Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Apps for Business

Το Google Apps for Business είναι μια σταθερή εναλλακτική λύση για τη σουίτα Office 365 της Microsoft και μια καλή λύση "όλα σε ένα" για τις μικρές επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν μεγάλο μέρος του προϋπολογισμού της πληροφορικής. Μια συνδρομή περιλαμβάνει λογισμικό για τη δημιουργία, επεξεργασία και συνεργασία σε έγγραφα. μια καλή εφαρμογή βιντεοδιάσκεψης. αποθήκευση νέφους με απεριόριστο χώρο. και ένα ημερολόγιο που διευκολύνει τον προγραμματισμό ραντεβού. Διαβάστε παρακάτω για πέντε τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Google Apps for Business.

1. Προβολή και επεξεργασία εγγράφων

Τα Έγγραφα Google είναι ένας πλήρης επεξεργαστής κειμένου που σας επιτρέπει να γράφετε, να επεξεργάζεστε και να σχολιάζετε έγγραφα. Εν τω μεταξύ, το Google Sheets είναι ένας ισχυρός επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων και το Slides σας επιτρέπει να δημιουργείτε επιχειρηματικές παρουσιάσεις. Επειδή και οι τρεις εφαρμογές εκτελούνται στο πρόγραμμα περιήγησης στο Internet, μπορείτε να γράψετε και να επεξεργαστείτε χωρίς να εγκαταστήσετε ειδικό λογισμικό στον υπολογιστή σας, δίνοντάς σας περισσότερη ευελιξία για να εργαστείτε σε οποιαδήποτε μηχανή επιλέγετε. Και όσο έχετε ενεργή σύνδεση στο Διαδίκτυο, τα Έγγραφα Google συγχρονίζουν αυτόματα τα αρχεία σας στο σύννεφο, ώστε να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας και να είναι πάντοτε προσβάσιμα. Λειτουργεί επίσης εκτός σύνδεσης. οι αλλαγές και οι αλλαγές που κάνετε σε ένα έγγραφο θα συγχρονιστούν την επόμενη φορά που είστε συνδεδεμένοι.

Τα Έγγραφα, τα Φύλλα και οι Παρουσιάσεις Google επιτρέπουν επίσης τη συνεργατική επεξεργασία. Μπορείτε να εργαστείτε μέσα σε ένα ενιαίο έγγραφο ταυτόχρονα με τους συμπαίκτες ή άλλους συναδέλφους σας, να δείτε αλλαγές όπως γίνονται σε πραγματικό χρόνο και να επικοινωνούν μέσω ενσωματωμένης συνομιλίας. Οι προχωρημένες ρυθμίσεις του εγγράφου σας επιτρέπουν να τροποποιήσετε την πρόσβαση στην επεξεργασία, την προβολή και την σχολιασμό για κάθε έγγραφο.

2. Ημερολόγιο

Το Ημερολόγιο Google είναι ένα αξιόπιστο εργαλείο που βοηθά τα σχέδια των ομάδων σας, συντονίζει τις συναντήσεις και προγραμματίζει συναντήσεις. Και η εγγραφή στο Google Apps for Business προσθέτει νέες λειτουργίες για να κάνει την ομάδα σας πιο παραγωγική. Για αρχάριους, σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για να περιηγηθείτε και να διατηρήσετε αίθουσες συνεδριάσεων και κοινόχρηστο εξοπλισμό, όπως προβολείς, προσθέτοντάς τους σε μια εκδήλωση Ημερολογίου.

Το Ημερολόγιο Google διευκολύνει επίσης τον προγραμματισμό συναντήσεων, αφού μπορείτε εύκολα να αφήσετε άλλους γνωρίζετε πότε είστε διαθέσιμοι. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε γρήγορα τη διαθεσιμότητα των συνεργατών και ακόμη και να στρώσετε πολλαπλά ημερολόγια σε μια ενιαία προβολή για να δείτε πώς αλληλεπικαλύπτονται τα πρόγραμμά σας. Επιπλέον, η Google διευκολύνει τη μετεγκατάσταση από άλλα ημερολόγια επιχειρήσεων, με εργαλεία για την εισαγωγή συναντήσεων και συμβάντων από το Exchange, το Outlook και το iCal.

3. Cloud storage

Το Google Drive είναι μια σταθερή πλατφόρμα αποθήκευσης cloud που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων και των εγγράφων σας και να έχετε πρόσβαση αργότερα σε οποιαδήποτε συσκευή συνδεδεμένη στο Web. Η εγγραφή για έναν μεμονωμένο λογαριασμό Google Drive σάς παρέχει αποθηκευτικό χώρο 15GB ανά χρήστη, αλλά μπορείτε να πληρώσετε λίγο περισσότερο για να προσθέσετε επιπλέον αποθηκευτικό χώρο και λειτουργικότητα.

Μια βασική συνδρομή παρέχει αποθηκευτικό χώρο 30GB για κάθε χρήστη, για $ 5 ανά χρήστη ανά μήνα . Αλλά για επιπλέον $ 5 ανά χρήστη ανά μήνα, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Google Vault, ένα εργαλείο αρχειοθέτησης και εντοπισμού εγγράφων. Θα έχετε επίσης απεριόριστο αποθηκευτικό χώρο για όλους τους υπαλλήλους σας ως μπόνους. Προσθέτοντας μέχρι και $ 10 ανά χρήστη ανά μήνα, είναι περίπου το μισό της μεγαλύτερης δυνατότητας αποθήκευσης που είχε προηγουμένως προσφερθεί από την Google, η οποία παρείχε μόνο 1TB αποθήκευσης για κάθε χρήστη. Υπάρχει μια προειδοποίηση για τις μικρότερες επιχειρήσεις: Οι επιχειρήσεις με λιγότερους από πέντε υπαλλήλους θα εξακολουθούν να περιορίζονται σε 1TB ανά χρήστη.

