Έξοδος από τον υπάλληλο; 5 βήματα για μια ομαλή μετάβαση

Όταν λαμβάνετε μια ειδοποίηση παραίτησης από έναν από τους κορυφαίους υπαλλήλους σας, είναι πιθανό πολλές σκέψεις που θα τρέξουν μέσα από το κεφάλι σας. "Νόμιζα ότι ήταν ευχαριστημένος από τη δουλειά της." "Πώς θα μπορούσε να μας αφήσει σε τόσο κρίσιμο χρόνο;" «Μπορούμε να προσφέρουμε περισσότερα χρήματα και να την κάνουμε να μείνει;»

Μόλις επεξεργαστείτε τα νέα, ωστόσο, πρέπει να αντιμετωπίσετε την επόμενη αναπόφευκτη πρόκληση: να κάνετε μια ομαλή μετάβαση σε οποιοδήποτε από τα τρέχοντα έργα του υπαλλήλου. > "Ως ηγέτης, πρέπει να σκεφτείτε ποιος θα είναι ο επόμενος που θα αναλάβει τον ρόλο του υπαίτιου υπαλλήλου", δήλωσε ο John Addison, πρόεδρος και διευθύνων σύμβουλος της Addison Leadership Group. "Πρέπει να υπολογίσετε αν πρέπει να αναδιοργανώσετε τα καθήκοντα και να τα χωρίσετε μεταξύ των ανθρώπων ή αν υπάρχει λογικό πρόσωπο στην ομάδα σας που μπορεί να ενταχθεί σε αυτή τη δουλειά."

Αν σχεδιάσατε μπροστά και σκεφτήκατε ένα σχέδιο διαδοχής για αυτόν τον βασικό υπάλληλο, η μετάβαση θα πρέπει να είναι λίγο πιο εύκολη, πρόσθεσε ο Άντισον. Αλλά εάν έχετε παραμεληθεί από την παραίτηση και δεν έχετε ιδέα για το πώς να προχωρήσετε, εδώ πρέπει να κάνετε τις τελευταίες δύο εβδομάδες του προσωπικού σας με την εταιρεία

Προσδιορίστε κάποιον που θα σκιάσει τον υπαρκτό υπάλληλο

Συνήθως ένας υπάλληλος δίνει προειδοποίηση δύο εβδομάδων - μερικές φορές ακόμη λιγότερες - πριν από την τελευταία του ημέρα και το ρολόι αρχίζει να χτυπά μόλις ενημερωθείτε για την παραίτησή του. Ακόμα κι αν αυτός ο υπάλληλος κατέχει μια μοναδική θέση και αντιμετωπίζει τις ευθύνες που δεν χειρίζονται άλλοι υπάλληλοι, θα πρέπει να βρεθεί κάποιος μέσα στην υπάρχουσα ομάδα που είναι ικανός να μάθει τουλάχιστον τα σχοινιά της δουλειάς του υπαλλήλου και να κρατήσει το φρούριο

Όταν ο Lee, ο γενικός διευθυντής και αντιπρόεδρος μιας εταιρείας προμήθειας επεξεργασίας κρέατος (που ζήτησε να παραλείψουμε το επώνυμό του), είχε πρόσφατα έναν υπάλληλο δέκα ετών παραιτηθεί, είχε έναν άλλο έμπιστο διευθυντή εργάζονται παράλληλα με τον εξερχόμενο διαχειριστή κατά τη διάρκεια της τελευταίας εβδομάδας για να πάρουν τις βασικές μη αποδεκτές δραστηριότητες.

"Ο στόχος εδώ ήταν να έχουμε έναν άλλο διαχειριστή να είναι ένας αγωγός πληροφοριών προς και από την ομάδα προς τον υπόλοιπο οργανισμό και ένα πρόσωπο για τόσο η ομάδα όσο και η οργάνωση μετά την αποχώρησή της », είπε ο Lee. "[Ο προσωρινός διευθυντής] είναι τώρα ο ηχητικός πίνακας για την ομάδα όταν είναι σίγουροι και μπορεί να καθοδηγήσει τα θέματα που θα αντιμετωπίσει η ομάδα εσωτερικά στο σωστό πόρο."

Ο Addison σημείωσε ότι ένα ενεργό, , η προσέγγιση σε αυτό το δύσκολο έργο είναι καλύτερο.

