Το FileHold Express είναι το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων για μικρές επιχειρήσεις χάρη στην ευκολία του

Η έρευνα και η ανάλυση των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων 2018 μας οδηγεί στο να προτείνουμε το FileHold Express ως το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων για τις μικρές επιχειρήσεις. Επιλέξαμε FileHold από τις δεκάδες έγγραφα συστήματα διαχείρισης που εξετάσαμε. Για την πλήρη μεθοδολογία μας και μια πληρέστερη λίστα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων, επισκεφτείτε τη σελίδα μας με τις καλύτερες επιλογές αναζήτησης.

Γιατί το FileHold;

Το FileHold διαθέτει ένα διαισθητικό περιβάλλον εργασίας, το οποίο είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις. Χρησιμοποιεί την ίδια δομή αρχειοθέτησης με την Εξερεύνηση των Windows, η οποία καθιστά εύκολη την εκμάθηση και την εισαγωγή σε νέους υπαλλήλους.

Εύχρηστο

Αυτό που κάνει το FileHold τόσο ελκυστικό για τις μικρές επιχειρήσεις είναι ότι έχει την ίδια εμφάνιση και αίσθηση με τα προγράμματα είναι συνηθισμένοι. Η δομή αρχειοθέτησης ενσωματώνει την ίδια προσέγγιση γραφείου, συρταριού, φακέλου και υποφακέλου που χρησιμοποιεί η Εξερεύνηση των Windows. Μόλις εγκατασταθεί, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν γρήγορα να φτάσουν στην ταχύτητα.

Μας εντυπωσίασε η καθαρή διεπαφή του συστήματος. Σε αντίθεση με άλλα συστήματα που είναι γεμάτα με εικονίδια και εικόνες, το μόνο που βλέπετε όταν συνδέεστε είναι η βιβλιοθήκη εγγράφων που τρέχει κάτω από την αριστερή πλευρά της σελίδας και μια γραμμή αναζήτησης κατά μήκος της κορυφής. Μπορείτε αρχειοθετήσετε, αναζητήσετε και αναθεωρήσετε όλα τα έγγραφα από την ίδια σελίδα. Πολλά από τα άλλα συστήματα που εξετάσαμε σε αναγκάζουν να αλλάζεις μεταξύ σελίδων

Σημείωση του συντάκτη: Ψάχνετε για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας; Αν ψάχνετε για πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε αυτό που σας ταιριάζει, χρησιμοποιήστε το παρακάτω ερωτηματολόγιο για να έχετε την αδερφή σας στο site BuyerZone που σας παρέχει πληροφορίες από διάφορους προμηθευτές δωρεάν:

Οι φάκελοι MyFileHold του συστήματος είναι εξαιρετικά χρήσιμοι . Αυτοί είναι ξεχωριστοί φάκελοι πάνω από τη γενική βιβλιοθήκη ντουλαπιών και συρταριών για τα πιο χρησιμοποιούμενα έγγραφα, τα αρχεία που έχετε κάνει check out, τυχόν ειδοποιήσεις ή υπενθυμίσεις που έχετε, τα αρχεία που έχετε προσπελάσει πρόσφατα και τα έγγραφα που έχετε προστεθεί πρόσφατα το σύστημα. Αυτό παρέχει ένα στιγμιότυπο των εγγράφων που εργάζεστε επί του παρόντος και των αντικειμένων που χρειάζονται άμεση προσοχή.

Το FileHold επιτρέπει μια καλή προσαρμογή. Οι εργαζόμενοι μπορούν να προσαρμόσουν τμήματα του συστήματος στις προσωπικές προτιμήσεις τους. Μπορείτε να προσαρμόσετε γρήγορους συνδέσμους για διάφορες εργασίες, όπως η προσθήκη αρχείων, η σύνδεση εγγράφων μεταξύ τους και η εξαγωγή αρχείων. Επιλέγετε τα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά μεταδεδομένων - όπως τον τύπο εγγράφου, την έκδοση, τον αριθμό των συνδεδεμένων αρχείων και τον συγγραφέα - που εμφανίζονται μαζί με το όνομα του αρχείου.