Το Google Apps for Business προσθέτει επίσης νέα λειτουργικότητα στο Google Drive. Για παράδειγμα, σας δίνει περισσότερες επιλογές για να παραχωρήσετε δικαιώματα για λήψη, προβολή, επεξεργασία ή σχολιασμό εγγράφων. Επιπλέον, έχετε πρόσβαση σε ενσωματωμένες εφαρμογές του Google Drive, όπως DocuSign για ψηφιακή υπογραφή εγγράφων, και Smartsheets για διαχείριση έργου.

4. Email

Το Gmail είναι ήδη μία από τις καλύτερες υπηρεσίες αλληλογραφίας Web. Ωστόσο, η εγγραφή για το Google Apps for Business ανοίγει τους τόνους νέων λειτουργιών για επαγγελματίες. Για αρχάριους, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε επαγγελματικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους τους υπαλλήλους σας, με τη μορφή [email protected]. Αυτό είναι ένα τεράστιο πλεονέκτημα για τις μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να εμφανίζονται πιο επαγγελματικά στο διαδίκτυο.

Άλλα πλεονεκτήματα για επαγγελματικούς χρήστες περιλαμβάνουν διπλάσια αποθήκευση προσωπικών λογαριασμών Gmail: 30GB ανά χρήστη αντί για 15GB. Αυτό σημαίνει ότι ποτέ δεν πρέπει να ανησυχείτε για τη διαγραφή ενός σημαντικού μηνύματος. Το Google Apps for Business εξαλείφει επίσης τις διαφημίσεις στο Gmail και παρέχει ένα εργαλείο για τον συγχρονισμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των συμβάντων και των επαφών σας μεταξύ του Microsoft Outlook και του Google Λογαριασμού σας. Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας αντί για μια πύλη Web, το Gmail είναι συμβατό με το Microsoft Outlook, το Apple Mail και το Mozilla Thunderbird.

5. Videoconferencing

Η δωρεάν έκδοση του Google Hangouts είναι μια αξιοπρεπής λύση για τηλεδιασκέψεις ενός-ενός-ενός. Ωστόσο, μια συνδρομή στο Google Apps for Business ανοίγει νέες επιλογές. Σας επιτρέπει να προσθέσετε ένα Hangout σε οποιαδήποτε συνάντηση σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, έτσι ώστε οι υπάλληλοι, οι συνεργάτες και οι συνεργάτες σας να μπορούν να συμμετάσχουν στην τηλεδιάσκεψη σας με ένα μόνο κλικ.

Και το Google Hangouts διαθέτει λειτουργίες που διευκολύνουν τις συναντήσεις βίντεο. Για παράδειγμα, η οθόνη εστιάζει αυτόματα σε όποιον μιλάει εκείνη τη στιγμή και η δυναμική σίγαση βοηθά στην εξάλειψη του θορύβου που προκαλεί την αποστροφή. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε την οθόνη σας για να εξετάσετε τις διαφάνειες ή να δώσετε ένα απομακρυσμένο φροντιστήριο από οπουδήποτε. Εν τω μεταξύ, η ενσωματωμένη συνομιλία σάς επιτρέπει να μοιράζεστε εύκολα συνδέσμους. Το Hangouts είναι μια καλή λύση για τις μικρές επιχειρήσεις, αλλά το ανώτατο όριο των 15 ατόμων για συναντήσεις βίντεο μπορεί να εμποδίσει μεγαλύτερες εταιρείες.

Δεξιότητες παρουσίασης Κάθε επιχειρηματίας πρέπει να έχει

Όταν η εταιρία λογισμικού παρουσίασης Shufflrr διενήργησε μια έρευνα για το πώς συμπεριέλαβαν 1.500 επαγγελματίες με έδρα τις ΗΠΑ κατά τη διάρκεια επιχειρηματικών παρουσιάσεων, τα αποτελέσματα ήταν ζοφερά. Ένας στους 25 ανθρώπους ανέφερε ότι έκανε μια παρουσίαση που διήρκεσε πάρα πολύ. Άλλο 25 τοις εκατό των ανθρώπων παραδέχτηκε ότι ήταν τόσο μη ενδιαφέρονται για το υλικό ότι είχαν κοιμηθεί.

(Επιχείρηση)

Ποια είναι η καλύτερη νομική διάρθρωση για την επιχείρησή σας;

Όταν είστε Freelancer, εκτελείτε επίσης μια μικρή επιχείρηση. Η αυτοαπασχόληση αναπόφευκτα περιπλέκει τη φορολογική περίοδο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες έχουν επιλέξει να δημιουργήσουν νόμιμα τις δικές τους επιχειρήσεις. Υπάρχουν τρεις τύποι επιχειρηματικών δομών που οι περισσότεροι ελεύθεροι επαγγελματίες καταγράφουν κάτω από: μοναδικό κάτοχο, LLC και S corp.

(Επιχείρηση)