"Η αλήθεια είναι ότι πρέπει να το σκέφτεσαι κάθε μέρα γιατί συμβαίνουν τα πράγματα και οι άνθρωποι συνεχίζουν", ανέφερε ο Addison. "Θα πρέπει πάντα να είστε προετοιμασμένοι με ένα σχέδιο και μια λίστα με ονόματα των ανθρώπων που μπορείτε να επικοινωνήσετε εάν χρειάζεστε μια γρήγορη αντικατάσταση.Ένας σπουδαίος ηγέτης δεν ξέρει απλώς τους ανθρώπους που τους αναφέρουν, αλλά έχει επίσης απογραφή των άλλων ατόμων, ισχυρά και αδύνατα σημεία.

Επικοινωνήστε με τα υπόλοιπα στελέχη σας

Η αναχώρηση κάθε υπαλλήλου θα επηρεάσει με οποιονδήποτε τρόπο τους υπόλοιπους υπαλλήλους σας, είτε πρόκειται για μια πλήρη αλλαγή στο ρόλο κάποιου άλλου είτε απλά για ένα ηθικό χτύπημα στην ομάδα. Ο Lee είπε ότι η διαφάνεια με το υπόλοιπο προσωπικό του σχετικά με αυτές τις αλλαγές ήταν καθοριστικής σημασίας κατά τη διάρκεια αυτής της μετάβασης.

"Έχω διαφανεί με την ομάδα όσον αφορά τα σχέδια για την πρόσληψη του αντικαταστάτη", δήλωσε ο Lee στο Mobby Business . "Έχω κάνει ένα σημείο να συγχαρώ την ομάδα για το πόσο καλά δουλεύουν μαζί και να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη που έχει η οργάνωση σε αυτά και προσπάθησα να ανταποκριθώ γρήγορα σε ανησυχίες."

Ωστόσο, σημείωσε ότι θα ήταν ευεργετικό να διεξάγονται περισσότερες συναντήσεις με τον υπάλληλο πριν την τελευταία του μέρα. Αυτό θα ενίσχυε την εμπιστοσύνη της ομάδας και θα τους βοήθησε να κατανοήσουν καλύτερα τα σχέδια για αυτούς μετά την αποχώρησή τους, λέει ο Lee.

Ζητήστε βοήθεια από το εξωτερικό

Είναι εύκολο για έναν υπάλληλο να ελέγχει διανοητικά, όταν βρίσκεται στο "σπίτι τέντωμα" της εγκατάλειψης της εργασίας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι αυτός ή αυτή θα πρέπει να χαλαρώσει μακριά. Ενώ δεν θέλετε να τονίσετε τον υπάλληλο κατά τη διάρκεια των τελευταίων δύο εβδομάδων του, είναι λογικό για εσάς ως εργοδότη να ζητήσετε τη βοήθειά του. Η Addison επεσήμανε ότι οι εργαζόμενοι που αναχωρούν θα πρέπει να βοηθήσουν τους συναδέλφους τους να αναλάβουν τη δουλειά τους μόλις αποχωρήσουν.

Η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίζουν πολλοί εργοδότες όταν φύγει ο υπάλληλος είναι η συλλογή των γνώσεων που κατέχει το άτομο και η μετάδοσή του άλλα μέλη του προσωπικού. Μπορείτε να ζητήσετε από τον υπάλληλο κάποια από αυτά τα είδη ερωτήσεων για να συλλέξετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε:

Μπορείτε να περιγράψετε τα καθημερινά σας καθήκοντα και τη ρουτίνα σε εύκολα κατανοητά βήματα;

• Αν έπρεπε να δώσετε προτεραιότητα, ποια είναι η κορυφή τα τρία έργα που εμπλέκονται επί του παρόντος πρέπει να ληφθούν όταν φύγετε;
• Ποιά αρχεία / πληροφορίες / επαφές είναι απαραίτητα για την ομαλή μετάβαση σε αυτά τα προγράμματα;
• Μπορείτε να παράσχετε οδηγίες και διορατικότητα ποια θα ήταν η κατεύθυνση που θα ακολουθήσατε για τα σχέδιά σας εάν μείνατε στην επιχείρηση;
• Πώς εξελίχθηκε η δουλειά σας από την πρόσληψή σας; Μπορείτε να γράψετε μια βασική περιγραφή εργασίας με βάση τα τρέχοντα καθήκοντά σας, ώστε να μπορέσουμε να εντοπίσουμε και να προσλάβουμε έναν διάδοχο;
• Υπάρχουν κάποια βασικά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζουμε σχετικά με την εργασία σε εξέλιξη;
• Μπορούμε να έχουμε μια λίστα από όλες τις τακτικές επαφές σας, ώστε να τους ενημερώσουμε για την αλλαγή προσωπικού;
• Αφού έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις, συγκεντρώστε όλα τα σχετικά αρχεία και οδηγίες στη βάση δεδομένων της εταιρείας σας, ώστε όποιος χρειάζεται να αναλάβει τα καθήκοντα του εργαζόμενου,

