεις. "

" Ένας σημαντικός αριθμός των μικρότερων συναντήσεων που επικεντρώνονται σε ενημερώσεις ή απλά στη διάδοση πληροφοριών μπορεί να γίνει σε συνεργατικούς χώρους, που εξοικονομεί χρόνο και απομακρύνει τη δυνατότητα διακοπής ή απόσπασης της προσοχής », πρόσθεσε ο Milligan. "Βοηθά επίσης να έχουμε μια ανοιχτή κουλτούρα που να ενθαρρύνει τους ανθρώπους να εργάζονται δυνατά, να εκθέτουν τις καθημερινές συνομιλίες και τη ροή εργασιών του τμήματος για να διευκολύνουν την παρακολούθηση. Οι εταιρικές κουλτούρες με θεμέλια διαφάνειας έχουν λιγότερη ανάγκη για συχνή -προσωπικές συναντήσεις. "

Ορισμένες συνεντεύξεις προέλευσης πραγματοποιήθηκαν για προηγούμενη έκδοση αυτού του άρθρου.

---

Nix η αρνητικότητα: Πώς να δημιουργήσετε ένα θετικό χώρο εργασίας

Η δύναμη της θετικότητας είναι κάτι που ακούμε και μιλάμε αρκετά συχνά. Αλλά πόσο συχνά εφαρμόζουμε αυτό που κηρύττουμε; Επειδή η αρνητικότητα μπορεί να εξαπλωθεί όπως η γρίπη σε ένα γραφείο, θα πρέπει να εστιάσετε στους τρόπους αποκατάστασης της ενέργειας και του πάθους στους εργάτες σας. Η μάθηση για να δείτε την ηλιόλουστη πλευρά μιας κατάστασης μπορεί να σώσει τους υπαλλήλους από το άγχος και την εξάντληση.

(Καριέρα)

Κυνήγι εργασίας; Πώς να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να έχετε μίσθωση

Θέλετε να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να μισθώσετε; Ρωτήστε πολλά έξυπνα ερωτήματα σχετικά με τον δυνητικό εργοδότη σας και την περιγραφή της θέσης εργασίας σας, νέα ερευνητικά ευρήματα. Μια μελέτη από την SmartRecruiters αποκάλυψε ότι οι πιο επιτυχημένοι υποψήφιοι για δουλειά ξοδεύουν πολύ χρόνο στη συνέντευξή τους μάθοντας για την εταιρεία με την οποία διερευνούν και ακριβώς τι θα συνεπαγόταν η δουλειά τους.

(Καριέρα)