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε έγγραφα στο σύστημα με πολλούς τρόπους. Μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε αρχεία ήδη στον υπολογιστή ή το δίκτυό σας, καθώς και να σαρώσετε έγγραφα απευθείας στο σύστημα. Η ενσωμάτωση του Microsoft Office σας επιτρέπει να προσθέσετε έγγραφα με τα οποία εργάζεστε σε Word, Excel, Outlook ή PowerPoint με το πάτημα ενός κουμπιού.

Μόλις εισέλθετε στο σύστημα, ένα έγγραφο βρίσκεται στο φάκελο εισερχομένων. Εδώ καθορίζετε τα χαρακτηριστικά μεταδεδομένων και επιλέγετε τη θέση στην οποία θέλετε να υποβληθεί. Το FileHold προσφέρει ένα πλήθος χαρακτηριστικών που μπορούν να συνδεθούν σε κάθε αρχείο, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικές ιδιότητες για διαφορετικούς τύπους εγγράφων. Για παράδειγμα, τα χαρακτηριστικά για τα τιμολόγια μπορεί να περιλαμβάνουν τον πελάτη για το τιμολόγιο και την ημερομηνία που πρέπει να πληρωθεί, ενώ ένα φυλλάδιο μπορεί να έχει ιδιότητες όπως το ποιος το δημιούργησε και πότε προστέθηκε στο σύστημα.

Το FileHold προσφέρει αρκετούς εύκολους τρόπους για να βρείτε γρήγορα τα έγγραφα που αναζητάτε. Η ευκολότερη επιλογή είναι να πληκτρολογήσετε με λέξεις ή φράσεις που ψάχνετε σε ένα έγγραφο στην κύρια γραμμή αναζήτησης, η οποία είναι παρόμοια με τη γραμμή αναζήτησης Google. Αυτό αναζητά ολόκληρη τη βιβλιοθήκη αρχείων. Ωστόσο, αντί να επιστρέφετε μόνο έγγραφα με την ακριβή διατύπωση που αναζητήσατε, αυτή η επιλογή επιστρέφει αποτελέσματα που περιλαμβάνουν συνώνυμα, λέξεις που πηγάζουν και λέξεις που συνδέονται στενά με τους αρχικούς όρους αναζήτησης. Όταν τα αποτελέσματα επιστρέφονται, μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα αρχείο και ένα πλαίσιο προεπισκόπησης επισημαίνει τις λέξεις που αναζητήσατε, ώστε να μπορείτε γρήγορα να δείτε αν είναι το έγγραφο που χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να διεξάγετε προηγμένες αναζητήσεις που σας επιτρέπουν να αναζητήσετε αρχεία με βάση τα χαρακτηριστικά μεταδεδομένων.

Χαρακτηριστικά

Είμαστε ιδιαίτερα εντυπωσιασμένοι με τα πολυάριθμα εργαλεία συνεργασίας, τα οποία περιλαμβάνουν δυνατότητα check-in και checkout που εμποδίζει περισσότερα από ένα άτομα από το να εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ειδοποιήσεις που ειδοποιούν αυτόματα τους συναδέλφους όταν ελέγχονται και αποστέλλονται τα έγγραφα ή όταν γίνονται αλλαγές στα αρχεία.

Το λογισμικό διατηρεί ένα ημερολόγιο ελέγχου όλων όσων έχουν πρόσβαση σε κάθε αρχείο και όταν το κάνουν και οι εργαζόμενοι μπορούν ελέγξτε τις προηγούμενες εκδόσεις των εγγράφων μετά την πραγματοποίηση αλλαγών

Ευτυχώς για επιχειρήσεις με απομακρυσμένους υπαλλήλους, το σύστημα είναι προσβάσιμο από οπουδήποτε, μέσω οποιουδήποτε ηλεκτρονικού υπολογιστή ή κινητής συσκευής. Όταν είστε συνδεδεμένοι εξ αποστάσεως, το λογισμικό σάς επιτρέπει να αναζητάτε, να ανακτάτε και να εργάζεστε σε οποιοδήποτε έγγραφο αποθηκεύεται στο σύστημα. Όχι όλα τα συστήματα που φιλοξενούνται σε αυτό το σύστημα προσφέρουν αυτόν τον βαθμό εξ αποστάσεως πρόσβαση.

