Λίστα ελέγχου τεχνολογίας SMB για το νέο έτος
έκλεισε με επιτυχία το 2017. Έχουν γίνει αποφάσεις και ίσως έχετε προκαλέσει ένα ελπιδοφόρο φρυγανιά σε ένα νέο ξεκίνημα το νέο έτος. Τώρα που το άγχος των διακοπών έχει τελειώσει και το εορταστικό κομφετί έχει εξαφανιστεί, ήρθε η ώρα να χειριστείτε μερικά καθήκοντα που σχετίζονται με την τεχνολογία, ώστε να έχετε μια σαφή πορεία προς μια επιτυχημένη 2018.
Η συμμετοχή σε τεχνολογικά ζητήματα σημαίνει τώρα ότι θα ξεκινήσετε το νέο έτος είναι καλύτερα προετοιμασμένο για την επίτευξη των στόχων σας, συμπεριλαμβανομένων αυτών που σχετίζονται με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, παραγωγικότητα και μειωμένο κόστος. Επιπλέον, τα βήματα που παίρνετε τώρα μπορούν να προστατεύσουν από απρόβλεπτες δαπάνες τεχνολογίας
Για να μειώσετε τις αποσκευές που θα μπορούσαν να βγάλουν την επιχείρησή σας κάτω, δημιουργήσαμε μια βασική λίστα ελέγχου που σχεδιάστηκε για τη διαχείριση της μετάβασης από το 2017 στο 2018.
1. Αλλάξτε τους κωδικούς πρόσβασής σας Κάντε το τώρα. Και μην χρησιμοποιείτε ποτέ τον ίδιο κωδικό πρόσβασης δύο φορές. Η αλλαγή των κωδικών πρόσβασης είναι το πιο σημαντικό βήμα ασφάλειας που μπορείτε να κάνετε για την επιχείρησή σας. Δώστε οδηγίες στους υπαλλήλους σας να αλλάξουν και τους κωδικούς τους τώρα. Καλύτερα, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή διαχείρισης κωδικών πρόσβασης για τη δημιουργία και την αποθήκευση ισχυρών κωδικών πρόσβασης.
2. Καθαρίστε το υλικό σας. Τίποτα δεν απαλύνει τη χαρά ενός νέου ξεκινήματος παρά να δουλεύει με βρώμικο υλικό. Καθαρίστε το πληκτρολόγιο με πεπιεσμένο αέρα και σκουπίστε την οθόνη και παρακολουθήστε με ένα πανί χωρίς στατικά. Αντικαταστήστε την μπαταρία στο ποντίκι σας και αντικαταστήστε το παλιό ποντίκι με ένα καθαρό. Εξετάστε το ενδεχόμενο να αντικαταστήσετε τα καλώδια και τα καλώδια που έχουν αρχίσει να δείχνουν φθορά και να τακτοποιήσετε τα πάντα πίσω από το γραφείο ή το τραπέζι με φερμουάρ ή περιτυλίγματα. Τώρα δεν αισθάνεστε καλύτερα;
3. Αφαιρέστε, αδειάστε και καθαρίστε τους δίσκους χαρτιού για να αφαιρέσετε το χνούδι, τα κομμάτια χαρτιού και τις ακαθαρσίες που μπορεί να έχουν συσσωρευτεί. Πηγαίνετε στο διαδίκτυο και ελέγξτε για ενημερώσεις λογισμικού που εκδόθηκαν από τον κατασκευαστή του εκτυπωτή και κάντε λήψη. Προστατέψτε προσεκτικά τα εξωτερικά και εσωτερικά εξαρτήματα του εκτυπωτή. Εάν κατά τη διάρκεια των εργασιών συντήρησης ανακαλύπτετε εξαρτήματα που χρειάζονται επισκευή, τώρα είναι η ώρα να παραγγείλετε και να εγκαταστήσετε ανταλλακτικά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κασέτες εκτυπωτών και χαρτί σε απόθεμα, επειδή ο εκτυπωτής σας θα εργάζεται σκληρότερα από ποτέ φέτος.
