6 Μαθήματα Εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Οι συνεργάτες σας θα εκτιμήσουν

Εάν αισθάνεστε ότι ένα καλό κομμάτι της ημέρας σας σπαταλάει την ανάγνωση και την ανταπόκριση σε άσκοπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν είστε μόνοι. Τα στελέχη εκτιμούν ότι σχεδόν το 20 τοις εκατό των ωρών που αφιερώνουν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας είναι χάσιμο χρόνου, σύμφωνα με μια μελέτη του Robert Half.

Ο μεγαλύτερος ένοχος είναι το spam, με το 40% περίπου των ερωτηθέντων να λέει ότι αυτό είναι το κύριο time-waster για την εργασία e-mail.

Ωστόσο, spam δεν είναι όλα φταίει. Άλλοι παράγοντες αποσύνδεσης περιλαμβάνουν την αντιγραφή σε άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ανάγνωση μηνυμάτων που θα μπορούσαν να παραδοθούν με καλύτερο τρόπο και την αποκρυπτογράφηση μεγάλων μηνυμάτων.

Ο Paul McDonald, ανώτερος εκτελεστικός διευθυντής του Robert Half, δήλωσε ότι ενώ το spam μπορεί να αντιμετωπιστεί χρησιμοποιώντας τα φίλτρα και η τεχνολογία για την αποφυγή ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα άλλα θέματα συχνά φτάνουν σε καλή κρίση από εκείνους που στέλνουν μηνύματα

"Η διατήρηση των μηνυμάτων σας σύντομων, σχετικών και ενεργητικών θα βελτιώσει τις πιθανότητες να διαβαστούν και να απαντηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα", δήλωσε ο McDonald σε μια δήλωση

Για να κάνετε τα email σας πιο αποτελεσματικά, ο Robert Half προσφέρει έξι εθιμοτυπικές συμβουλές:

• Παρακολουθήστε τα CC σας. Είναι σημαντικό να αντιγράφετε τους συναδέλφους μόνο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να δουν. Αν δεν είναι κάτι που πρέπει να αναλάβουν δράση, δεν θα πρέπει να αντιγραφούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι επίσης σημαντικό να αποφύγετε το να "απαντάτε όλα" όταν απαντάτε. Κάτι τέτοιο είναι πιθανό χάσιμο χρόνου για όλους τους παραλήπτες που δεν χρειάστηκαν την απάντησή σας.
• Να είστε σύντομος. Όσο πιο σύντομα μπορείτε να φτιάξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ το σημείωμά σας είναι όλο, τόσο καλύτερα. Όσο μεγαλύτερο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο περισσότερο χρειάζεται για να χωνέψει. Και όσο περισσότερο χρειάζεται για να χωνέψει, τόσο πιο πιθανό είναι ότι ο αναγνώστης θα γίνει άσχετος. Όταν είναι δυνατό, κρατήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λιγότερες από δύο παραγράφους
• Κάντε την άποψή σας νωρίτερα Αντί να κάνετε τους συναδέλφους να διαβάσουν ολόκληρο το email σας για να μάθετε στο τέλος τι θέλετε και γιατί αντιγράφετε μήνυμα, συνοψίστε τα κύρια σημεία σας στην κορυφή. Στη συνέχεια, μπορείτε να δώσετε τις λεπτομέρειες ως φόντο, εάν χρειάζεται.
• Αποστολή λιγότερο. Προσπαθήστε να αντισταθείτε στον πειρασμό να απαντήσετε άμεσα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά αν πρόκειται για αίτημα που μπορεί να επιλυθεί χωρίς την είσοδό σας. Επιπλέον, θεωρήστε ότι δεν έχετε εσωτερικές μέρες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως οι "Παραλλαγές χωρίς ηλεκτρονικό ταχυδρομείο", για να μειώσετε τον αριθμό των μηνυμάτων που συμπληρώνουν τα εισερχόμενα των γραφείων σας.
• Εστίαση στη γραμμή θέματος τη γραμμή θέματος κατευθείαν και προς το σημείο, έτσι ώστε να δώσουν στους αναγνώστες μια άμεση εικόνα για το email σας. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τις υποκείμενες γραμμές με φράσεις όπως "RSVP", "για την αναθεώρησή σας" ή "συνάντηση επαναπρογραμματισμένες", έτσι ώστε οι αναγνώστες να κατανοούν γρήγορα τι είναι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο.
• Να είναι επαγγελματίας. Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, γραμμένο με τον ίδιο επαγγελματισμό που θα χρησιμοποιούσατε σε ένα επίσημο επιχειρησιακό σημείωμα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει την ορθογραφία και τη γραμματική σας. Επίσης, δοκιμάστε να διαβάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δυνατά πριν την αποστολή. Οι παραλήπτες σας θα το εκτιμήσουν όταν μείνετε λίγες στιγμές για να τελειοποιήσετε το περιεχόμενο και τον τόνο του μηνύματος.

Η μελέτη βασίστηκε σε έρευνες 2.200 επικεφαλής οικονομικών λειτουργών από εταιρείες σε περισσότερες από 20 από τις μεγαλύτερες μητροπολιτικές περιοχές των ΗΠΑ. >

Θέλετε να κάνετε περισσότερα στην εργασία; Φάτε καλύτερα

Η μελέτη, που διεξήχθη από ερευνητές του Πανεπιστημίου Brigham Young, τον Οργανισμό Έρευνας για την Εξέλιξη της Υγείας και το Κέντρο Έρευνας Υγείας στις Υγειονομικές Υπηρεσίες, αποκάλυψε ότι οι ανθυγιεινές επιλογές για τον τρόπο ζωής μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντικά υψηλότερα επίπεδα παραγωγικού χρόνου εργασίας.

(Καριέρα)

Υπάρχει μια καλύτερη περίοδος για να βρείτε μια δουλειά;

Σκέφτεστε να αποκτήσετε μια νέα θέση εργασίας; Μην περιμένετε - τώρα μπορεί να είναι η καλύτερη εποχή του χρόνου για την αναζήτησή σας. Ο προπονητής καριέρας της Kathleen Brady με έδρα τη Νέα Υόρκη λέει ότι οι εποχές συσχετίζονται με τους κύκλους των επιχειρήσεων. Σύμφωνα με τον Brady, οι εργοδότες επαναπροσανατολίζουν μετά το καλοκαίρι, που αρχίζει το φθινόπωρο ή από τα μέσα Αυγούστου μέχρι τον Οκτώβριο, την καλύτερη εποχή για πρόσληψη.

(Καριέρα)