Για να διασφαλιστεί ότι οι υπάλληλοι βλέπουν μόνο τα αρχεία και τα έγγραφα που υποτίθεται ότι έχουν, το FileHold προσφέρει μια επιλογή από 11 ρόλους ασφαλείας, διαχείριση. Μπορείτε επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης για ολόκληρα ντουλάπια και φακέλους, καθώς και για μεμονωμένα αρχεία.

Άλλες τυπικές λειτουργίες περιλαμβάνουν ένα ημερολόγιο που παρακολουθεί ατελείωτες εργασίες, την δυνατότητα ουσιαστικής σύνδεσης αρχείων στο σύστημα και λογισμικού σάρωσης που μετατρέπει αυτόματα το κείμενο σε έγγραφα σε τυπωμένο έγγραφο σε επεξεργάσιμα και αναζητήσιμα δεδομένα

Μπορείτε να αγοράσετε προαιρετικές δυνατότητες για πρόσθετο κόστος, συμπεριλαμβανομένων των δυνατοτήτων ροής εργασίας, την επιλογή δημιουργίας λογαριασμών επισκεπτών για χρήστες μόνο για ανάγνωση και λειτουργικότητας ηλεκτρονικής υπογραφής. > Κόστος

Δεδομένου ότι το FileHold είναι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, το μεγαλύτερο μέρος του κόστους είναι μόνο μία φορά. Η τιμή διαχωρίζεται σε διάφορα τμήματα, με χρεώσεις για το λογισμικό, τις άδειες χρήσης, την εγκατάσταση, την εφαρμογή και την εκπαίδευση.

Το σύστημα διατίθεται σε δύο σχέδια τιμολόγησης: FileHold Express και FileHold Enterprise. Το σχέδιο Express είναι σχεδιασμένο για επιχειρήσεις με 20 ή λιγότερους υπαλλήλους, ενώ το σχέδιο Enterprise φιλοξενεί μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Και τα δύο προγράμματα προσφέρουν την ίδια εμπειρία χρήστη, χαρακτηριστικά και εργαλεία. Η διαφορά είναι στην δομή τιμολόγησης

Πρόκειται για το εφάπαξ κόστος για το FileHold Express:

Λογισμικό διακομιστή:

• $ 3.750 (περιλαμβάνει πέντε χρήστες και έξι μήνες υποστήριξης) Πρόσθετες άδειες χρήσης: > $ 200 το καθένα, έως και 20 χρήστες (περιλαμβάνει προγράμματα προβολής διαδικτυακών και επιτραπέζιων εγγράφων)
• Το μοναδικό επαναλαμβανόμενο κόστος είναι για συνεχή υποστήριξη. Έχετε τη δυνατότητα να πληρώνετε ετήσια χρέωση που σας δίνει αναβαθμίσεις στο λογισμικό και συνεχή τεχνική υποστήριξη. Το κόστος αυτό είναι 20 τοις εκατό της αρχικής αμοιβής σας. Για τις μικρές επιχειρήσεις που χρειάζονται μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων με όλα τα βασικά χαρακτηριστικά, το σχέδιο Express είναι μια καλή αξία λόγω του μοναδικού κόστους. Εάν το αρχικό κόστος είναι υπερβολικό για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις, το FileHold προσφέρει τόσο άτοκα χρηματοδότηση και επιλογές ενοικίασης. Τα περισσότερα από τα άλλα συστήματα που αναλύσαμε δεν προσφέρουν αυτά τα προγράμματα πληρωμών.

Εξυπηρέτηση Πελατών

Γενικά, ήμασταν πολύ ευχαριστημένοι με την εξυπηρέτηση πελατών που λάβαμε από το FileHold. Ο προτιμώμενος τρόπος για να επιτευχθεί υποστήριξη είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το FileHold απάντησε στην ερώτησή μας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός 10 λεπτών. Ο εκπρόσωπος απάντησε λεπτομερώς σε όλες τις ερωτήσεις μας, με συνδέσμους προς τον ιστότοπο με πρόσθετες πληροφορίες.