4. Ενημερώστε και αναβαθμίστε τις εφαρμογές λογισμικού. Τόσοι πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αναβάλλουν αυτά τα καθήκοντα και η παραγωγικότητα συχνά υποφέρει ως αποτέλεσμα. Αποκλείστε αυτό τον τρόπο τον Ιανουάριο - θα είστε πιο αποτελεσματικοί και παραγωγικοί όλο το χρόνο. Εκτελέστε χειροκίνητα έλεγχο ασφαλείας τώρα και ενώ βρίσκεστε σε αυτήν, βεβαιωθείτε ότι οι υπολογιστές σας έχουν ρυθμιστεί για αυτόματη λήψη των ενημερώσεων ασφαλείας. Αν οι ανάγκες σας έχουν αυξηθεί από τότε που αγοράσατε τα τρέχοντα προγράμματα ασφάλειας και προστασίας, αναβαθμίστε σε μια πιο ισχυρή λύση.
5. Πάρτε χρόνο τώρα για να οργανώσετε τα ψηφιακά σας αρχεία για το 2018. Αποθηκεύστε αυτά τα παλιά ψηφιακά αρχεία και έγγραφα σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, ένα φορητό αντίγραφο ασφαλείας και στο σύννεφο.
6. Μην ξοδεύετε άλλο χρόνο ανησυχώντας για τα αντίγραφα ασφαλείας. Πότε ήταν η τελευταία φορά που εξετάσατε το εφεδρικό σας σύστημα; (Έχετε backup σύστημα;) Διορθώστε τώρα οποιαδήποτε ελλείμματα για να προστατεύσετε την επιχείρησή σας και να μειώσετε την ανησυχία σας σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, κλοπής, φυσικής καταστροφής ή άλλης απώλειας. Η ηρεμία που παρέχουν τα εφεδρικά συστήματα είναι ανεκτίμητη, και οι φορητές μονάδες δίσκου και η αποθήκευση σύννεφων είναι φθηνές.
7. Ενημερώστε (ή δημιουργήστε) το απόθεμα τεχνολογίας της επιχείρησής σας. Ο κατάλογος αποφεύγει περιττές ή διπλές αγορές και μπορεί να βοηθήσει στον μελλοντικό προγραμματισμό του προϋπολογισμού και των κεφαλαιουχικών δαπανών. Επιπλέον, θα έχετε μια ενημερωμένη λίστα με όλα τα στοιχεία της τεχνολογίας σας σε ένα μέρος σε περίπτωση απώλειας. Καταγράψτε τα επιτραπέζια και φορητούς υπολογιστές, υλικό δικτύου, εκτυπωτές και κινητές συσκευές της εταιρείας σας, συμπεριλαμβανομένων των τηλεφώνων και των tablet. Θα επιθυμούσατε επίσης να προσδιορίσετε σειριακούς αριθμούς και μοντέλα που κατέχουν αυτά τα στοιχεία ενεργητικού, όπου βρίσκονται τα περιουσιακά στοιχεία και ημερομηνίες ανανέωσης μίσθωσης, αν ισχύει.
8. Εκκαθαρίστε το ψηφιακό νεκροταφείο. Τώρα είναι ένας πολύ καλός χρόνος για να εκφορτώσετε όλη την παλιά τεχνολογία που δεν χρησιμοποιείτε πλέον. Απαλλαγείτε από το παλιό ή σπασμένο υλικό και τα περιφερειακά, πουλώντας τα σε έναν ανακυκλωτή τεχνολογίας ή απλά να τα μεταφέρετε στην αποθήκη. (Αφαιρέστε και καταστρέψτε τους σκληρούς δίσκους πρώτα και ακολουθήστε τους τοπικούς κανονισμούς για σωστή διάθεση.) Εάν έχετε εξοπλισμό ή περιφερειακά που λειτουργούν ακόμα αλλά δεν έχουν χρησιμοποιηθεί χρόνια, δώστε τους σε μια φιλανθρωπική οργάνωση που θα τους έδινε καλή χρησιμότητα. 9. Αξιολογήστε την τρέχουσα υποστήριξή σας στον τομέα της πληροφορικής.
Εάν η ομάδα IT σας διαμένει εσωτερικά ή έχει αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες, ρίξτε μια ματιά πίσω το τελευταίο έτος μαζί. Ελέγξτε τι λειτούργησε καλά και τι όχι και καθορίστε ποιες είναι οι ανάγκες σας το 2018. Αντιμετωπίστε τυχόν ελλείμματα και πραγματοποιήστε αλλαγές στις συμβάσεις εξωτερικής ανάθεσης ή εξερευνήστε νέες επιλογές εξωτερικής ανάθεσης, όπως απαιτείται. 10. Δημιουργήστε μια νέα λίστα ελέγχου της τεχνολογίας για τους υπαλλήλους που δεν ανήκουν στην τεχνολογία της πληροφορίας.