Βοηθήστε τον υπάλληλο να αφήσει σε θετική σημείωση

Ακόμα κι αν ο εργαζόμενος φεύγει για μια ευκαιρία που είναι πραγματικά ενθουσιασμένος, είναι πιθανό ότι αυτός ή αυτή θα αισθανθεί κάποια ένταση γύρω από την αναχώρηση. Παρόλο που ενδέχεται να τονίζετε και να σας ενοχλούν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, είναι σημαντικό να μην αφαιρέσετε τις απογοητεύσεις σας από τον εξερχόμενο υπάλληλο. Στην πραγματικότητα, είναι προς το συμφέρον σου να κάνεις τις τελευταίες μέρες με την εταιρεία όσο το δυνατόν πιο ευχάριστες.

«Μου είχα συμβουλές να μην επιβαρύνω τον υπάλληλο με καθήκοντα και ... [αφήστε] να αφήσει σε μια μεγάλη σημείωση, "Είπε ο Lee. "Έκανα σχέδια για μια τελική αποχαιρετισμό την τελευταία της μέρα ... σε μια τοπική ζυθοποιία για φαγητό και ποτά με την ομάδα της, έδωσα λίγη ομιλία πάνω από αυτό που είχε καταφέρει, αυτό που είχαμε επιτύχει μαζί για να μεγαλώσουμε την επιχείρηση , πώς είχε κάνει τη διαφορά στην οργάνωση και προσωπικά πώς ήταν ένας μέντορας και συνεργάτης μου για μένα. "

Προετοιμαστείτε για την επόμενη φορά

Δεν είναι εύκολο να χάσετε έναν υπάλληλο που βοήθησε στην επιχείρησή σας, αλλά μπορεί και συμβαίνει. Αν δεν είχατε σχέδιο αυτή τη φορά, χρησιμοποιήστε αυτήν την εμπειρία ως ευκαιρία να προετοιμαστείτε για την επόμενη φορά που θα συμβεί αυτό. Ο Scott Grossman, COO της εταιρίας διαχείρισης κεφαλαίων Keeper Security, δήλωσε ότι οι εργοδότες θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα σχέδιο για να μειώσουν τις αρνητικές επιπτώσεις στη ροή και τη συνέχεια των εργασιών σας. <"Κάθε εταιρεία θα έχει κύκλο εργασιών", δήλωσε ο Grossman. "Έχουν ... διαδικασίες που επιτρέπουν την κατανομή των ευθυνών και τη συνεργασία με άλλα μέλη της ομάδας έτσι ώστε αν κάποιος φεύγει, άλλοι μπορούν να πάρουν το χαλαρό, είτε σε μόνιμη βάση ή όταν η εταιρεία προσλαμβάνει έναν αντικαταστάτη - και έναν ακόμα καλύτερο υποψήφιο - για τη θέση αυτή. "

" Οποιαδήποτε αλλαγή σας δίνει την ευκαιρία να βελτιώσετε την επιχείρησή σας "πρόσθεσε ο Addison. "Πρέπει να είστε έτοιμοι να κάνετε τα επόμενα βήματα για να βελτιώσετε τη δουλειά σας και να διατηρήσετε τη λειτουργία της διαίρεσής σας."

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε από νομική και επαγγελματική άποψη όταν ο εργαζόμενος παραιτηθεί, επισκεφτείτε τον οδηγό Mobby Business

Η πρόσληψη του πρώτου σας υπαλλήλου

Ένας από τους μεγαλύτερους επιχειρηματίες που κάνουν λάθη είναι να σκεφτούν ότι μπορούν απλά να πάνε σε κάποιον που γνωρίζουν, όπως ένας φίλος ή μέλος της οικογένειας, να τους πληρώσουν κάτι, και αυτό θα ήταν. Αλλά ενώ μπορούμε να έχουμε ευχάριστες αναμνήσεις από τα οικογενειακά καταστήματα, οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν μπορούν να δουλέψουν με αυτόν τον τρόπο.

(Επιχείρηση)

Τρόπος ενσωμάτωσης των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης στον ιστότοπό σας

«Από την εμπειρία μου, αυτό ήταν μόνο συμφέρουσα», δήλωσε ο Kadeem Fyffe, σχεδιαστής μόδας και επικεφαλής του σχεδίου στο WOLACO. "Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων θα πρέπει να επωφεληθούν πλήρως από τα κοινωνικά μέσα. Σε αυτό το κλίμα, η ενσωμάτωση των κοινωνικών μέσων στην ιστοσελίδα σας δεν κάνει την εμφάνισή σας αντιεπαγγελματική και εκτός σύνδεσης.

(Επιχείρηση)