Όταν το σύστημά σας είναι έτοιμο, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης πελατών του FileHold μέσω ηλεκτρονικού εισιτηρίου ή ηλεκτρονικού εισιτηρίου βοήθειας. (Η υπηρεσία τηλεφώνου δεν αποτελεί επιλογή.) Υπάρχουν επίσης εκτεταμένοι πόροι στον ιστότοπο της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης σειράς οδηγών χρήσης. Επιπλέον, το λογισμικό περιλαμβάνει ενσωματωμένη πρόσβαση για να βοηθήσει τους οδηγούς.

Περιορισμοί

Το μεγαλύτερο δυνητικό μειονέκτημα του FileHold είναι ότι είναι κατά κύριο λόγο ένα αυτο-φιλοξενούμενο σύστημα, έτσι πρέπει να έχετε το δικό σας διακομιστή και χρειάζεστε Υπεύθυνος πληροφορικής στο χέρι που είναι γνώστης στη συντήρηση των διακομιστών, η οποία μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα επιπλέον κόστος. Υπάρχει διαθέσιμη μια επιλογή σύννεφο, αλλά δεν φιλοξενείται από το FileHold, επομένως θα πρέπει να κανονίσετε μια υπηρεσία σύννεφο τρίτου μέρους να την φιλοξενήσει και να πληρώσει το κόστος της χρήσης του.

Ένα άλλο πιθανό κενό είναι ότι η υποστήριξη πελατών είναι διαθέσιμη μόνο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικά. Παρόλο που λάβαμε μια εξαιρετικά γρήγορη απάντηση όταν στείλαμε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να απενεργοποιηθούν επειδή δεν μπορούν να καλέσουν κάποιον για βοήθεια.

Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτό το σύστημα δεν είναι συμβατό με υπολογιστές Mac. Εάν το γραφείο σας είναι βασισμένο σε Mac, θα σας ενθαρρύνουμε να εξετάσετε το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για κινητά, καθώς προσφέρει πλήρη πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή με δυνατότητα web

Έτοιμοι να επιλέξετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων; Ακολουθεί ανάλυση της πλήρους κάλυψης:

Συστήματα διαχείρισης εγγράφων: Οδηγός αγοραστή

Καλύτερο λογισμικό και συστήματα διαχείρισης εγγράφων 2018

• Καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων Συνολικά
• Καλύτερη διαχείριση εγγράφων χαμηλού κόστους
• Διαχείριση εγγράφων

• ---

  

  Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο κατασκευαστή εφαρμογών για την επιχείρησή σας

  Παρά το προφανές πλεονέκτημα της ύπαρξης προσαρμοσμένης εφαρμογής, πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις σταματούν όταν αντιμετωπίζουν την τεράστια ποικιλία επιλογών ανάπτυξης. Επιλέγοντας ανάμεσα σε δημιουργούς εφαρμογών σε στυλ προτύπου, αναπτυξιακές εταιρείες, υπηρεσίες που απαιτούν κάποια κωδικοποίηση και μεμονωμένους εργολάβους μπορεί να είναι ένα αποθαρρυντικό έργο εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την βιομηχανία εφαρμογών .

  (Λύσεις)

  

  Βέλτιστο Λογισμικό Λογισμικού για Μικρές Επιχειρήσεις 2018

  Στην αναζήτηση του καλύτερου λογισμικού λογισμικού για μικρές επιχειρήσεις, αναζητήσαμε λύσεις προσιτές και εύχρηστες. Αναζητήσαμε επίσης λειτουργίες εξοικονόμησης χρόνου που λαμβάνουν τον πονοκέφαλο από τη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων, όπως αυτοματοποιημένες εγγραφές, τιμολόγηση, πληρωμή λογαριασμών, εκθέσεις δαπανών, οικονομικές εκθέσεις και συμφιλίωση.

  (Λύσεις)