Ο καθένας συμμετέχει σε καλά εργαλεία τεχνολογίας. Σαφώς επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους όσον αφορά την προετοιμασία της τεχνολογίας για το νέο έτος και τη διατήρηση των εργαλείων τεχνολογίας που τους παρέχονται. Τώρα είναι μια καλή στιγμή για να συζητήσουμε την ασφάλεια των προσωπικών συσκευών που φέρνουν οι εργαζόμενοι στην εργασία και τη χρήση τους ενώ βρίσκονται στο χώρο εργασίας. Ελέγξτε τις πολιτικές της εταιρείας σας, ειδικά εάν οι υπάλληλοι έχουν αποθηκευμένα δεδομένα της εταιρείας στα smartphone τους ή σε άλλες προσωπικές συσκευές. 11. Κάντε μια συνάντηση με τον πράκτορα ασφάλισης της επιχείρησής σας.
Εάν δεν έχετε ασφαλιστική επιχείρηση, πρέπει πραγματικά να επανεξετάσετε. Μιλήστε με έναν πράκτορα σχετικά με τις πολιτικές που πρέπει να έχετε. Αν έχετε μια κατ 'οίκον βασισμένη επιχείρηση, πρέπει να ξέρετε ότι η ασφάλιση των ιδιοκτητών κατοικιών συνήθως δεν θα καλύπτει τις απώλειες εξοπλισμού που ανήκουν σε επιχειρήσεις. Αν έχετε ασφάλιση επιχειρήσεων και έχετε αγοράσει νέα ηλεκτρονικά εργαλεία ή άλλες συσκευές τεχνολογίας το 2017, βεβαιωθείτε ότι αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνονται στην πολιτική σας. Επίσης, ελέγξτε την τρέχουσα κάλυψη για να βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε επαρκώς. 12. Γνωρίστε με έναν φοροτεχνικό στις αρχές Ιανουαρίου, αν είναι δυνατόν.
Σήμερα υπάρχει η δυνατότητα σημαντικών, ευρείας κλίμακας αλλαγών στον φορολογικό κώδικα για το φορολογικό έτος 2018. Είναι ζωτικής σημασίας να αποκτήσετε την ευθύνη για νέες φορολογικές επιπτώσεις από έναν έμπειρο επαγγελματία όσο το δυνατόν νωρίτερα. Ενώ δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζουμε με βεβαιότητα ποιες είναι αυτές οι αλλαγές ή τι μπορεί να χρειαστεί από την άποψη της συμμόρφωσης, είναι πιθανό ότι οι νέοι φορολογικοί νόμοι ενδέχεται να επηρεάσουν το χρονοδιάγραμμα των προγραμματισμένων επενδύσεων τεχνολογίας
Στιγμιότυπο για μικρές επιχειρήσεις: VivoAquatics
Το υπόβαθρό μου στην τεχνολογία στο Overture, το Yahoo! και το TrueX Media) άνοιξαν τα μάτια μου για τη διακοπή της βιομηχανίας και την εφαρμογή νέων συστημάτων. Με ενθουσίασε η ιδέα να φέρει τη νέα τεχνολογία σε μια πιο παραδοσιακή βιομηχανία βασισμένη στις υπηρεσίες. Ταυτόχρονα, η διαχείριση του νερού έγινε ένα πιο κρίσιμο ζήτημα.
10 τρόποι για την παροχή Εξαιρετικής Εξυπηρέτησης Πελατών
Είναι η Εθνική Εβδομάδα Εξυπηρέτησης Πελατών αυτή την εβδομάδα και μια καλή στιγμή για να θυμάστε ότι η παραμονή των πελατών πίσω θα πρέπει να είναι η πρώτη προτεραιότητα της εταιρείας σας. Ο Richard Shapiro είναι ο ιδρυτής και πρόεδρος του The Center For Client Διατήρηση και συγγραφέας του προσεχούς βιβλίου "The Welcomer Edge: Ξεκλείδωμα των μυστικών για την επανάληψη των επιχειρήσεων" (Vantage Point, 2012).
Δημοφιλείς Αναρτήσεις